Lors du processus de recrutement des stagiaires, ou même durant leur stage, un membre du personnel peut recevoir une notification par courriel lui demandant de consulter un document informatif ou de remplir un formulaire. Selon la date à laquelle ces documents ont été versés sur son portail, ils peuvent apparaitre dans la section offre de stage ou stage. 



L'offre de stage

Sur GESFIM, la partie qui concerne l'offre de stage correspond au moment où le processus de recrutement est amorcé avec le dépôt d'une candidature jusqu'à la sélection de la personne stagiaire (et la complétion des documents administratifs si requis). 

Voici un récapitulatif des documents qu'il est possible de retrouver dans l'espace offre de stage : 

    • les documents déposés lors du processus de recrutement (par exemple : CV, lettre de présentation, relevés de notes, etc) (si applicable)
    • Le contrat (ou la convention de stage) (si applicable)
    • Tout autres formulaires requis lors du processus du recrutement. 


Informations importantes

  • Certains formulaires peuvent être accessibles à des moments précis lors du processus du recrutement . Dans tous les cas, le membre du personnel recevra une notification par courriel dès qu'un nouveau formulaire sera déposé. 
  • Quand l'offre de stage sera comblée, elle basculera dans dans l'onglet Historique des offres. Il sera possible de retrouver tous les documents qui ont été soumis avant que le stage ne débute. En d'autres termes, l'offre de stage n'apparaîtra plus sur la page d'accueil, mais sera accessible sur l'onglet indiqué précédemment. 


Pour accéder à cette section, il faut se référer à l'onglet offre de stage qui se trouve sur la page d'accueil :

  • Cliquer sur le bouton Candidats


  • Cliquer sur le bouton Documents de la candidature de la personne étudiante. 



  • La fenêtre Documents s'ouvre et il est possible de consulter les documents qui ont été déposés lors du processus de recrutement.


Après que le stage aille débuté, il sera possible de retrouver l'offre de stage dans l'onglet Historique des offres. 



Le stage 


Sur GESFIM, le stage correspond à la période du stage (du début jusqu'à la fin). 

Voici un récapitulatif des documents qui pourront se retrouver dans l'espace stage : 

    • Tout document d'informations (si applicable)
    • Le contrat (ou la convention) de stage signé (s'il ne se trouve pas dans l'offre de stage)
    • Tout formulaire requis à compléter (évaluation de la personne stagiaire, etc.) 



Transmission des formulaires

Certains formulaires peuvent être accessibles à des moments précis lors du stage. Par exemple, le formulaire d'évaluation de fin de stage pourrait devenir accessible sur le portail d'un membre du personnel seulement quelques semaines avant la fin du stage. Dans tous les cas, la personne en question recevra une notification courriel dès qu'un nouveau formulaire sera déposé. 


Pour accéder à cette section, il faut se référer à l'onglet stage qui se trouve sur la page d'accueil :


  • Cliquer sur le bouton Documents qui se trouve sur la ligne du stage en question.



  • La fenêtre Documents s'ouvre et il est possible de consulter les documents qui ont été déposés lors du stage.



Il sera également possible de téléverser des documents qui devront être portés à l'attention de la personne stagiaire, ou à l'administration du programme. Au moment du dépôt du fichier en question par le membre du personnel, ces dernières seront avisées par courriel qu'un nouveau document vient d'être téléversé. 


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