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Étape 1: les démarches préliminaires
- Consultez la liste des regroupements déjà reconnus par l'UdeM pour vous assurer que le groupe que vous voulez créer n'existe pas encore sur le campus ou que le nouveau regroupement étudiant n'entre pas en concurrence avec les orientations ou les activités d'un groupe déjà existant.
- Prenez connaissance de la Politique sur les regroupements étudiants 20.13.
- Définissez la mission, l’orientation et les objectifs du regroupement.
- Rassemblez un noyau d’étudiantes et étudiants fondatrices et fondateurs.
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Tous ces documents doivent être joints à l'enregistrement en ligne du regroupement et des membres du conseil exécutif :
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Prendre connaissance du Protocole d’entente et de la liste des groupes déjà membres.
Étape 2: planification d’une rencontre importante
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- faire les amendements nécessaires à votre charte constitutive avec vos règlements généraux;
- rédiger le procès-verbal de l'AG annuelle (modèle Word | PDF) relatant les discussions entourant l'élection du nouvel exécutif et des amendements de la charte s'il y a lieu;
- rédiger le bilan des activités tenues l’année précédente (sauf pour les groupes membres du soutien aux regroupements étudiants qui doivent le remettre avant le 30 mai);
- rédiger la planification préliminaire des activités/objectifs de l'année en cours (modèle Word | PDF);
- mettre à jour de la liste des membres actives et actifs (prénom, nom et matricule) dont la majorité doit être composée d’étudiantes et étudiants de l’UdeM;
- joindre tous les documents à l'enregistrement en ligne du regroupement et du conseil exécutif.
Étape 2: pour tous les regroupements étudiants, acheminer les documents de reconnaissance en les numérisant et en les envoyant à la personne-ressource par courriel et enregistrer en ligne les nouveaux membres du comité exécutif
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