• Tous les enseignants (cours/programmes) de la faculté peuvent demander d'être soutenus par l'Équipe de soutien de la Faculté de médecine
• La période d'inscription pour la session Hiver-2021 s'étend du 3 novembre au 18 novembre.
• Les demandes seront traitées dans l'ordre de saisies
• Les demandes déposées durant cette période seront livrées entre le 9 novembre et le 15 décembre 2020
• Les inscriptions sont effectuées par les enseignants ou un délégué du programme (ex: tgde, tdtb, coordonnateur...). NOTE : Certains programmes ont décrété qu'ils le feraient au nom de leurs enseignants.
• Les demandes sont faites via le formulaire d'inscription

Le soutien offert comprend 4 grands volets :

• Accompagnement & Conseil pédagogique (équipe de 7 conseillers technopédagogiques de la faculté et du CPU)
• Conception & Support technologique (équipe de technologues pouvant créer et paramétrer les espaces virtuels d'enseignement et élaborer les scénarios d'exploitation selon les approches pédagogiques pour chacun des enseignants)
• Soutien & Dépannage techniques à la prestation (équipe de techniciens offrant à l'ensemble des utilisateurs un soutien à l'utilisation des différentes solutions technologiques)
• Soutien à l'auto-enregistrement & Service de production (équipe de production de ressources numériques d'enseignement : illustration, schématisation, photo, animation, audio, vidéo, objets interactifs...)

• Une demande par sigle de cours : génère UN dossier par cours (REQ0000x)
• Un demandeur peut être l'un ou l'autre des coresponsables d'un cours ou un tiers le faisant au nom de ceux-ci
• Les cours dont la responsabilité est répartie entre plusieurs enseignants devront faire l'objet d'une demande commune
• Le formulaire vérifie l'existence d'une demande (déjà déposée) et avise les nouveaux demandeurs qu'Il ne peuvent déposer une nouvelle demande : ils devront au besoin bonifier la demande déjà déposée
• Les privilèges de gestion du dossier ainsi que dans les solutions (ZOOM, Espace vidéo ...) sont définis par le rôle que l'on attribue aux intervenants impliqués dans un cours
• La demande permet d'inscrire par rôle les intervenants impliqués dans le cours :
  
  • un ou plusieurs coresponsables pour un cours donné (nonobstant LE responsable déclaré dans Synchro)
  • un ou plusieurs auxiliaires de cours
  • un ou plusieurs présentateurs invités
  • + nuance entre coresponsables et présentateurs invités
• Une demande doit préciser :
  • Les approches d'enseignement envisagées
  • Le nombre approximatif d'étudiants inscrits
  • L'horaire (régulier/irrégulier) d'enseignement
  • La liste des activités prévues pour le cour (Tableau des activités)

Tous les besoins, tous les échanges, toute la documentation et toutes les actions pour un cours donné sont rassemblés sous une unique requête de soutien.

Le traitement d'une demande passe par les étapes de service suivantes :

• Conformité de l'inscription : Étape systématique pour chaque demande soumise... [CFMed-Conformité]
  • Toutes les informations essentielles sont-elles fournies ? (sinon l'obtenir)
  • Les intervenants sont-ils fournis et dans les bon rôles ?
  • Le tableau des activités est-il déposé (sinon, l'obtenir)
  • Les informations du tableau sont-elles correctement saisies (forme : sinon, corriger)
  • Identification des demandes particulières pouvant apparaître dans les commentaires de la "Demande" ou descriptions du "Tableau des activités"
  • La demande présente-t-elle des éléments de "complexité" ? (si oui, référer à un conseiller)
  • (+ optionnel) Vérification stratégique des choix "complexes" de l'enseignant [CFMed-Stratégie pédagogique] (si risque technologique, référer à un technologue)
  • S'il n'y a pas de "complexité", activation des services demandés
• Activation et livraison des services demandés :
  • Création d'un classe virtuelle
  • Création de multiples salles ZOOM (classe virtuelle plus salles d'ateliers)
  • Soutien à l'auto-enregistrement
  • Production de ressources numériques d'apprentissage
  • Projet spécial
  • Activités hors sigle
• Certains services sont en continu et sont offerts au-delà de la livraison :
  • Accompagnement pédagogique
  • Soutien technique (soutien aux activités d'enseignements

Les conseillers pédagogiques se répartissent la charge de soutien par unité

Les nouvelles communications peuvent entrées à tout moment... Il est donc important de surveiller ces communications (internes et externes)

Vous pouvez :

1. Suivre un dossier
2. Consulter l'ensemble des communications vous étant destinées (ou vous concernant...)

Vous soutenez les principes de continuité des opérations en inscrivant les informations décrivant vos principales actions et les éléments retenus dans les notes internes et pouvant avoir un impact sur les futures actions de service ou de soutien ou sur le traitement des futures demandes (mode télégraphique : problèmes, besoin, solution, choix) :

• permettre à vos collègues de mieux suivre les cheminements, besoin et choix effectués

• permettre en cas de besoin, la transférabilité du dossier vers une de vos collègues

Si l'information concerne l'ensemble des actions et service en soutien pour un cours : les placer dans le dossier du cours (REQ000x)

Si les information ne concerne que vous-même ou pourrait intéresser vos collègues de domaine en cas de transfert du dossier vers eux : Placer vos informations dans le service demandé (RITM000x) concernée.

Si vous souhaitez garder des notes sur le traitement d'une tâche de service, il est opportun de les mettre directement dans la tâche (SCTASK000x) concernée 

Consulter les consignes se retrouvant dans les "listes de validation" des tâches de services (sctask)

• de façon à ce que les tâches dépendantes de celle que vous traitez puissent être activées par le système

• afin que tous puissent suivre et apprécier l'avancement et l'état d'une demande

• Chaque groupe de l'équipe dispose d'un onglet présentant toutes les tâches devant être traitées par les membres de ce groupe
• Votre page d'accueil est personnalisée et affiche :
  
  • "Mes tâches" : Les tâches qui vous sont personnellement affectées
  • "Nos tâches" : Les tâches affectées à l'un ou l'autre des groupes auxquels vous appartenez

Surveillez les nouvelles tâches de services et prendre en charge sa part

La fonction "Suivre ne vous donnant que les billets que vous avez choisi de suivre, vous pourriez ne pas voir passer une communication :

• envoyée/reçue dans un billet non affecté
• envoyé/reçu dans un de vos billets non suivis
• une communication interne écrite à votre attention dans un billet ne vous étant pas affecté (ni même à l'un de vos groupes d'affectation)

Il est donc intéressant de faire appel à l'outil de suivi des communications offert sans le volet "Espace de travail" du CRM

Le traitement de la conformité des demandes se fait en amont de toute autre tâche de livraison, d'accompagnement ou de soutien afin que tous les informations et besoins fournis par l'enseignant (demandeur) puissent être validés préalablement.
Dans cet exercice, un effort est déployé pour identifier les risques potentiels pouvant se cacher dans la demande :

• Risque découlant de la stratégie pédagogique envisagée (choix des approches, nombre d'approches choisi, confusion possible entre deux approches, réalisme du plan de formation...)
• Enjeu technologique propre à une approche et pouvant impacter le déploiement ou l'exploitation de la solution
  exemple : Atelier en sous-groupe = identification des responsables de chacune des salles et octroi d'accès avec privilèges : traitement particulier si on fait appel à des super-utilisateurs (étudiants sans contrat)

Lorsqu'une demande ne présente pas de risque pédagogique ou d'enjeu technologique, elle est considérée comme une "demande non complexe" : Catherine procèdera à l'activation des services demandés.

Lorsqu'une demande semble présenter des risques ou enjeux, elle sera considérée comme une "demande complexe" : elle sera référée aux conseillers pédagogiques qui devront se l'affecter et traiter celle-ci

Traitement des demandes complexes

Objectifs :

1. Valider que les approches d'enseignement choisi ont été fait en connaissance de cause :
   • répondent bien aux objectifs pédagogiques   (conseillers)
   • demeurent réalisable (considérant la capacité et les connaissances de.s enseignant.s concerné.s)   (conseillers)
   • confusion entres des options semblables (ex.; Classe virtuelle avec éclatement versus ateliers en sous-groupes)   (conseillers)
   •  Pertinence des ateliers en sous-groupes (possibilité de se limiter à l'éclatement)   (conseillers et au besoin technologues)
   •  Nombre de salles en sous-groupe justifié   (technologues)
2. Activer les services demandés appropriés pour ce cours (après validation ou ajustement de ceux-ci) :
   • Éviter que des efforts soient inutilement déployés pour livrer des services non pertinents
   • Éviter qu'un enseignent ne s'engage dans un plan de formation (approches) irréalisables (en fonction de ses capacités)
   • Éviter qu'une proposition trop complexe soit offerte aux étudiants dans un contexte où tous les cours sont potentiellement en ligne et différents !
3.  Positionner le conseiller pédagogique comme partenaire de la réalisation de ce cours !

Tâches :

Le traitement des demandes complexes de fait en 2 à 4 taches (sctask partagés entre les conseillers pédagogiques et les technologues).
Ces tâches s'inscrivent dans le plan d'exécution du service "FAD | Conformité inscription"

Tâche	Ordre	Intervenants	Description	Actions	NOTES
Vérification stratégie | Conformité FAD	300	Conseillers pédagogiques	Prendre connaissance des informations & du Tableau des activités pour apprécier dans quelle mesure la stratégie envisagée est cohérente : ne cache pas de pièges ou une complexité mettant le cours à risque ne présente pas de défis technologiques particuliers pouvant nécessiter une analyse (technologue) pour une solution particulière Déterminer s'il y a un risque stratégique ? S'il y a risque ou besoin de précisions : conseiller et appuyer le.s les enseignant.s reposnable.s Si tout vous semble conforme (sur la base des informations ou de votre connaissance du cours/"enseignant, vous pouvez passer à l'activation des services  ATTENTION : si une des options B-3 ou B-4 est présente dans les services demandés, vous devez permettre au technologue de regarder la demande avant d'activer les services demandés "	Affectez-vous cette tâche et mettre l'état à "En cours de traitement" Analyse du dossier... Juger, selon votre expérience technopédagogique, de la complexité et orienter les prochaines actions S'il y a risque : Mettre cette tâche à "Fermer terminer" passer à la tâche suivante (400) Conseil stratégie pédagogique... S'il n'y a pas de risque : Mettre cette tâche à "Fermer terminer" Mettre à "Fermer ignorer" les tâches (400) Conseil stratégique et (500) Analyse technologique (voir exceptions ) passer à la tâche (600) Activations multiples...	À la fermeture de cette tâche, la tâche (400) sera automatiquement ouverte
Conseil stratégie pédagogique | Conformité FAD	400	Conseillers pédagogiques	Prendre contact avec le.s enseignant.s reposnable.s et prodiguer vos conseils et recommandations à la lumière des éléments de risque identifiés. D ATTENTION : Des ajustements au "Tableau des activités" pourraient être nécessaires. Veillez à ce que ceux-ci soient effectués et déposés au dossier par les enseignants responsables (formulaire de modification du dossier : https://assistance.med.umontreal.ca/support/modificationSoutien) IMPORTANT : Inscrire dans la REQ les éléments questionnés ainsi que les conclusions retenues (pour le bénéfice des autres intervenants de l'équipe qui ne souhaite pas revenir inutilement sur ces questions (au risque d'irriter les enseignants...)	Affectez-vous cette tâche ET mettre l'état à "En cours de traitement" Conseiller enseignant(s)  Juger de la nécessité d'activer l'analyse technologique : S'il y a un enjeu technologique : Mettre la tâche (500) Analyse technologique à "Ouvert" Communiquez aux technologues les éléments technologiques atypiques remarqués dans les Notes internes de la tâche (500) Mettre cette tâche à "en attente" (en attente de recommandation technologique) S'il n'y a pas d'enjeu technologique : Mettre la tâche (500) Analyse technologique à "Fermer ignorer" Mettre cette tâche à "Fermer terminé" et passer à la tâche (600) Activation multiple... Lorsque les technologues auront déposé leurs recommandations, ils remettront cette tâche à "Ouvert" ceci sera une forme de confirmation que leur intervention est terminée ! NOTE : En fermant leur tâche d'analyse technologique, la tâche (600) sera aussi ouverte !	À la fermeture de cette tâche, la tâche (500) sera automatiquement ouverte
Analyse technologique | Conformité FAD	500	Technologues	Prendre connaissance des informations de ce cours, du Tableau des activités (révisé) ainsi que des notes laissées par les conseillers pédagogiques concernant les enjeux technologiques pressenties pour ce projet Valider les éléments de livraison découlant des chois technologiques découlant des options confirmés par les conseillers et adresser les enjeux de configuration, d'accès et de comportements connus...	Affectez-vous cette tâche et mettre l'état à "En cours de traitement" Analyser, valider et adresser (avec ou sans responsables du cours) les éléments présentant un enjeu Inscrire vos recommandations dans les notes internes de la REQ Remettre la tâche (400) "Conseil  stratégique" à "Ouvert" Mettre cette tâche à "Fermer terminer"	À la fermeture de cette tâche, la tâche (600) sera automatiquement ouverte
Activation multiples des services | Conformité FAD	600	Conseillers pédagogiques	Procéder à l'activation des services demandés et tenant compte des conseils prodigués par le conseiller pédagogique (si ce n'était pas vous ) ainsi que des recommandation des technologues (laissées dans les notes interne de la REQ !	Affectez-vous cette tâche ET la mettre l'état à "En cours de traitement" mettre la tâche (400) à "Fermé terminé" prendre connaissance des recommandations laissées par les technologues (Note internes REQ) Activer les services demandés Mettre cette tâche à "Fermer terminé" Un erreur s'est glissé dans la liste des activités de cette tâche (CRM) : ignorer le 3e élément de la liste !	À la fermeture de cette tâche, (dans la mesure ou toutes les autres tâches sont à "Fermé", la demande de service (RITM) "Conformité" sera automatiquement mise à "Fermé terminé"

• Suite à l'exercice de validation de la conformité des demandes des soutiens déposées par les enseignants, une activation des services demandés est nécessaire. Cette activation est faite :
• Par Catherine si les demandes sont claires et ne présentent pas de "Complexité"
• Par le conseiller pédagogique associé au dossier si le dossier lui est référé car une complexité à été détectée
  (flou ou conflit dans les informations fournies, nombre important d'approches concurrentes, présence d'une demande pour du multi salles, informations laissant deviner un enjeu technologique...)
• si un enjeu technologique est détecté, un avis (recommandation) sera demandé au technologue avant l'activation des services demandés

L'activation des RITM (services demandés) devra se faire comme suit :

* Soutien technique : Nous soutenons techniquement toutes les rencontres virtuelles (activation de soutien technique).

• si plus de 100 étudiants, présence en salle au démarrage (GARDE)
• si moins de 100 étudiants, disponibilité pour appel de dépannage (VIGIE)
• si autre que Zoom = VIGIE seulement

Aussi...

• si entre 1 et 25 étudiants : pas d'auxiliaire d'enseignement payé par la faculté

• si plus de 25 étudiants : auxiliaire d'enseignement payé par la faculté

• si plus d'un présentateur invité : auxiliaire payé par la faculté