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Description



Système d'évaluation des étudiants assisté par ordinateur permettant le tenu d'évaluations informatisées. Ce service a été mis en production à la faculté en août 2016.

Examsoft est un produit infonuagique commercial (SAAS) permettant des évaluations assistées par ordinateur en mode hors ligne. Le contrat est facultaire. Les unités souhaitant adopter cette solution doivent obtenir l'autorisation et le financement de la direction facultaire. Chaque nouvelle population fera l'objet d'un projet d'intégration. Ce projet prévoit la formation, la gestion du changement et l'inscription de l'unité comme client de ce service.

Intervenants


Responsable

Lise Desjardins

Pilote

Selon l'unité

Niveau de service


Disponibilité

24/7 (sauf périodes de maintenance)

Périodes de maintenance

juillet

Période de support

Heures ouvrables normales

Temps de recouvrement

Meilleurs efforts possible

Portée du service


Gestion du contrat de service avec ExamSoft

Le contrat de service prévoyant l'instance facultaire (service imparti SAAS) et les licences pour l'ensemble des utilisateurs de la Faculté de médecine est sous la responsabilité du BST.

Administration de l'instance facultaire de ExamSoft

L'administration de l'instance est de la responsabilité du BST et prévoit :

  • Configuration et personnalisation du compte
  • Gestion de la structure des privilèges et des permissions
  • Gestion/création des comptes "administrateur limité" pour chaque communauté d'exploitants
  • Gestion/Création des comptes étudiants (tel que disponible dans Synchro et géré par l'unité)
  • Mise en place des conditions et règles d'utilisation

Authentification

Les comptes utilisateurs sont pour le moment des comptes locaux.

NOTES :

  • Un projet d'intégration de nos instances ExamSoft avec les systèmes institutionnels d'authentification est en cours.
  • Pour assurer un passage vers l'authentification institutionnelle, tous les comptes doivent être créés à partir du code d'accès UdeM.
  • Cette gestion temporaire des comptes sera effectuée par le BST pour garantir cette intégration.

Soutien

Applicables aux communautés ayant obtenu des licences.

Unité

Employés

Étudiants

Un soutien à l'exploitation (soutien avancé, pour les administrateurs de l'unité) est offert
par le fournisseur conjointement avec l'appui du responsable de produit du BST.

 

Le BST agit comme soutien de 2e ligne.

Si le soutien obtenu chez Examsoft ne répond pas à vos attentes (qualité de la réponse, pertinence de la solution, délai de réponse) veuillez nous contacter et nous transférer votre demande de soutien pour que nous nous assurions du suivi et de la résolution.

Formation

Unité

Employés

Étudiants

Une formation d'introduction (5 x ~2 hres) pour les super-utilisateurs est offerte, par le fournisseur, à chaque unité au moment de leur introduction.  Cette formation est dans la forme "Train the trainee" et n'est pas prévue pour un grand groupe. Elle est destinée aux acteurs qui devront par la suite assurer des rôles opérationnels ou former les utilisateurs de l'unité (exploitants, enseignants, étudiants). Notez que les formations sont enregistrées et des ressources de formation en ligne sont aussi mises à votre disposition.

 
>> >> Consultez la charte de support ExamSoft

Le tout n'est disponible qu'en anglais pour le moment.

Gestion des licences


  • L'unité doit présenter sont plan d’affaires à la direction de la faculté pour obtenir les fonds nécessaires à l’acquisition des licences Examsoft (une licence par étudiant, par année, nombre illimité d’évaluation).
  • Les contrats de licences sont gérés par le BST.
  • Le contrat de base a été prévu pour permettre l'ajout de nouveaux groupes d'exploitants sans devoir passer par un processus d'appels.
  • La date anniversaire des licences est le 1er août de chaque année.
  • les licences sont sur la base du nombre d'étudiants par année (aucune limite sur le nombre d'examens, d'enseignants ou de questions).

Conditions d'utilisation


Chaque unité doit :

  • Imposer l'acquisition des postes informatiques aux étudiants des cohortes concernées
  • Identifier et responsabiliser un répondant départemental unique (pilote) pour toutes questions concernant l'exploitation de l'instance ExamSoft et les licences attribuées à l'unité. Il est aussi nécessaire d'identifier une personne supplémentaire pouvant agir de suppléante advenant que le pilote ne puisse remplir ses responsabilités.
  • Procéder à la réservation des salles permettant la tenue des examens assistés par ordinateur (salle électrifiée).
  • Constituer et gérer son dictionnaire de catégorie en fonction de ses objectifs de cours, de programmes et/ou d’agrément.
  • Gérer les processus de conception et de validation des questions et doit par le fait même gérer l'ensemble du patrimoine déposé dans la banque départementale de question. Une personne responsable de la banque de question doit être identifiée (ainsi qu'un suppléant)
  • Produire et gérer son calendrier d'évaluation et s'harmoniser avec le Bureau d'évaluation (BEV) de la faculté.
  • Gérer et assumer les frais de surveillance des examens
  • Gérer et assumer les frais découlant des différents processus de révision/correction des examens
  • Gérer et assumer les frais pouvant découler des efforts de soutien technique qu'elle pourrait vouloir offrir aux étudiants.
  • Tenir, au moins un mois avant la tenue du premier examen, un "Examen de simulation" (ou faux-examen de pratique) obligatoire pour tous les étudiants.

Examen de simulation


L’examen de simulation permet de :

  • s’assurer que les ordinateurs portables des étudiants respectent bien les requis minimums et sont effectivement compatibles avec SofTest,
  • initier les étudiants à SofTest dans un contexte autre que lors d’un véritable examen (gestion de la curiosité et de l'inquiétude).
  • conscientiser les étudiants de l'importance de maitriser la procédure de désactivation de l'antivirus installé sur leur poste personnel.

Plan d'intervention lors des examens


Le plan d'intervention prévoit les actions à prendre et les ressources à prévoir pour permettre de soutenir un étudiant pouvant éprouver un problème au moment de l'examen.
L'expérience de nos partenaires ainsi que des membres du projet pilote nous incite à recommander la démarche suivante :

  1. Demander à l’étudiant de redémarrer son ordinateur et redémarrer le test
  2. Prêter un ordinateur à l’étudiant.  Le surveillant devra alors entrer lui-même le mot de passe qui permettra à l’étudiant le deuxième téléchargement de l’examen
  3. Passer à la copie papier

Ordinateurs portables de relève

La Faculté de médecine, par le biais du BST, dispose d'un certain nombre d'ordinateurs portables configurés et strictement dédiés au plan d'intervention en cas de problèmes techniques par un étudiant sur son ordinateur lors d'une séance d'évaluation assistée par ordinateur.  Ces ordinateurs seront répartis selon la demande et la concurrence entre les différents examens.

Parties prenantes


  • L'unité académique de la Faculté de médecine - Unité
  • Bureau d'évaluation de la Faculté de médecine - BEV
  • Bureau des services technologiques de la Faculté de médecine - BST
  • Fournisseur de la solution - ExamSoft

Rôles et responsabilités des parties prenantes


La séquence normale des événements entourant la tenue d'une évaluation assistée par ordinateur permet d'illustrer la répartition des responsabilités et tâches devant être exécutées par chacune des parties prenantes. Celles-ci illustre bien le cadre d'exploitation proposé par la faculté.

 Voir la distribution des rôles et responsabilités à travers les différentes phases d'exploitation...

Tâches

Responsable

Préparation de la cohorte 
   Validation des inscriptions (Synchro) de tous les étudiants de la cohorte (confirmation au BST)Unité
   Importation des listes étudiantes et création en lots des comptes étudiants (accès ExamSoft)BST
   (plus)  Création des comptes enseignants et attribution des accès appropriésUnité
   Préparation/personnalisation d'un "Examen de simulation"Unité
   Organisation et tenu d'un "examen de simulation" (4 semaines avant le 1e examen)Unité
Préparation de l'examen 
   Création des questions d'examen + solutionnaire 
      Conception des questions + réponsesEnseignant
      Conseils : Conception d'examen et de solutionnaireBureau d'évaluation
      Saisie des questions et réponsesUnité
      Révision linguistiqueUnité
      Révision de la catégorisationUnité
      Vérification docimologiqueBureau d'évaluation
      Approbation des questionsUnité
   Création de l'examen 
      Montage de l'examen (fonction ExamSoft)Enseignant - Unité
      Validation docimologique de l'examen [Objectifs d'évaluation]Unité + BEV
      Vérification technique : (Comportement technique du questionnaire SoftTest)Unité
      Approbation de l'examenUnité
Évaluation des étudiants : Examen 
      Publication de l'examen (sur approbation de l'unité)Unité
      Communication (envoi massif) : Avis de disponibilité et consignes de téléchargement (aux étudiants)Unité
      Supervision des téléchargements + rappelsUnité
      Réservation de la salle d'examenUnité
      Embauche et réservation des surveillants d'examenUnité
      Préparation des copies papier (plan d'intervention)Unité
Correction - Révision 
      Validation des réponses et des résultatsBEV
      Gestion du processus de correctionBEV
      Correction (correcteurs)Unité
Responsable du cours
      Validation de la conformité de la correctionBEV
      Traitement et compilation des résultatsBEV
      Analyse des résultats + recommandations BEV
      Production des rapports statistiquesBEV
      Approbation des résultats ou demande de modifications

Unité

Responsable du cours

      Modification des résultats + nouveaux rapportsBEV
      Traitement et compilation des résultats révisésBEV
      Annonce des dates de révisionUnité
      Communication (envoi massif) : Envoi des dates de révision Unité
      Diffusion des notes aux étudiants (via ExamSoft)BEV
      Réception des demandes de révision de la correctionUnité
      Analyse des demandes de révisionUnité
      Commande des modifications à la correction de l'examenUnité
      Mise à jour de la correction de l'examenBEV
      Nouvelle diffusion des notes (mise à jour dans ExamSoft)BEV

 

Modèle produit v.1.2