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DOCUM est le nouveau service de partage de fichiers pour remplacer les espaces de stockage institutionnels actuels de l’Université de Montréal (Ocean, Everest, Prunier, Fama et Poseidon). Il repose sur un environnement de stockage en réseau (NAS) robuste et évolutif.  De plus, il offre davantage d’espace aux unités.  Les documents hautement confidentiels ou stratégiques ainsi que les versions finales des documents institutionnels doivent obligatoirement être enregistrés sur DOCUM.

Un secteur est un répertoire (dossier) de partage de fichiers créé dans DOCUM qui permet au personnel d’une même équipe (ex. : secteur « académique» pour les TGDE d’une unité) de travailler dans un espace commun. Cet espace est sécurisé par des droits d’accès limités au personnel autorisé.  De plus, des sauvegardes automatiques sont exécutées quotidiennement. Pour en savoir plus, consultez le guide

Le SOC est la structure officielle de classification à l’Université de Montréal basée sur les missions et les activités de gestion de l’Université. Il doit être utilisé pour organiser les documents numériques dans les différents répertoires de DOCUM. Le SOC est composé de dossiers formés d’une cote numérique de cinq (5) chiffres et d’un intitulé dans lesquels sont classés les fichiers.  Les cotes sont reliées à des règles de gestion adoptées par l’Université.  Pour en savoir plus, consultez le guide  

Les règles de gestion constituent un outil de gestion documentaire organisé selon les cotes numériques du système officiel de classification (SOC). Elles donnent un cadre pour classer les documents institutionnels, connaître leurs durées de conservation, leur mode de disposition (élimination ou archivage) et assurer la sécurité de l’information qu’ils contiennent. Tous les documents institutionnels doivent être classés, conservés et sécurisés selon ces règles. Pour en savoir plus, consultez le guide

La documentation relative à DOCUM est accessible ici:

• résumé du guide DOCUM-SOC : http://ti.umontreal.ca/secure/1142/FormationDOCUM-Aide-memoire.pdf
• résumé du guide de gestion des espaces DOCUM : http://ti.umontreal.ca/secure/1142/resume_CA.pdf
• guide DOCUM-SOC : http://ti.umontreal.ca/secure/1142/GuideDOCUM.PDF
• guide de gestion des accès dans DOCUM : http://ti.umontreal.ca/secure/1142/GuideCA-DOCUM.pdf