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Un secteur est un répertoire (dossier) de partage de fichiers créé dans DOCUM qui permet au personnel d’une même équipe (ex. : secteur « académique» pour les TGDE d’une unité) de travailler dans un espace commun. Cet espace est sécurisé par des droits d’accès limités au personnel autorisé.  De plus, des sauvegardes automatiques sont exécutées quotidiennement. Pour en savoir plus, consultez le guide

Les dossiers « secteur » ont été planifiés afin de simplifier la gestion des permissions. Le responsable des accès crée des groupes de permissions pour chaque secteur.  Cela évite de gérer des permissions de façon individuelle à l’intérieur d’une seule structure.

Oui, puisque vous n’avez pas nécessairement les mêmes droits d’accès que vos collègues. Sur les anciens serveurs, peu importe les permissions d’accès, tous les dossiers étaient visibles par le personnel d’une même unité.  Sur DOCUM, les dossiers sont visibles selon les permissions d’accès attribuées à chaque personne.

Cela dépend des besoins de partage et des restrictions d’accès pour les documents de votre secteur. Si vous pensez qu’un collègue devrait avoir accès à l’ensemble de votre secteur ou si vous avez un besoin de partage plus spécifique, communiquez avec le responsable de l’espace DOCUM de votre unité. 

Si vous avez accès à plusieurs répertoires, cela signifie que vous devez normalement avoir besoin de ceux-ci dans le cadre de vos fonctions.  Pour connaître votre répertoire principal ou si vous pensez avoir des accès dont vous n’avez pas besoin, communiquez avec le responsable de l’espace DOCUM de votre unité.

Le répertoire « Collaboration » permet de regrouper des dossiers permettant une collaboration entre les membres de secteurs différents.  Ces dossiers peuvent être d’usage temporaire ou permanent.

Temporaire : Fichiers qui doivent être partagés entre membres de plusieurs secteurs pour une durée limitée. Une fois la collaboration terminée, le ou les documents finaux devront être classés dans la structure de l’un des secteurs de l’unité. Ex. : agrément, collation des grades, etc.

Permanent : Fichiers qui doivent être partagés de façon permanente, soit par l’ensemble du personnel de l’unité ou par quelques membres de secteurs différents.  Ex. : guides, dépliants, horaires, etc.