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Afin d’assurer la qualité des renseignements fournis par les bénévoles impliqués et leur validation, les organisations doivent être soumises pour approbation pendant l’année en cours. Le Relevé de l'engagement étudiant n’est pas rétroactif. Pour le Relevé, une année correspond à une année universitaire, soit du 1er septembre au 31 aout.
Par exemple, pour obtenir une reconnaissance pour l’année 2021-2022, les organisations doivent soumettre une demande d’approbation au Relevé de l'engagement étudiant entre le 1er 1er septembre 2021 et le 15 avril 2022 et les bénévoles doivent soumettre leur engagement entre le 1er septembre 2021 et le 30 avril 2022.
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Afin de pouvoir être incluse dans le Relevé de l’engagement, l’organisation doit fournir de l'information complète et vérifiable aux gestionnaires qui lui permettent de faire une évaluation de l’organisation proposée. Les renseignements demandés se retrouvent sur la page d’information de la ou du responsable d'une l'organisation et sur le Relevé.
Une organisation sera disponible pour les bénévoles seulement lorsque l’ensemble de l'information y aura été colligé par la ou le responsable de ld'une organisation et validé par les gestionnaires.
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Une organisation doit identifier deux (2) responsables de la validation pouvant attester de l’engagement des bénévoles dans leur organisation. Elles ou ils doivent être en mesure de confirmer tous les renseignements colligés de l’expérience d’engagement d’un bénévole: fonction occupée, heures, dates, actions posées et compétences susceptibles d’avoir été développées.
L’identification d’une deuxième personne est nécessaire pour permettre à une ou un responsable de l'organisation de faire valider ses propres engagements et pour faciliter le processus de validation, si la première personne n’est pas en mesure de valider une expérience.
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