La ou le Responsable de la validation a pour rôle de confirmer, selon ses connaissances, l’implication des bénévoles qui lui ont été attribués. Il doit être à même de valider toutes les informations colligées de l’expérience d’engagement d’une ou un bénévole : heures, dates, fonction occupée, actions posées et compétences susceptibles d’avoir été développées. S’il ne détient pas ces informations, il peut les obtenir auprès d’une tierce personne. La ou le Responsable de la validation est généralement une personne appartenant à la même organisation que la ou le bénévole.

La ou le Responsable de la validation s’engage à respecter les règles suivantes :

RESPONSABILITÉ

• Agir dans les délais prescrits et procéder à la validation avant la date limite;
• Aviser l’administrateur dans les plus brefs délais en cas d’incapacité d’action;
• Aviser l’administration dès qu’une demande de reconnaissance d’une activité semble suspecte (ex. : fonction occupée ou nombre d’heures déclarées);
• Participer à la recherche de solution en cas de divergence de point de vue avec un bénévole ayant soumis une expérience d’engagement étudiant.

CONFIDENTIALITÉ

• Respecter la confidentialité, c’est-à-dire éviter de :
  1. Divulguer des informations personnelles;
  2. Divulguer le contenu des engagements étudiants (nombre d’heures effectuées, actions posées, etc.);
  3. Divulguer un soupçon de fraude transmise à l’administration;
  4. Divulguer les refus ou acceptations de Relevé de l’engagement étudiant;
  5. Divulguer toute mésentente ou médiation avec une ou un bénévole.
• Si une tierce personne doit valider des informations, s’assurer que cette dernière respecte la confidentialité des informations échangées.

GESTION DES CONFLITS D’INTÉRÊT

1. Aviser l’administration le plus rapidement possible s’il y a conflit d’intérêt ou apparence de conflit d’intérêt;
2. Ne pas valider ou rejeter l’expérience d’engagement d’un membre de sa famille, d’une personne avec laquelle elle ou il entretient une relation amoureuse ou avec laquelle elle ou il est en conflit;
3. Ne pas marchander la validation d’une expérience d’engagement avec une personne qui pourrait valider ses propres expériences d’engagement;
4. Ne pas marchander sa validation contre une quelconque rétribution;
5. Si une tierce personne doit valider des informations, s’assurer que cette dernière n’est pas en conflit d’intérêt.