FAQ Gestion du stockage

Lorsque la limite est atteinte, vous ne pourrez plus téléverser et synchroniser de nouveaux documents ni modifier les documents existants. Vous pourrez cependant consulter ceux-ci et les télécharger vers un autre support.

Pour connaître l’espace de stockage utilisé, suivez les étapes suivantes :

1. Ouvrir OneDrive Enterprise ( http://o365.umontreal.ca )

2. Si demandé, saisir vos identifiants (code d’accès, UNIP/mot de passe et A2F).

3. Cliquer sur le carré, en haut à gauche, et sur OneDrive.

4. Au bas de l’écran, à gauche, vous pourrez voir l’espace utilisé.

Si vous atteignez 75% ou plus d’espace utilisé, pensez à faire un ménage dès maintenant! 

 Pour libérer de l’espace, suivez les étapes suivantes:

1. Ouvrir OneDrive Enterprise ( http://o365.umontreal.ca ).

2. Si demandé, saisir vos identifiants (code d’accès, UNIP/mot de passe et A2F).

3. Cliquer sur le carré, en haut à gauche, et sur OneDrive.

4. Au bas de l’écran, à gauche, cliquer sur l’hyperlien de l’espace utilisé.

5. OneDrive affichera les fichiers les plus volumineux en ordre décroissant.

6. Sélectionner le ou les fichiers à détruire et cliquer sur Supprimer.

7. Cliquer sur Corbeille pour supprimer à nouveau le ou les fichiers.

POUR LES ACTIVITÉS EN COURS

Documents institutionnels non partagés:

• Stockez la bonne information au bon endroit. Si ce n’est pas déjà fait, assurez-vous de transférer tout document nécessaire à la continuité des opérations de votre unité dans DocUM, qu’il s’agisse d’une version préliminaire ou finale.

Documents institutionnels partagés par vous:

• Consultez votre espace OneDrive en ligne, sélectionnez dans le menu de gauche « Partagé », puis ensuite sélectionnez l’onglet « Par vous » pour consulter les documents partagés stockés dans votre OneDrive et y consulter les accès.
• Conservez dans OneDrive les documents en cours de collaboration. Éliminez les anciennes versions.

POUR LES ACTIVITÉS TERMINÉES

• Procédez au tri des documents à l’aide des recommandations dans le Guide pour faire le tri des documents (Voir à la page 4 pour savoir quoi éliminer).
• Transférez les documents à conserver dans les espaces de stockage DocUM appropriés existants. Consultez, au besoin, votre gestionnaire pour identifier ou créer cet espace s'il est inexistant, celui-ci contactera la DAGI si nécessaire.
• Assurez-vous d’éliminer tout document individuel non relié à votre emploi.
• Videz votre corbeille.

• L’espace de stockage OneDrive UdeM doit être utilisé uniquement pour les documents liés à vos activités étudiantes et de recherche. Pour les données de recherche, assurez-vous de ne stocker aucun renseignement personnel sensible, conformément à la Directive sur l’utilisation de l’infonuagique.
• Assurez-vous d’éliminer tout document personnel non relié à vos activités étudiantes ou de recherche et enregistrez-les plutôt dans une autre solution (exemples : OneDrive personnel, Dropbox ou Google Drive).
• Éliminez les fichiers volumineux, les doublons et les documents les plus anciens.
• Videz la corbeille.

1. Ouvrir OneDrive Enterprise ( https://udemontreal-my.sharepoint.com/ ).

2. Si demandé, saisir vos identifiants (code d’accès, UNIP/mot de passe et A2F).

3. À partir du menu « Mes fichiers », vous pouvez sélectionner tous les fichiers, les télécharger au besoin et ensuite les supprimer :

4. Cliquer sur Corbeille pour supprimer à nouveau le ou les fichiers.

• Lorsque la limite de votre boîte aux lettres atteint 99 %, vous ne pourrez plus envoyer de nouveaux courriels.
• Lorsque la limite est atteinte, vous ne pourrez ni recevoir ni envoyer de nouveaux courriels. Les expéditeurs seront informés que vous n'avez pas reçu leur courriel.

Si vous utilisez l’application Outlook sur Windows, suivez les étapes suivantes :

1. Dans la barre de tâches, cliquer sur Fichier.

2. Vous pourrez voir l’espace disponible et utilisé.

Si vous utilisez Outlook en ligne ou sur Mac, suivez les étapes suivantes :

1. Ouvrir Outlook en ligne ( http://o365.umontreal.ca ).

2. Si demandé, saisir vos identifiants (code d’accès, UNIP/mot de passe et A2F).

3. Cliquer sur le carré, en haut à gauche, et sur Outlook.

4. En haut à droite, cliquer sur Paramètres.

5. Cliquer sur Compte > Stockage pour voir l’espace disponible et utilisé.

Si vous atteignez 75% ou plus d’espace utilisé, pensez à faire un ménage dès maintenant! 

Repérez les courriels les plus volumineux pour les archiver ou les éliminer

1. Ouvrir Outlook en ligne ( http://o365.umontreal.ca ).

2. Si demandé, saisir vos identifiants (code d’accès, UNIP/mot de passe et A2F).

3. Cliquer sur le carré, en haut à gauche, et sur Outlook.

4. Cliquer sur Filtrer > Trier, sélectionner Taille & Plus grande en haut et effectuer l'archivage sur DocUM si nécessaire ou supprimer le message.

5. Vider le dossier Éléments supprimés.

• Videz le dossier Éléments envoyés (classer ou détruire les courriels, le cas échéant).
• Utilisez le nettoyage de conversations ou de dossiers pour supprimer les messages redondants (instructions)

Sommaire des bonnes pratiques

• Communiquer les renseignements personnels sensibles par courriel dans un fichier protégé par un mot de passe fort et transmettre le mot de passe idéalement par un autre moyen de communication.
• Limiter les destinataires à ceux qui le droit et le besoin d’avoir accès aux renseignements.
• Vérifier l’identité du destinataire (glisser le curseur de la souris sur l’adresse).
• Classer les courriels importants dans leurs dossiers respectifs sur DocUM (décision, position officielle, information ayant une valeur administrative, financière, légale ou patrimoniale, etc.) (voir cette capsule vidéo).
• Classer les courriels contenant des renseignements personnels sur DocUM, puis les supprimer de la boîte courriel.
• Vider le dossier Éléments supprimés.
• Vider le dossier Éléments envoyés (classer ou détruire les courriels, le cas échéant).
• Utiliser le nettoyage de conversations ou de dossiers pour supprimer les messages redondants (instructions).
• Repérer les courriels les plus volumineux afin de les archiver ou les éliminer, le cas échéant. 

Quels types de courriels peuvent être éliminés?

• Courriels qui ne servent qu’à transmettre une pièce-jointe.
• Courriels informels, qui remplacent un échange téléphonique ou verbal.
• Courriels reçus à titre d’information ou de référence et devenus inutiles.
• Pourriels.
• Courriels personnels.
• Courriels de listes de discussion.
• Courriels à valeur éphémère (rappel, invitation, abonnement, publicité, etc.).
• Messages d’erreur/accusé de réception/demandes de rendez-vous envoyés et/ou acceptées.
• Courriels dans la boîte de réception auxquels on a répondu (la réponse se trouve dans les éléments envoyés).

Quels types de courriels peuvent doivent être conservés?

Il s'agit de courriels qui contiennent de l'information non disponible ailleurs et qui sont nécessaires au suivi d'un dossier.

• Position officielle de l’UdeM.
• Transaction qui engage l’UdeM.
• Décision ou une mesure adoptée par l’UdeM.
• Impact sur le fonctionnement de l’UdeM.
• Toute information ayant une valeur administrative, financière, légale ou patrimoniale, selon les durées de conservation identifiées dans les règles de gestion de documents de l’UdeM.

• Assurez-vous d’éliminer tout courriel personnel non relié à vos activités étudiantes ou de recherche.
• Éliminez les courriels volumineux et les plus anciens.
• Utilisez le nettoyage de conversations ou de dossiers pour supprimer les messages redondants (instructions).
• Videz la corbeille.

Lorsque la limite est atteinte, vous ne pourrez plus téléverser et synchroniser de nouveaux documents ni modifier les documents existants. Vous pourrez cependant consulter ceux-ci et les télécharger vers un autre support.

Pour consulter l’espace d’un site SharePoint, suivez les étapes suivantes :

1. Sélectionner un canal d’une équipe Teams et cliquer sur Fichiers.

2. Cliquer sur Autres options > Ouvrir dans SharePoint.

3. Cliquer sur Paramètres > Informations sur le site.

4. Cliquer sur Afficher tous les paramètres du site.

5. Cliquer sur Métrique de stockage.

6. En haut à droite, vous pourrez voir l’espace utilisé et disponible.

Pour libérer de l’espace, suivez les étapes suivantes:

1. Sélectionner un canal d’une équipe Teams et cliquer sur Fichiers.

2. Cliquer sur Autres options > Ouvrir dans SharePoint.

3. Sélectionner les documents les plus volumineux et cliquer sur Supprimer.

4. Cliquer sur Supprimer à nouveau.

5. Cliquer sur Corbeille, sélectionner les fichiers et cliquer sur Supprimer.

6. Cliquer sur Supprimer à nouveau.

 POUR LES ACTIVITÉS EN COURS

Documents institutionnels non partagés:

• Stockez la bonne information au bon endroit. Si ce n’est pas déjà fait, assurez-vous de transférer tout document nécessaire à la continuité des opérations de votre unité dans DocUM, qu’il s’agisse d’une version préliminaire ou finale.

Documents institutionnels partagés par vous:

• Consultez le SharePoint, sélectionnez dans le menu de gauche « Partagés avec nous », sélectionnez un fichier et cliquez sur « Gérer l'accès » pour consulter les documents partagés stockés sur le SharePoint et y consulter les accès.
• Conservez dans SharePoint les documents en cours de collaboration. Éliminez les anciennes versions.

POUR LES ACTIVITÉS TERMINÉES

• Procédez au tri des documents à l’aide des recommandations dans le Guide pour faire le tri des documents (Voir à la page 4 pour savoir quoi éliminer).
• Transférez les documents à conserver dans les espaces de stockage DocUM appropriés existants. Consultez, au besoin, votre gestionnaire pour identifier ou créer cet espace s'il est inexistant, celui-ci contactera la DAGI si nécessaire.
• Videz votre corbeille.
• Supprimez les équipes Teams sans activité depuis environ 6 mois.

• Les espaces de stockage SharePoint et Teams doivent être utilisés uniquement pour les documents liés à vos activités étudiantes et de recherche. Pour les données de recherche, assurez-vous de ne stocker aucun renseignement personnel sensible, conformément à la Directive sur l’utilisation de l’infonuagique. 
• Assurez-vous d’éliminer tout document personnel non relié à vos activités étudiantes ou de recherche et enregistrez-les plutôt dans une autre solution (exemples : OneDrive personnel, Dropbox ou Google Drive).
• Éliminez les fichiers volumineux, les doublons et les documents les plus anciens.
• Videz la corbeille. (voir la question: Comment libérer de l'espace?)
• Supprimez les équipes Teams d'un trimestre terminé.