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Contexte

Qu'est-ce que StudiUM ?

  • StudiUM est propulsé par le logiciel libre Moodle, utilisé par la majorité des établissements universitaires québécois et bénéficiant de l'appui d'une communauté internationale très active. 
  • Environnement numérique d'apprentissage officielle de l'UdeM depuis 2011. Un essai pilote avait eu lieu pour l'automne 2010 avec quelques cobayes.

L'équipe StudiUM et méthodologie de travail

  • L'équipe StudiUM et la même que Portfolio actuellement.
  • Utilise la méthode AGILE : 
    • 1 livraison équivaut à 4 sprints de 3 semaines chacune.
  • Quelques interventions de différentes natures vont survenir :
    • Installations d'une nouvelle version ou de nouveaux plugiciels.
    • Pannes (imprévues).
    • Maintenance de notre environnement.
  • Équipe de soutien disponible lundi au vendredi entre 9h - 12h et 13h30 - 17h.
    • Horaire d'été (mi-juin jusqu'à mi-août) : lundi au jeudi aux même heures.

StudiUM - Synchronisation des utilisateurs avec Synchro Académique (cours crédités)

  • StudiUM puise les inscriptions officielles des enseignants et des étudiants à partir de Synchro Académique.
    • Le processus roule à chaque matin du mardi au samedi entre 8h30-9h.
  • Lorsqu'un enseignant n'a pas son cours sur StudiUM, ce dernier doit être attribuer par Synchro Académique.

StudiUM fc - Synchronisation des utilisateurs avec des systèmes externes (cours non-crédités)

  • StudiUM fc puise les inscriptions via Dexero ou par l'inscription manuelle.
  • Les utilisateurs peuvent se créer leurs propres comptes indépendamment. Aucun intervention nécessaire.
    • Ces derniers peuvent même réinitialiser leurs mots de passe par eux-mêmes.

Outils - Gestionnaire

En tant que gestionnaire de catégorie, voici les outils disponibles dans StudiUM.

 

Vous pouvez accéder à tous les cours de votre catégorie en allant dans la "Liste de cours".

 

Cliquez sur Liste des cours dans votre barre de navigation située en haut.

Une fois dans la liste de cours, vous pouvez rechercher le cours de votre unité via le menu de recherche (A) ou en cherchant manuellement dans la bonne catégorie (B).

Lorsque vous trouvez votre cours, vous n'avez qu'à cliquer sur le cours que vous désirez accéder et bingo ! Rendu là, vous travaillez comme si vous étiez l'enseignant du cours.

Trucs et astuces

  1. En tant que gestionnaire de catégorie, vous êtes en mesure de voir les cours fermés aux étudiants.

  2. N'oubliez pas que si un cours n'est pas activé sur Synchro Académique, le cours ne sera pas disponible sur StudiUM.

  3. Lorsque vous effectuez une recherche, vous pouvez indiquer le sigle suivi d'un espace avec une session précise pour accélérer le processus. Exemple : SAB6024 A17. Ainsi, StudiUM vous donnera les résultats correspondant uniquement à la session A17.

 

Dans StudiUM, vous serez parfois appelé à créer ce qu'on appelle des méta-cours. Le principe consiste à fusionner des listes d'inscrits dans un autre espace/cours. Cette demande pourrait provenir de n'importe qui au sein de votre unité sauf les étudiants. Vous devez absolument suivre cette démarche pour éviter des conflits au niveau du filtrage de recherche.

D'abord, rendez-vous à votre catégorie. Cliquez sur cette dernière pour accéder en mode gestion.

Ensuite, cliquer sur le bouton dans le bas de la liste.

Dans l'écran de paramétrage, vous devez remplir obligatoire les éléments suivants afin de s'assurer que votre espace méta-cours soit minimalement prêt.

  1. Entrez le nom du méta-cours.
    1. Voici les normes de nomenclature pour les différentes possibilités en guise de rappel
      1. Un sigle ayant plusieurs sections = PHM6420-AB-A17 - Titre.

      2. Sigles distincts ayant une ou plusieurs sections = PHM6420-2402-ABC-A17 - Titre ou PHM6402-2402-(A-Z)-A17.

      3. Sigles qui s'étendent sur un an = PHM64021-64022-A-A17-H18 ou PHM64021-64022-A-H18-A17 (vous pouvez placer le A17 ou le H18 selon où vous voulez qu'il s'affiche dans le bloc des trimestres).

      4. Lorsqu'il s'agit d'un espace n'ayant aucun sigle, vous avez carte blanche quant au titre.
  2. Le nom abrégé est toujours le sigle sans le titre du cours. Exemple : PHM6420-AB-A17. Vous n'avez rien d'autre à indiqué.

  3. Assurez-vous que votre catégorie soit bel et bien indiqué ici.

  4. Concerne l'ouverture ou la fermeture du cours.

  5. Vous décidez de la date à partir duquelle le cours compte les semaines.

  6. Indiquez une date de fin du cours si vous le souahitez. Par défaut, StudiUM l'active et compte le nombre de sections dans cours pour définir une date automatiquement.

  7. Cette option va de pair avec le #6. Si vous le désactivez, vous pourrez spécifier vous-même une date de fin.

  8. À laisser vide en tout temps ! Ce sont des codes utilisés par Synchro Académique. Dans un méta-cours, nous n'avons pas besoin de ce dernier puisque les inscriptions proviennent des cours spécifiés à la prochaine étape.

Trucs et astuces

  1. Vous pouvez, bien entendu, paramétrer les autres sections comme bon vous semble.

  2. Pour des questions concernant les autres sections, veuillez contacter l'équipe de soutien StudiUM.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton dans le bas de la page.

StudiUM vous redirigera immédiatement dans le menu des utilisateurs inscrits. Vous pouvez inscrire des utilisateurs qui ne font pas parties des cours que vous allez fusionner. Sinon, allez dans votre bloc Administration et cliquez sur Utilsateur > Méthodes d'inscription.

Vous n'avez qu'à sélectionner Lien méta-cours dans le menu Ajouter méthode.

Vous serez maintenant dans le menu des méta-cours. Un menu de recherche vous sera disponible afin de sélectionnez vos cours que vous désirez fusionner. Chaque cours que vous sélectionnerez sera ajouté dans le lot.

 

Une fois vos cours choisis, vous n'avez qu'à cliquer sur le bouton .

ATTENTION

Soyez patient avec StudiUM, dépendant de la quantité de cours que vous ajoutez, le système procède à une synchronisation de tous les utilisateurs des cours sélectionnés. Lors de l'opération, ne quittez pas votre session et ne cliquez pas plusieurs fois sur le bouton Ajouter méthode.

Aussi, soyez conscient que les utilsateurs inscrits par méta-cours viennent avec leurs rôles originaux et ne peuvent être retirés à partir du cours destinataire. Dans ce cas-là, il faut modifier le rôle dans les cours originaux, si possible.

 

StudiUM vous offre la possibilité de créer des ensembles d'utilisateurs que vous désirez inscrire dans certains cours. Par exemple, vous pouvez réunir des concepteurs de cours dans une cohorte afin de les insérer dans un cours rapidement. L'avantage se retrouve dans le fait que si un concepteur se rajoute ou se retire à la liste, vous n'avez qu'à ajouter/supprimer l'utilisateur de la cohorte. En faisant cela, StudiUM mettra à jour la cohorte automatiquement dans tous les cours ayant la cohorte en question.

 

Pour créer une cohorte, vous devez entrer dans votre catégorie. Une fois dans la catégorie, repérez votre bloc Administration puis cliquez sur Cohortes.

Vous verez les cohortes déjà présentes si disponibles. Autrement, vous devez ajouter une cohorte en cliquant sur l'onglet Ajouter une cohorte.

  1. Entrer un nom clair pour votre cohorte afin de le retrouver plus tard.

  2. S'assurer que votre catégorie soit bel et bien sélectionnée.

  3. Lorsque vous créez manuellement une cohorte, il n'est pas nécessaire d'entrée un identifiant, car cela n'aura aucun impact.

  4. Afficher ou cacher votre cohorte. Normalement, vous n'aurez jamais à cacher une cohorte. De toute façon, seuls les gestionnaires ont accès à la gestion des cohortes.

  5. La description est optionnelle. Utilisez cette zone au besoin.

  6. Finalement, cliquez sur .

Votre devrez inscrire manuellement les utilisateurs au sein de votre cohorte. Cliquez sur l'icône suivante pour procéder :

Pour inscrire un utilisateur dans votre cohorte, inscrivez son nom (1), attendre que StudiUM filtre le nom et le choisir (2) et cliquez sur le bouton (3).

Une fois que votre cohorte est disponible, vous pouvez maintenant les utiliser dans les cours de votre catégorie en passant par le bloc Administration d'un cours quelconque via Utilisateurs > Méthodes d'inscription.

  1. Donnez un nom à l'instance d'inscription pour reconnaître rapidement la fonction de votre cohorte dans le cours.

  2. Par défaut, la cohorte est actif, mais vous pouvez la désactiver afin de suspendre l'inscription de la cohorte temporairement.

  3. Choisir la cohorte que vous désirez utiliser dans le contexte de votre cours.

  4. Ici, vous choisissez le rôle que les membres de la cohorte auront dans le cours (enseignant, enseignant associé, étudiant, tgde, etc).

  5. Au besoin, vous pouvez même ajouter automatiquement les membres de la cohorte à un groupe.

  6. Finalement, cliquez sur pour confirmer la synchronisation.

Voici ce qui s'affichera dans votre menu Utilisateurs inscrits.

Vous remarquerez que les membres de la cohorte seront inscrits en lot avec le rôle choisi. StudiUM vous indiquera également que les membres proviennent de la cohorte avec le nom donné auparavant.

Trucs et astuces

  1. Lorsque vous changez les membres d'une cohorte, le changement est appliqué immédiatement à tous les cours dans lesquels vos membres ont inscrits par cohorte.

  2. Si vous faites parties des unités utilisant l'approche par compétence (APC), veuillez faire une demande de création de cohorte à l'équipe de soutien StudiUM, car la procédure est différente.

 

En tant que gestionnaire, vous pouvez attribuer des enseignants, des enseignants associés, des auxiliaires et des tgde dans les cours de votre catégorie.

 

Dans un cours, vous n'avez qu'à suire la démarche traditionnelle d'inscription.

Trucs et astuces

  1. La synchronisation entre Synchro Académique est du mardi au samedi, entre 8h30-9h. Si la synchronisation échoue, veuillez patientez, car il se peut que la synchronisation survienne plus tard dans la journée

  2. Lorsqu'un enseignant est attribué ou qu'un étudiant s'inscrit à un cours, ces derniers doivent attendre un délai de 24h à 48h ouvrables pour apercevoir le changement dans StudiUM.

 

Au besoin, vous pouvez créé un espace dans votre catégorie pour différentes raisons : carré de sable, des méta-cours ou une communauté pratique.

Allez dans votre catégorie puis cliquez sur le bouton dans le bas de la page.

À ce point, vous n'avez qu'à remplir les différents champs afin de rendre le cours minimalement fonctionnel.

  1. Tapez le nom complet de votre cours.

  2. Le nom abrégé est toujours une abréviation du nom complet. Soyez créatif, mais clair pour la recherche plus tard.

  3. Assurez-vous que votre catégorie soit bel et bien indiqué ici.

  4. Concerne l'ouverture ou la fermeture du cours.

  5. Vous décidez de la date à partir duquelle le cours compte les semaines.

  6. Indiquez une date de fin du cours si vous le souahitez. Par défaut, StudiUM l'active et compte le nombre de sections dans cours pour définir une date automatiquement.

  7. Cette option va de pair avec le #6. Si vous le désactivez, vous pourrez spécifier vous-même une date de fin.

  8. À laisser vide en tout temps ! Ce sont des codes utilisés par Synchro Académique.

Cliquez sur pour procéder à l'étape suivante.

 

Trucs et astuces

  1. Vous pouvez, bien entendu, paramétrer les autres sections comme bon vous semble. Pour des questions concernant les autres sections, veuillez contacter l'équipe de soutien StudiUM.

  2. Si on vous demande de supprimer un espace non-siglés, vous pouvez le faire sans aucun problème. NE JAMAIS SUPPRIMER UN COURS SIGLÉ.

Finalement, inscrivez les utilisateurs responsables de l'espace et les participants au besoin en suivant la procédure traditionnelle.

 

 

 

Puisque vous avez accès à tous les cours de votre catégorie, vous avez également la possibilité de transférer le contenu d'un cours à un autre. Ceci est particulièrement fréquent pour des enseignants qui réutilisent le matériel d'un trimestre passé dans le cadre de son nouveau trimestre.

Il faut d'abord aller dans le cours DESTINATAIRE, bien important. Autrement, vous dédoublerez le contenu du cours original.

 

Suivez la démarche d'importation de cours traditionnelle.

 

Trucs et astuces

  1. Bien que les gestionnaires aient la capacité d'importer un cours pour un autre enseignant, soyez conscient que les enseignant eux-mêmes peuvent effectuer cette démarche sans votre intervention.

  2. Pour des questions d'éthiques, si un enseignant vous demande d'importer le cours d'un autre enseignant sans son concsentement écrit ou verbale, assurez-vous qu'il n'y ait aucun conflit d'intérêt dans votre unité. L'équipe StudiUM ne sera aucunement tenue responsable des conséquences découlant de pratiques au sein des unités.

 

Les inscriptions manuelles peuvent devenir une tâche de gestion assez lourde dans certaines situations. C'est pourquoi il est possible d'activer l'auto-inscription et laisser vos participants s'inscrire par eux-mêmes dans un espace.

Pour connaître comment paramétrer une instance d'auto-inscription, suivez la démarche.

 

Trucs et astuces

  1. Si vous voulez que vos participants s'inscrivent à un espace, mais qu'ils soient égalemnet inscrit automatiquement dans un groupe, vous pouvez activer l'utilisation des clefs d'inscriptions au niveau des groupes. Il est bien important de spécifier une clef d'inscription pour chaque groupe utilisé à cet effet. Chaque clef DOIT être différente de la clef d'inscrption générique. Autrement, le processus ne fonctionnera pas.

  2. Les messages de bienvenue peuvent être personnalisé pour chaque instance. Si vous avez différent type d'utilisateurs, utilisez cette opportunité pour écrire des consignes spécifiques à chacun.

  3. Vous pouvez restreindre l'auto-inscription à une cohorte spécifique. Il faut choisir la cohorte désirée dans le menu "Seulement les membres de la cohorte" pour activer cette fonction. Évidemment, assurez-vous d'avoir créé vos cohortes au préalable.

 

 

 

 

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