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Les intervenants pourront réserver en cours d’année des locaux pour leur besoin de visionnement, d’appels téléphoniques liés aux dossiers clients, de cotation, d’assistanat et exceptionnellement pour une rencontre client à l’extérieur des plages attitrées pour leur équipe. Pour vérifier la disponibilité des locaux et effectuer une réservation pour l’un d’eux, les intervenants pourront accéder au logiciel GRR (Gestion et Réservation de Ressources : http://testothequeudem.mygrr.net/).
RÈGLEMENTS POUR LA RÉSERVATION DES LOCAUX DE LA CUP
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Afin d’assurer à tous le temps nécessaire de réservation de locaux pour répondre aux exigences du stage, il est très important de maintenir les réservations des locaux à jour et de respecter le nombre d’heures allouées par semaine
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par équipe. Chaque intervenant devra veiller à maintenir ses réservations à jour afin de ne pas bloquer un local inutilement. Ceci permettra à d’autres intervenants d’utiliser ce même local.
De plus, le respect des horaires de réservation des locaux ainsi que du nombre d’heures allouées est prioritaire afin d’assurer un meilleur fonctionnement au sein de la Clinique. Lors de la réservation d’un local, il faut donc prévoir le temps nécessaire pour la préparation de la salle avant la rencontre du client et celui nécessaire pour libérer le local à la fin de la rencontre.
Enfin, les locaux de la CUP sont réservés à l’usage exclusif de travail en lien avec les stages cliniques. Les salles cliniques devraient servir d'abord et avant tout pour les entrevues avec les clients; toutefois, en cas de conflit, l’ordre de priorité pour les intervenants concernant les réservations est le suivant :
- Équipes de stage clinique
- Stages connexes (relation, supervision)
- Cliniciens associés
- Recherche clinique
- Autres
Attribution des locaux et nombres d’heures par semaine par équipes de stage
En 2022-2023, il y a 32 équipes de stage dans les différents programmes cliniques. Chaque équipe se verra attribuer une plage horaire de supervision en début d'année universitaire
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.
Le nombre d’heures attribué par semaine par équipe dépend du nombre de stagiaires composant l’équipe ainsi que du stage.
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Évaluation psy
• 4 heures avec salle adjacente pour la supervision et les rencontres avec les clients (2 locaux réservés pour 4 heures chacun en même temps)
• 4 heures sans salle adjacente pour le visionnement
Intervention psy
• 4 heures sans salle adjacente pour la supervision
• 12 heures sans salle adjacente pour les rencontres avec les clients
• 28 heures sans salle adjacente pour le visionnement, incluant certaines heures qui peuvent être aux mêmes moments que les heures pour les rencontres clients si vous souhaitez faire de l’observation en direct.
Évaluation neuropsy
• 6 heures sans salle adjacente pour la supervision
• 12 heures avec salle adjacente pour les rencontres clients (2 locaux adjacents, aux mêmes heures, totalisant 12 heures chacun)
• 20 heures sans salle adjacente pour le visionnement
Ce nombre d’heures peut être fractionné en fonction de vos besoins pour les plages de visionnement, mais doit demeurer en blocs de 4 heures pour les rencontres clients. Les blocs horaires de 4 heures sont répartis comme ceci durant la journée : 8h30-12h30, 12h30-16h30 et 16h30-20h30. Le nombre de locaux disponibles étant restreint, il est important de respecter ces consignes.
3. Libérer les locaux non utilisés
Il est important de ne pas bloquer des locaux inutilement. Si vous n’avez plus besoin d’un local réservé, annulez votre réservation le plus rapidement possible. Ceci permettra d’offrir une plus grande disponibilité à tous les intervenants de la CUP.
4. Respect des plages horaires réservées
Lorsqu’une personne réserve un local, elle doit respecter les plages horaires indiquées (dates et heures) à son nom. Le temps prévu pour la préparation du local avant la rencontre et celui prévu pour libérer le local à la fin de la rencontre doit être inclus dans la plage horaire réservée.
5. État des locaux
Mobilier
Il est permis de déplacer le mobilier afin de rendre le local plus pratique pour vos besoins. Cependant, il est impératif de le remettre en place avant de quitter le local.
De même, si vous transférez des chaises d’un local de rencontre à un local d’observation, ou vice versa, il faut absolument les rapporter dans leur local d’origine avant de quitter le local.
Propreté
Le service d’entretien de l’UdeM ne procède pas ramassage des ordures à tous les jours. Il est donc important, pour le confort de tous, d’éviter de jeter de la nourriture dans les poubelles des locaux de la CUP. Les déchets périssables ou odorants doivent être jetés dans les poubelles fixées aux murs des corridors, près des escaliers du pavillon.
L’entretien des locaux n’est pas fait à tous les jours, aussi afin de répondre aux nombreuses demandes qui ont été faites en ce sens, des balais et porte-poussières ont été achetés et sont mis à votre disposition dans le local de dossiers. N’oubliez pas de les rapporter après usage, svp.
Des rouleaux de papier essuie-main et des bouteilles de produits nettoyants sont également disponibles dans le local de dossiers ainsi que dans les locaux ayant une armoire. Une bouteille de désinfectant est également disponible dans chaque local.
Finalement, pensez à rapporter tous vos effets personnels lorsque vous libérez un local : tasse, journal, bouteille d’eau, etc. ne devraient pas être laissés dans les locaux. Ceci permettra ainsi à l’équipe suivante de trouver un local en ordre et prêt à l’utilisation.
6. Observation en direct
ATTENTION : n’oubliez pas de réserver deux locaux si vous souhaitez faire de l’observation en direct. Par exemple, si vous réservez l’un des locaux suivants (E-302.1 ou E-302.2) et que vous souhaitez observer dans le local adjacent, vous devrez réserver les deux locaux. Sans réservation double, le second local pourrait être utilisé par un autre intervenant.
Il n’est cependant pas obligatoire de réserver des locaux adjacents. Il est possible de visionner en direct à partir de tous les locaux de la CUP ayant un ordinateur.
7. Séance en cours
Lorsque vous utilisez un local, pensez à faire glisser l’affiche indiquant Occupé sur la porte. Cela indiquera aux autres utilisateurs qu’une séance est en cours. Un accroche-poignée de porte est également disponible à cette fin dans chaque local.
Il est important de retirer l’accroche-poignée ou de remettre la mention Libre lorsque vous quittez le local.
ATTENTION - N’entrez jamais dans un local sans avoir vérifié au préalable que celui-ci est bel et bien libre : vous risqueriez d’interrompre une séance client.
8. Périodicité
Vous pouvez indiquer une périodicité lors de la réservation d’un local : cette option permet de bloquer le même local à la même heure et à la même journée de la semaine si vous devez faire un suivi avec un client sur plusieurs semaines.
DESCRIPTION DES LOCAUX DISPONIBLES À LA CUP
Locaux Adulte (1 ordinateur, 2 caméras, 1 micro, 2 haut-parleurs, 1 barre d'alimentation multiple)
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Cadran
(CE: électrique, CP: à pile)
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D-320.1
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E-302.2
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E-302.3
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E-302.4
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E-325
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CP 3624
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E-327.1
...
4
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Locaux Enfants (1 ordinateur, 2 caméras, 1 micro, 2 haut-parleurs, 1 barre d'alimentation multiple)
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Cadran
(CE: électrique, CP: à pile)
...
Cadran
(CE: électrique, CP: à pile)
...
Cadran
(CE: électrique, CP: à pile)
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7 tables, 15 chaises grises, 7 chaises bleues, 1 tableau blanc, 1 petite table ronde;
Cartables de normes
...
9 tables pliantes rangées dans les armoires, 15 chaises, 1 meuble d'ordinateur, 1 moyenne table, 1 tableau blanc;
Cartables de normes dans l'armoire centrale.
...
Cadran
(CE: électrique, CP: à pile)
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2 tables, 5 chaises
Cartables de normes
...
Cadran
(CE: électrique, CP: à pile)
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Casiers et pigeonniers pour les équipes, boitier pour les clés,
1 ventilateurs, 2 balais et porte-poussière, 1 porte-poussière individuel, 2 sacs contenants chacun 4 tapis en casse-tête, 1 maison pour figurines, 1 chariot à jouets et matériel de bricolage
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Cadran
(CE: électrique, CP: à pile)
...
Clés des locaux
Chaque intervenant (y compris les superviseurs et assistants-superviseurs) obtiendra en début d’année une clé pour ses locaux. Un dépôt de 20,00$ par clé sera demandé aux stagiaires. Celui-ci leur sera remis lors du retour de la clé à la fin de l’année. En cas de perte de la clé, le dépôt sera conservé pour son remplacement. Pour obtenir vos clés, présentez-vous à la testothèque.
Lorsqu’un intervenant réserve un local pour lequel il n’a pas la clé, il peut récupérer celle-ci dans la salle de dossiers (E-309). Il est très important de retourner la clé aussitôt que la réservation du local est terminée afin que d’autres intervenants puissent également l’emprunter.
Il est très important cette année de désinfecter les clés retournées en les plongeant dans le contenant de désinfectant disponible près du boitier de rangement des clés. Il faut ensuite essuyer l’excédent de désinfectant à l’aide d’un essuie-tout avant de les ranger dans le boitier.
Un boitier contenant les clés des locaux est disponible dans le local de dossiers. Celles-ci sont disponibles en libre-service et doivent être rapportées immédiatement à la fin de l’utilisation du local.
Salle de dossiers (E-309)
La salle de dossiers, située au local E-309 (immédiatement à la gauche en entrant par les portes donnant accès aux locaux de la Clinique) sert de nombreuses fonctions, et permet :
- L’entreposage des dossiers en cours à la Clinique;
- La possibilité de transmettre des messages et autres informations confidentielles, dans un endroit réservé exclusivement aux intervenants de la Clinique;
- L’accès à certains documents liés à la pratique (p. ex. : carte d'affaires de la CUP, formulaires).
- L’accès à du matériel (p. ex. : boites de mouchoirs, balais et porte-poussière, etc.)
Chaque équipe se verra assigner un casier où il pourra entreposer ses dossiers clients en cours. Au début de l’année, chaque intervenant recevra deux codes numériques : l’un pour accéder à la salle de dossiers et le second pour ouvrir son casier.
À cet égard, il est important de souligner l’importance de maintenir la sécurité à la salle de dossiers. Évidemment, il est STRICTEMENT INTERDIT DE PARTAGER/TRANSMETTRE LE CODE ou de PERMETTRE L’ACCÈS à la salle de dossiers à des personnes qui ne sont pas intervenantes à la Clinique.
Les formulaires de la CUP sont mis à votre disposition au local E-309 (formulaires de consentement, autorisation de transmettre l’information, notes d’évolution, attestation de présence, etc.). N’hésitez pas à informer le secrétariat s’il manque des exemplaires.
Pigeonniers
Tous les superviseurs-cliniciens se verront assigner un pigeonnier à la salle de dossiers. Toute information ou tout message pourra être placé dans les pigeonniers à l’intention du psychologue et/ou des membres de son équipe de stage.
| Warning |
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IL EST IMPORTANT DE S’ASSURER QUE TOUTE INFORMATION CONFIDENTIELLE NE SOIT PAS VISIBLE aux autres intervenants et par conséquent, devrait être placé dans une enveloppe; LES DOSSIERS CLIENTS, ET TOUT DOCUMENT S’Y RATTACHANT DOIVENT QUANT À EUX ÊTRE RANGÉS DANS LES CASIERS. |
Matériel disponible
Du matériel est mis à la disposition des intervenants dans le local de dossiers, tel que : balais et porte-poussière, boites de mouchoir, rouleaux d’essuie-main, produits nettoyants, une maison pour figurines, un chevalet de présentation, deux sacs contenants chacun quatre tapis en casse-tête et un chariot de jouets et de matériel de bricolage.
Tout matériel emprunté doit être rapporté par l’intervenant à cet endroit à la fin de son utilisation et faire l’objet d’une désinfection.
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1) Sélectionnez Réservation confirmée si la rencontre est confirmée avec le client ;
2) Sélectionnez une date ultérieure si la rencontre n’a pas encore été confirmée avec le client ;
ATTENTION : Les réservations non confirmées seront automatiquement supprimées après 7 jours! N’oubliez donc pas de confirmer votre réservation avant ce délai.
Domaine : le domaine correspond à l’usage pour lequel le local est dédié, en tenant compte de la clientèle rencontrée. Chaque local est associé à une catégorie précise. Vous devez donc, dans la mesure du possible, utiliser les locaux associés à la catégorie correspondant à vos besoins.
Les domaines disponibles sont les suivants :
- Cotation
- Évaluation neuropsychologique
- Évaluation/Intervention adulte
- Évaluation/Intervention enfant
- Cliniciens associés
- Rencontre de groupe
- Visionnement et appels téléphoniques
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- Appels téléphoniques
- Rencontres clients
- Rencontres d’équipe
- Stage relation
- Stage supervision
- Supervision
- Visionnement
Périodicité : vous pouvez indiquer une périodicité à votre réservation, par exemple, si votre réservation doit se reconduire d’une semaine à l’autre durant une période précise.
Il vous suffit de cliquer sur le bouton Cliquez ici pour ouvrir les options de périodicité en haut à la droite de l’écran (voir la flèche rouge de l’image précédente).
Les options suivantes vont alors s’afficher et vous pourrez définir le type et la date de fin de périodicité souhaités (voir les flèches rouges ci-dessous)
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Conflit entre réservations
La nouvelle réservation entre en conflit avec la(les) réservation(s) suivante(s) :
Nancy Letendre 2134 (mardi 21 août 2018 13:00:00) (Voir la journée | Voir la semaine | Voir le mois)
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