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Le SOC est la structure officielle de classification à l’Université de Montréal basée sur les missions et les activités de gestion de l’Université. Il doit être utilisé pour organiser les documents numériques dans les différents répertoires de DOCUM. Le SOC est composé de dossiers formés d’une cote numérique de cinq (5) chiffres et d’un intitulé dans lesquels sont classés les fichiers.  Les cotes sont reliées à des règles de gestion adoptées par l’Université.  Pour en savoir plus, consultez le guide

Les cotes sont reliées à des règles de gestion adoptées par l’UdeM.  Une cote numérique est composée de cinq (5) chiffres et d’un libellé dans lequel sont classés les fichiers.  La partie numérique permet d’avoir un identifiant unique pour tous.  Pour plus d’information, consultez la section 3.2 du le guide

Les structures de classification de chaque secteur ou répertoire ont été simplifiées et personnalisées, en collaboration avec les usagers, afin de répondre à leurs besoins spécifiques et de faciliter le repérage. Ces structures peuvent être modifiées au besoin. Veuillez communiquer avec le responsable de votre secteur pour l’ajout d’une cote absente de votre structure.

Vous pouvez effectuer une recherche en ligne dans l’outil de recherche des règles de gestion, accessible sur le site web de la

ATTENTION : Il est important de ne pas créer des cotes de classification qui n’existent pas. Si vous ne trouvez pas sous quelle cote classer un document, écrivez à soutien@archiv.umontreal.ca ou composez le 33849.

Le SOC contient plusieurs cotes, mais elles ne sont pas nécessairement toutes utilisées dans votre secteur.  Si vous souhaitez utiliser une cote qui n’est pas présente dans votre structure, veuillez vous référer au document Structure de dossiers (avec intitulés courts) disponible dans la boîte à outils du site web de la

Le libellé d’une cote de classification peut être légèrement modifié ou personnalisé dans la mesure où cela respecte la portée de la série. Cependant, la cotation ne doit jamais être modifiée.

Une cote de classification qui n’est pas utilisée peut être supprimée. Toutefois, il est important de s’assurer au préalable que tous les utilisateurs du répertoire ont transféré leurs fichiers.  De plus, il faut vérifier auprès du responsable de secteur ou du supérieur que cette cote ne sera pas utile ultérieurement.

Des règles d’écriture ont été établies pour faciliter l’identification des documents, raccourcir les noms des fichiers et prévenir les problèmes de compatibilité. En autres, il est suggéré de remplacer les espaces entre les mots par la barre de soulignement (« _ ») ou par le tiret (« - »), d’éviter les signes diacritiques (accents et ponctuation), les caractères spéciaux, les mots vides, les adjectifs et les adverbes. Pour en savoir plus sur les règles d’écriture et pour avoir des exemples de noms de fichiers, consultez la section 5 du consultez le guide

La DGDA a élaboré un document contenant des abréviations d’expressions et de noms utilisés à l’UdeM. Ces abréviations sont proposées à titre d’exemple et ne sont pas obligatoires. Pour en savoir plus, consultez le document Liste d’abréviations disponible dans la boîte à outils du site web de la

L’envoi de fichiers en pièces jointes a pour effet de surcharger les boîtes aux lettres et de créer des versions multiples d’un même document. Il est donc préférable de les transmettre au moyen d’hyperliens. Si le lien mène à un espace protégé, s’assurer que le destinataire possède les permissions d’accès à cet espace, sans quoi il lui sera impossible d’y accéder.

Pour la procédure de création d'un lien hypertexte dans un courriel, consultez la section 13 du le guide

Pour pouvoir consulter un fichier au moyen d’un lien hypertexte, le destinataire doit avoir les droits d’accès à l’espace dans lequel se trouve le fichier. Si ce n’est pas le cas, le fichier devra être transmis en pièce jointe.

Oui. Pour la procédure de recherche dans le contenu d’un fichier, consultez la section 14.2 du le guide

Pour la procédure de création de raccourcis dans la barre de tâches, consultez la section 12 du le guide

Il est possible que l’objet (fichier, dossier) vers lequel le raccourci mène ait été déplacé. Ce raccourci doit alors être supprimé et recréé vers le nouvel emplacement. Pour la procédure de création de raccourcis dans la barre de tâches, consultez la section 12 du le guide

ATTENTION : Si les raccourcis ont été créés avant la migration de vos fichiers sur DOCUM, ils devront tous être recréés.