Modification de la structure documentaire dans DocUM





Description


La structure documentaire de votre unité a été mise en place en alignement avec les principes et bonnes pratiques de gestion documentaire dictée par la Division de la gestion de documents et des archives du Secrétariat général de l'Université de Montréal.

Ces principes et bonnes pratiques sont formalisés dans le Système officiel de classification (SOC) de la DGDA.  Cette structure documentaire soutient des mécanismes institutionnels de moissonnage, de protection et d'archivages des informations en fonction des familles documentaires, et ce, dans le respect des lois en vigueur à cet effet.

La modification des premiers paliers de votre structure documentaire doit faire l'objet d'une approbation de la part de la DGDA.

Nous pouvons vous accompagner dans cette démarche de validation. Sur approbation de la DGDA, nous effectuerons pour vous les modifications à la structure documentaire et appliquerons les octrois d'accès et de permission en fonction des groupes d'accès que vous aurez identifié.

En savoir plus sur la gestion des accès et permissions aux branches documentaires...

En savoir plus sur OGLP et la nomenclature des groupes d'accès...


Répondants


  • Responsable du service :
    Marie-France Lalonde | VD-Ex



















Aux concepteurs de cette page :

1. Objet : Inscrire le nom de cette ressource dans la forme "acronyme - Intitulé" aux endroits suivant :

 - Champs titre de la page

 - en remplacement de l'expression "Intitulé_de_l_élément_de_catalogue" (modèle de page) en libellé de la section description++

 - dans le champs "Nom" de la balise "Metadata list" situé en bas de page    (Ex.: SGPE - Système de gestion du personnel enseignant, ou LIE-LS - Laboratoire spécialisé LearningSpace - CAAHC-Mtl)

2. Inscrire la description de cette ressource dans la balise "Extrait", en remplacement de l'expression "DescriptionCourteDuService" (modèle de page)

3. Condition d’utilisation : Créer une rubrique détaillant les condition pour ce produit, ajuster la macro d'inclusion d'extrai (balise "inclusion d’extrait") Niveau de service : l'inclusion d’extrait pointe vers les niveaux de services génériques du BST. Si le produit offre des conditions supplémentaires, vous devez créer une rubrique et pointer vers celle-ci.

4. Dans la section FAQ, ajouter les étiquettes manquantes (remplacer l'étiquette temporaire "étiquette_ressource_manquante") et ce, dans toutes les balises "Contenu par étiquette" pour les sections "Étudiants", "Enseignants/chercheurs", "Employés de la faculté" et "Intervenants des milieux de stage"

5. Dans tous les boutons se trouvant dans la section "Besoin d'aide ?", introduite l'URL personnalisé pour cette page (voir registre des liens vers le formulaire d'aide ou consulter le gestionnaire de produit - Formulaire Web d'aide)

6. Dans la section "Liens utiles", s'il s'agit d'un produit, remplacer l'expression "url_du_produit" par le lien directe vers le produit, ou sinon retirer l'expression. Ajouter tout autre lien rapide jugé pertinent

7. Dans la balise "Add Label". remplacer les étiquettes temporaires "étiquette_domaine_manquante" et "étiquette_ressource_manquante" par les étiquettes domaine et ressource appropriés (voir la page "Gestion du site" pour les listes normalisés des étiquettes et instructions).

8 Lorsque vous avez terminé la conception de votre page, vous devez ajouter l'étiquette "à_vérifier" pour indiquer que votre page est prête pour être validée. C'est le réviseur qui publiera cette page lorsque celle-ci aura été révisé et  jugée conforme..

9. Compléter les informations se trouvant dans la balise "Metadata List" pour cette ressources Mettre les mêmes intervenants que dans la balise "Metadata List" dans la section Intervenants en remplaçant l'expression "à_compléter" (modèle de page) 10. Remplacer l'expression "lien_vers_le_produit" par l'url du produit (pour un accès directe


Modèle produit v.2

||Nom | intitulé_titredepage ||
||Fournisseur | BST ||
||Type | à_compléter ||
||Promoteur | à_compléter ||
||Propriétaire | Faculté de médecine || 
||Pilote | à_compléter ||
||Responsable| à_compléter ||
||Responsable suppléant | à_compléter |