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Comment puis-je ajouter un avis d’absence ?

À partir de l'interface Outlook Web Access :

  • Entrer votre code d'accès (login) et votre UNIP / mot de passe.
  • Cliquer sur le bouton Options en haut, à droite de la fenêtre.
  • Sélectionner " Définir les réponses automatiques..."
  • Sélectionner le bouton "Envoyer des réponses automatiques".
  • Taper le texte de votre message d'absence dans l'éditeur de texte.
  • Si vous désirez envoyer des messages automatiques à des expéditeurs externes, cocher la case réservée à cette fin et saisissez le message dans l'éditeur de texte.
  • Cliquer sur le bouton Enregistrer.

En utilisant le logiciel Outlook 2010 et 2013, l'avis d'absence s'active à même le logiciel Outlook. 

Aller dans le menu Fichier :

  • Choisissez le bouton Informations, puis le bouton Réponses automatiques (absence du bureau);
  • Cochez la case Envoyer des réponses automatiques;
  • Cochez la case Envoyer uniquement dans ce laps de temps;
  • Déterminez la date et l'heure de début et de fin de l'absence;
  • Tapez le message approprié dans la boîte "Au sein de mon organisation" et cliquez sur le bouton OK;
  • Tapez le message approprié dans la boîte "En dehors de mon organisation" et cliquez sur le bouton OK.

 

Le courriel à l'Université de Montréal
Comment obtenir une adresse courriel et une boite aux lettres de l'UdeM
 Les acronymes à connaître

BAL = Boite aux lettres

ACI = Adresse de courriel institutionnelle

 CHANGEMENT pour le nouvel étudiant à compter du 7 juin 2017 et information pour le nouvel employé à l’UdeM :

Pour les nouveaux étudiants admis avant le 7 juin 2017 * :

Pour bénéficier de votre boîte aux lettres institutionnelle infonuagique sur Office 365,  vous devez sélectionner l’option « Votre adresse de courriel de l'Université de Montréal (@umontreal.ca) » comme adresse d’acheminement du courriel à l'UdeM sous le menu Courriel de l’application Mon profil TI, puis enregistrer votre choix.

 

Pour les nouveaux étudiants admis après le 7 juin 2017 *:

Nouvel étudiant :

L’adresse courriel personnelle fournie lors du dépôt de votre demande d’admission n’est plus votre adresse  à l’UdeM. Tous les courriels adressés à votre adresse courriel @umontreal.ca sont désormais déposés dans votre boîte aux lettres infonuagique institutionnelle.

Pour accéder à votre boîte aux lettres, vous devez vous authentifier à la page http://o365.umontreal.ca à l’aide de votre code d’accès  (ou votre adresse courriel institutionnelle) et de votre UNIP/mot de passe. Si vous avez oublié votre code d’accès ou votre UNIP, utilisez l’outil en ligne.

 

Nouvel employé :

Tous les employés de l’Université doivent utiliser l’adresse courriel institutionnelle prenom.nom@umontreal.ca qui leur a été attribuée à leur arrivée en poste.  Les courriels adressés à votre adresse courriel @umontreal.ca sont déposés dans votre boîte aux lettres institutionnelle.

Pour accéder à votre boîte aux lettres, vous devez vous authentifier à la page http://outlook.umontreal.ca à l’aide de votre code d’accès et de votre UNIP/mot de passe.  Pour obtenir un UNIP/mot de passe, complétez le formulaire en ligne.

 

Si vous possédiez une boîte aux lettres institutionnelle au moment de votre admission ou de votre embauche, il n’y a aucun changement à votre  préférence d’acheminement indiquée dans Mon profil TI.


*Date à laquelle vous avez été admis ou avez accepté l’offre d’admission de l'UdeM.
 Règles qui régissent l’obtention et la formation de l'adresse courriel

L'adresse de courriel institutionnelle (ACI) est générée à partir du prénom et du nom inscrit dans votre dossier à l’UdeM. Cette adresse est attribuée automatiquement aux employés et aux étudiants dans le format  "prenom.nom@umontreal.ca" ou "prenom.nom.chiffre@umontreal.ca", si la première n'est pas disponible. Cette adresse n'est pas modifiée automatiquement si la personne change de nom ou de prénom.

Dès l’attribution d’une ACI, celle-ci est activée, publiée dans le répertoire des personnes à l’UdeM et associée automatiquement à une BAL institutionnelle. Même si l'utilisateur a indiqué une adresse de courriel personnelle d'acheminement (ex. : adresse "@gmail"), l’ACI demeure valide tant et aussi longtemps que l'utilisateur conserve un statut d'étudiant, de stagiaire postdoctoral, de diplômé, d'employé ou de retraité.

L’adresse de courriel personnelle inscrite lors du dépôt d’une demande d’admission est utilisée par l’UdeM pour communiquer avec le candidat. À compter du 7 juin 2017, dès l’admission, l’étudiant reçoit une adresse de courriel institutionnelle, une boite aux lettres activée sur Office 365 et toutes les communications des professeurs, employés et services de l'UdeM sont désormais envoyées vers celle-ci  et déposées dans la BAL institutionnelle.  L'étudiant a la responsabilité de consulter cette BAL régulièrement ou de rediriger le courriel vers une adresse personnelle.  L’adresse courriel personnelle fournie lors du dépôt de la demande d’admission n’est pas l’adresse  de communication à l’UdeM.  

 

Si vous possédiez une boîte aux lettres institutionnelle au moment de votre admission ou de votre embauche, il n’y a aucun changement à votre  préférence d’acheminement indiquée dans Mon profil TI.

Les retraités et les diplômés ayant obtenu leur diplôme après le 1er janvier 2016 conservent leur ACI ainsi que leur BAL à vie. 

Pour ajouter une adresse personnelle d’acheminement à votre dossier, utilisez l’application Mon profil TI accessible par Mon Portail UdeM.

 

 Options offertes aux étudiants

Options offertes aux étudiants

Il est possible de ne plus recevoir vos courriels dans votre BAL institutionnelle et choisir de rediriger votre courrier vers une adresse personnelle. Vous conserverez votre boite aux lettres institutionnelle et les messages qui y sont déjà entreposés, mais vous n’y recevrez plus aucun message. Tous les messages qui vous sont adressés via votre ACI seront redirigés vers votre boite aux lettres personnelle. Vous pouvez toutefois l’utiliser pour envoyer des messages. Le message est alors envoyé avec votre ACI, mais les réponses seront redirigées vers votre boite aux lettres personnelle.

Si vous avez indiqué une redirection vers une adresse de courrier personnelle et que vous changez de fournisseur, assurez-vous de mettre à jour cette information dans votre Profil TI faute de quoi, vous ne recevrez plus aucun message adressé à votre adresse de courriel institutionnelle, notamment les messages en provenance de l'Université de Montréal.

 

ACCÈS
Je ne connais pas mon code utilisateur. Comment l'obtenir?

Le format du code d'accès dépend du statut de l'utilisateur au moment de son premier abonnement à un service informatique :

  • Pour un étudiant, le code d’accès (login) est habituellement formé de la lettre "p" suivi de 7 chiffres.
  • Pour un membre du personnel, le code d’accès (login) est habituellement généré à partir de son nom et comprend de 4 à 8 caractères alphabétiques.

Vous pouvez obtenir votre code d'accès par l'application "Oubli du code d'accès ":

  • Accéder à Mon portail UdeM
  • Cliquer sur Oublié dans la section de droite, sur la ligne code d'accès.
Je ne connais pas mon mot de passe/UNIP. Comment l'obtenir?

Vous pouvez obtenir un nouveau mot de passe (UNIP) par l'application "Oubli du mot de passe/UNIP".  

  • Accéder à Mon portail UdeM.
  • Cliquer sur Oublié dans la section de droite, sur la ligne mot de passe/UNIP.
Je ne connais pas mon adresse de courriel @umontreal.ca. Où puis-je trouver cette information?

Votre adresse de courriel @umontreal.ca est indiquée dans Mon profil TI.

  • Accéder à Mon portail UdeM.
  • À la section Ressources et formulaires --> Technologies -->Technologies de l'information, cliquer sur Accès à mon profil  --> Lancer l’application Mon profil informatique à la TI.
  • Dans le menu de gauche, cliquer sur Courriel.

Toutes les adresses de courriel @umontreal.ca sont publiées au bottin UdeM.

Lors de mon départ de l'Université, je dispose de combien de temps avant la perte du service de courriel?

Les retraités conservent le service de courriel à vie.

Les autres utilisateurs disposent de 30 jours avant la perte du service de courriel, sauf exception.

Dois-je activer mon compte de courriel de l'université?
Dès l’octroi de votre statut d'employé, l’adresse de courriel @umontreal.ca est activée, publiée au bottin UdeM et la boîte aux lettres est accessible. L’adresse de courriel @umontreal.ca  est dorénavant votre adresse de communication principale à l’UdeM.
INSTALLATION
Quels sont les paramètres à configurer pour utiliser un lecteur de courriel autre que Outlook ?

Voici les configurations nécessaires pour utiliser un lecteur de courriels autre qu’Outlook.

Serveur de courriel entrant (POP ou IMAP) :

pops.umontreal.ca port : 995 SSL

ou

imaps.umontreal.ca port 993 SSL

Serveur de courriel sortant (SMTP) :

Si l’ordinateur est sur le campus :

smtp.umontreal.ca

Si l’ordinateur est à l’extérieur du campus et que votre appareil est déjà configuré avec le serveur smtp de l’université, vous devrez utiliser le VPN pour envoyer vos messages.

Sinon, utilisez le serveur smtp de votre fournisseur internet

Service d'annuaire (LDAP) :

bottin.umontreal.ca

Adresse de courriel :

Votre adresse de courriel institutionnelle de type prenom.nom@umontreal.ca, telle que définie dans l'application Mon profil TI.

Nom d'utilisateur :

Votre adresse de courriel institutionnelle

Mot de passe :

Votre UNIP / mot de passe

Comment configurer mon compte de courriel sur Outlook 2011 (Mac OS 10.10) ?

Après avoir ouvert le logiciel Outlook 2011, allez dans le menu Outlook puis cliquez sur Préférences…

 

Cliquez sur Comptes puis sélectionnez le type de compte à configurer : Exchange

 

Cliquez sur Comptes puis sélectionnez le type de compte à configurer : Exchange

 

Remplir les champs avec vos informations puis cliquez sur Ajouter un compte.

 

Sur l’écran suivant, vérifiez vos informations puis fermez la fenêtre (bouton rouge en haut à gauche)

Comment configurer mon compte courriel sur Iphone/Ipod ?

Étape 1

Étape 2

Étape 3

Étape 4

Étape 5

Étape 6

Étape 7

Étape 8

Étape 9

Étape 10

Comment configurer mon compte courriel sur Mail (Mac OS 10.10) ?

Rappel : Le logiciel Mail n’est pas supporté par les TI.

Ces informations sont à titre informatif seulement.

Aller dans le menu Pomme puis sur Comptes Internet:

 

Sélectionner le type de compte à configurer : Exchange

 

Remplir les champs avec vos informations puis cliquez sur Continuer:

 

Sur l’écran suivant, le système devrait vous demander de vérifier des informations.

Dans la case Nom d’utilisateur, vous devez entrer votre code d’accès .

L’adresse du serveur est : outlook.sim.umontreal.ca

 

Un écran résumant vos informations doit ensuite apparaître.

 

Enfin, sélectionner les services que vous souhaitez synchroniser entre votre Mac et le serveur Exchange, puis Terminé.

Comment configurer mon compte courriel sur un téléphone HTC ?
  1. Dans le Courrier des Applications du Menu Touch.
  2. Taper votre adresse e-mail et mot de passe. Cochez la case seulement si vous voulez que ce soit sur votre compte de messagerie par défaut. Appuyez sur Suivant.
  3. Compte Exchange Touch.
  4. Entrer vos informations d'Exchange Server et appuyez sur Suivant.
  5. Sélectionner « Accepter tous les certificats SSL ».
  6. Votre téléphone vérifie les paramètres du serveur entrant.
  7. Si tout est correct, l'écran Options de compte apparaît vous permettant de personnaliser les paramètres de votre compte.
  8. Enfin, il vous sera demandé de nommer ce compte et entrez le nom qui sera affiché sur les messages sortants. Appuyez sur Terminé lorsque vous avez terminé
Comment configurer mon compte courriel sur Outlook 2010 ?

À la première ouverture d’Outlook, veuillez remplir les informations de la fenêtre d’ajout d’un nouveau compte et cliquez sur le bouton « Suivant ».

 

 

Cliquer sur le bouton  « Terminer ».

 

 

Par la suite, la fenêtre de sécurité de Windows s’affichera. Cliquer sur « Utiliser un autre compte ».

 

 

Saisir les informations comme dans l’exemple et cliquez sur le bouton « Ok ».

 

 

Si Outlook 2010 est déjà configuré pour un autre compte:

Cliquer sur l’onglet « Fichier » et sur le bouton « Paramètres du compte ». Sélectionnez l’option « Paramètres du compte… ».

 

À la fenêtre « Paramètres du compte », cliquez sur le bouton « Nouveau… ».

 

À la fenêtre d’ajout d’un nouveau compte, sélectionner l’option « Compte de messagerie » et cliquer sur le bouton « Suivant ».

 

Continuer les étapes comme pour une première ouverture d'Outlook.

 

UTILISATION
Puis-je utiliser le courriel institutionnel infonuagique offert dans le cadre d'Office 365?

Le service de courriel institutionnel infonuagique d'Office 365 est réservé aux étudiants de l’Université de Montréal.

Si vous  devenez étudiant après avoir obtenu le statut d'employé, vous conserverez le service de courriel institutionnel réservé aux employés.

Si vous devenez un employé de l'UdeM après avoir été étudiant, vous conserverez le service de courriel institutionnel infonuagique.

Quelle est la taille de ma boîte aux lettres?

La taille des boites aux lettres des employés est de 2 Giga-octets. Consultez la fiche du service de courriel institutionnel des employés pour plus de détails.

Quelle est la taille maximale permise pour l’envoi de pièces jointes par courriel ?

La taille maximale des messages, incluant les pièces jointes, est de 20 Megaoctets. Consultez la fiche du service de courriel institutionnel des employés pour plus de détails.

Je ne peux exécuter un fichier ".exe" joint à un courriel. Pourquoi ?

Tout fichier joint de type exécutable est automatiquement bloqué, conformément à la Politique de sécurité de l'information (numéro 40.28 du Recueil officiel).

J’ai effacé par erreur des courriels importants. Puis-je les récupérer?
Oui.

À partir de l'interface Outlook Web Access :

  • Entrer l'adresse https://outlook.umontreal.ca dans votre fureteur;
  • Cliquer sur le bouton Options;
  • Dans la section Récupérer les éléments supprimés, afficher les éléments d’Outlook;
  • Cocher les messages que vous voulez restaurer et cliquer sur Récupérer.

 

À partir du logiciel Outlook :

  • Dans le logiciel Outlook, sélectionner le dossier Éléments supprimés;
  • Dans le menu du haut, cliquer sur l'onglet Dossier;
  • Cliquer sur Récupérer les éléments supprimés;
  • Cliquer sur le ou les messages à récupérer;
  • Cliquer sur Récupérer les éléments sélectionnés.

Comment puis-je ajouter un avis d’absence ?

À partir de l'interface Outlook Web Access :

  • Entrer votre code d'accès (login) et votre UNIP / mot de passe.
  • Cliquer sur le bouton Options en haut, à droite de la fenêtre.
  • Sélectionner " Définir les réponses automatiques..."
  • Sélectionner le bouton "Envoyer des réponses automatiques".
  • Taper le texte de votre message d'absence dans l'éditeur de texte.
  • Si vous désirez envoyer des messages automatiques à des expéditeurs externes, cocher la case réservée à cette fin et saisissez le message dans l'éditeur de texte.
  • Cliquer sur le bouton Enregistrer.

En utilisant le logiciel Outlook 2010 et 2013, l'avis d'absence s'active à même le logiciel Outlook. 

Aller dans le menu Fichier :

  • Choisissez le bouton Informations, puis le bouton Réponses automatiques (absence du bureau);
  • Cochez la case Envoyer des réponses automatiques;
  • Cochez la case Envoyer uniquement dans ce laps de temps;
  • Déterminez la date et l'heure de début et de fin de l'absence;
  • Tapez le message approprié dans la boîte "Au sein de mon organisation" et cliquez sur le bouton OK;
  • Tapez le message approprié dans la boîte "En dehors de mon organisation" et cliquez sur le bouton OK.

Je dois changer d'ordinateur, comment récupérer mon dossier personnel de courriel (.pst) et mon carnet d'adresses?

Cette opération nécessite l’intervention d’un technicien des TI.  Communiquez avec le Centre de services en complétant le formulaire d'aide.

Puis-je partager ma boîte aux lettres ?

Il est possible de partager votre boîte aux lettres avec vos collègues. Pour configurer le partage, consultez les notes de cours Outlook (Exchange) de la DRH.

Un message d’erreur s’affiche lorsque j’utilise une liste de courriels. Que dois-je faire?

Vous envoyez un message à une liste de contacts. Après l'envoi de votre courriel, vous recevez un message de l'administrateur système dans lequel est indiqué l'un des messages suivants:

  • Certains des destinataires ou tous les destinataires n'ont pas reçu votre message
  • Impossible de contacter le(s) destinataire(s) suivant(s) :
  • Aucun fournisseur de transport n'était disponible pour la remise à ce destinataire

Cela signifie qu'au moins une des adresses de courriel contenue dans la liste utilisée est invalide. Vous devez vérifier les adresses contenues dans votre liste pour remédier à ce problème.

Je reçois un courriel de harcèlement ou qui contient un virus ? Que dois-je faire?

Pour nous signaler toute utilisation du service de courriel contrevenant à la Politique de sécurité informatiques ou d'utilisation des ressources informatiques de l'Université de Montréal,  telles que :

  • L'envoi d'un flux déraisonnable de courriel;
  • L'envoi de messages contenant des virus;
  • Un courriel de harcèlement.

Vous devez envoyer un courriel à securite@umontreal.ca et y ajouter l'en-tête du message.  Vous pouvez également procéder comme suit dans le logiciel Microsoft Outlook :

  • Dans le message ouvert, cliquer sur l'onglet Fichier.
  • Cliquer sur le bouton Propriétés. Les informations du message apparaissent dans la zone En-têtes Internet, au bas de la page.
  • Faire un copier/coller du contenu de l'en-tête et l'intégrer dans le courriel de plainte.
Comment puis-je enlever la redirection de mon courriel ?

Pour supprimer la redirection vers votre adresse personnelle et activer votre boite aux lettres de l'UdeM, procédez comme suit :

  • Accédez à Mon portail UdeM
  • À la section Ressources et formulaires --> Technologies -->Technologies de l'information, cliquez sur "Accès à mon profil".
  • Dans le menu de gauche, cliquez sur Courriel.
  • Sélectionnez l'option "Votre compte sur le serveur de courriel Exchange".
  • Enregistrez votre choix.

                IMPORTANT : Les fureteurs Safari et Chrome ne sont pas compatibles avec l'application Mon profil TI.

Lorsque je me rends dans ma boite aux lettres à l'adresse https://outlook.umontreal.ca/ , je n'arrive pas à joindre des fichiers à mon courriel.

Ce problème survient avec Chrome sur PC comme sur Macintosh. La solution consiste à utiliser un autre navigateur.

À noter que les tablettes iPad permettent seulement de joindre des photos puisque rien d'autre ne peux être enregistré sur l'appareil.

GESTION ET FILTRATION DU POURRIEL
Qu'est-ce que le pourriel ?

Le pourriel, également appelé "spam", est une communication électronique non sollicitée. 

Il peut être de plusieurs natures ou plusieurs de celles-ci en même temps :

  • commerciale (offre de produits et services de toutes sortes);
  • pornographique;
  • frauduleuse;
  • malicieuse;
  • autres.

Le pourriel n'est pas fondamentalement différent de diverses sollicitations quotidiennes :

  • par courrier papier;
  • par circulaires;
  • de porte à porte;
  • par téléphone.

La principale différence entre le pourriel et les sollicitations mentionnées ci-haut, c'est qu'il ne coûte pratiquement rien à l'envoyeur. 

Comme le courrier et les circulaires, le pourriel permet un certain anonymat. La majorité des envoyeurs de pourriel ou de courriels malicieux forgent le nom et l'adresse de courriel de l'envoyeur, afin d'être plus difficiles à retracer.

Je retrouve des messages importants dans le dossier «UdeM-pourriel» de ma boîte aux lettres Exchange. Comment régler ce problème?

Vous devez ajuster le seuil de votre niveau de filtration comme suit :

  1. Accéder au contrôle anti-pourriel;
  2. Entrer le niveau de filtration désiré (modification manuelle : augmenter le seuil sous le niveau de pourriel);
  3. Enregistrer votre choix.

 

 

Je reçois beaucoup de pourriels. Que puis-je faire?

Vous pouvez activer les mécanismes anti-pourriels mis à votre disposition.

Pour plus d'information, consultez la page Initialisation ou modification de la filtration de mon courriel Exchange.

Comment gérer le pourriel reçu ?

Vous pouvez tout simplement éliminer les messages de pourriel. Cela restera toujours le moyen le plus sûr de ne pas éliminer par mégarde des messages valides.

Comment mon adresse s'est-elle retrouvée dans les mains de l'envoyeur de pourriel ?

Il existe depuis longtemps un marché des listes d'envoi qui est utilisé par les praticiens du «marketing direct» (ceux qui vous font parvenir des «offres spéciales» par courrier, à la maison, ou qui vous sollicitent par téléphone). Ces listes de noms sont achetées d'entreprises commerciales, de revues, avec lesquelles vous avez fait affaire.

Les entreprises qui constituent ces listes ont, ces dernières années, ajouté les adresses de courriel dans leur offre de services. Cependant, il est facile de constituer des listes d'adresses de courriel sur l'Internet, que ces entreprises se font livrer une concurrence vive par des entreprises ou des individus du marché gris, si ce n'est par les utilisateurs eux-mêmes.

Les principales sources du pourriel sont le web, les forums de discussion, les moteurs de recherche, les blogues.

Quelles sont les méthodes de filtration du courriel ?

Pour en exclure le pourriel,  le courriel peut être filtré selon trois méthodes :

  • le contenu des messages;
  • les en-têtes des messages;
  • l'adresse IP d'origine.

Lorsqu'on utilise la méthode de filtration sur le contenu d'un message, la filtration se fait en refusant de livrer du courriel contenant certaines expressions, d'un simple mot à tout un paragraphe.  La filtration simple par contenu est difficilement applicable pour la totalité du courriel entrant à l'Université.

Dans le second cas, lorsqu’on utilise la méthode de filtration sur les en-têtes, la plupart du temps, c'est l'adresse de courriel de l'envoyeur qui sera utilisée pour identifier du pourriel. On pourrait aussi utiliser l'objet du message, le nom du destinataire, la machine d'envoi, les étapes de livraison ou autres.  Ce type de filtration présente moins de risques de bloquer du courriel valide, si on est prudent dans la sélection des critères de filtration.  À noter que la filtration du pourriel par en-têtes restera toujours une protection de réaction tardive. Lorsqu'une nouvelle adresse d'envoi est utilisée par un émetteur de pourriel, il faudra un certain temps avant que celle-ci soit identifiée comme telle et ajoutée à une liste noire.

La méthode basée sur la filtration par adresse IP d'origine est l’une des méthodes les plus efficaces. Dans cette stratégie, un fournisseur spécialisé accumule des statistiques d'envoi de pourriel en fonction de l'adresse IP d'où ils proviennent.  Ces statistiques sont revues en permanence. Sur la base de ces statistiques, un site qui veut se protéger du pourriel peut tout simplement refuser de prendre livraison des courriels qui proviennent des adresses IP identifiées comme envoyeurs de pourriel.  Ainsi, si une adresse IP d'un site légitime émet du pourriel, même à son insu, elle aura automatiquement une «mauvaise réputation» et le courriel en provenant sera bloqué par d'autres sites. L'adresse est jugée froidement sur le courriel qui en provient et non sur l'intention de l'envoyeur, et le tout se fait  automatiquement.

Est-ce qu'une loi protège les utilisateurs contre le pourriel?

Oui.  La "Loi canadienne anti-pourriel" existe depuis juillet 2014. 

Elle a pour but de protéger les canadiens de la pollution par pourriel.  En fait, elle règlemente l'envoi de messages électroniques commerciaux.

Pour plus de détails, consultez les sites ci-dessous :

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