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Vous êtes capable de définir le rôle des différents bénévoles au sein de votre organisation et vous êtes responsable au sein d’une des organisations suivantes?

• Les associations étudiantes
• Les groupes membres du soutien aux regroupements étudiants
• Les activités de l’Action humanitaire et communautaire des Services à la vie étudiante

Vous êtes au premier rang pour vos bénévoles; c’est seulement lorsque vous aurez créé un profil d’organisation que vos bénévoles pourront faire reconnaitre leur engagement.

Afin qu’une organisation puisse être incluse dans le Relevé de l’engagement étudiant, elle doit être préalablement acceptée par la ou le gestionnaire. Des critères d’inclusion seront utilisés afin qu’elle ou il accepte ou refuse une demande d’ajout d’organisation au Relevé de l’engagement étudiant.

Date limite

Créez votre organisation le plus tôt possible, idéalement avant la fin du trimestre, afin que la communauté étudiante puisse faire reconnaitre ses engagements.

Notez qu'il n'est pas possible de faire reconnaitre un engagement pour une année précédente. Une année se termine le 31 aout.

Étape par étape

Création d'un profil

1. Suivez la formation en ligne.
   1. Afin de vous accompagner durant la création de votre profil, vous pouvez consulter cette Aide-mémoire
2. Suivez la formation en ligne.
3. Vous devez avoir en main: le nom officiel de votre organisation, une définition pour votre organisation, une liste des fonctions occupées par des bénévoles, une définition pour chacune de leurs fonctions.
4. Vous devez avoir identifié deux (2) personnes au sein de votre organisation qui pourront valider les engagements de vos bénévoles.

• • Si vous n'avez pas toute l'information nécessaire, vous pouvez toujours sauvegarder le profil de votre organisation et y revenir plus tard.

  • Si vous ne retrouvez pas dans les listes défilantes (actions, catégories d'organisation, type d'organisation...)  des choix qui correspondent à votre organisation, vous pouvez demander de faire ajouter des choix. Nous analyserons la demande en fonction de la nature de l'application et des choix déjà présents dans les listes. Pour communiquer votre demande: engagementetudiant@sve.umontreal.ca  514 343-6111 poste 6394.

  • Votre organisation sera disponible pour les étudiantes et les étudiants dans l’application lorsque les responsables de la validation auront confirmé leur participation et que les gestionnaires auront confirmé votre organisation.

    
    

Mise à jour d'un profil

En septembre de chaque année, nous vous demandons de mettre à jour le profil de l'organisation.

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C'est le moment de réviser l'ensemble du profil. 

• Pour confirmer le nom des responsables:  vous répondez au courriel que vous recevrez à l'adresse de l'organisation
• Pour demander une modification des descriptions (organisation ou fonction):  engagementetudiant@sve.umontreal.ca  514 343-6111 poste 6394.

En cours d'année, vous pouvez aussi demander une modification du profil en communicant : engagementetudiant@sve.umontreal.ca  514 343-6111 poste 6394.

Validation

1. Suivez la formation en ligne.
   1. Afin de vous accompagner durant la validation d'un engagement, vous pouvez consulter cette Aide-mémoire
2. Lorsqu’une ou un bénévole demande à ajouter un engagement à son relevé, en tant que responsable de la validation, vous recevrez un message sur votre courriel institutionnel.
3. Vous devez vous assurer que l’engagement correspond à votre connaissance de la participation de la ou du bénévole: période de l’engagement, durée, compétences susceptibles d’avoir été acquises, actions posées.
   1. Si vous êtes d’accord avec la description de l’engagement, cliquez sur « Valider » et l’activité sera ajoutée à son relevé.
   2. Si vous êtes en désaccord avec la description de l’engagement, communiquez avec la ou le bénévole concerné afin d’échanger sur la situation.
      Si vous en arrivez à un accord, choisissez « Demande de modification » afin de lui permettre de modifier l’engagement. Si le désaccord persiste, cliquez sur « Rejeter ». La ou le bénévole sera informé de ce rejet.
   3. En cas de rejet de l’engagement, si la personne bénévole en fait la demande, les gestionnaires du Relevé de l’engagement étudiant appliqueront le processus de médiation.

Contact(s)

Pour accéder au relevé

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Personne-ressource du Relevé de l’engagement étudiant 
engagement@vieetudianteengagement@sve.umontreal.ca 
514 343-6111, poste 1852