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titleDOCUM


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titleQu’est-ce que DOCUM?

DOCUM est le nouveau service de partage de fichiers mis en place pour remplacer les espaces de stockage institutionnels actuels de l’Université de Montréal (Ocean, Everest, Prunier, Fama et Poseidon). Il repose sur un environnement de stockage en réseau (NAS) robuste et évolutif.  De plus, il offre davantage d’espace aux unités.  Les documents hautement confidentiels ou stratégiques ainsi que les versions finales des documents institutionnels doivent obligatoirement être enregistrés sur DOCUM.

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titleEst-ce que tous mes documents doivent être sauvegardés sur DOCUM?

Les documents suivants doivent obligatoirement être sauvegardés sur DOCUM :

  • tous les documents hautement confidentiels ou stratégiques;
  • toutes les versions finales des documents d’une unité;
  • tous les documents nécessaires à la continuité des opérations de l’unité.

Pour en savoir plus, consultez le document Règles d’utilisation des espaces de stockage disponible dans la boîte à outils du site web de la

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linkTextDGDA
hrefhttp://www.archiv.umontreal.ca/service/regles_gestion/rdg_accueil.html
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titleQu’est-ce qu’un document hautement confidentiel?

À l’Université de Montréal, on définit un document hautement confidentiel comme étant un document contenant des informations sensibles, dont l’accès et l’utilisation sont strictement réservés à des personnes ou à des entités désignées et autorisées.  Quel que soit le format, un document hautement confidentiel contient des éléments stratégiques ou des renseignements personnels dont la divulgation non autorisée risquerait de causer des préjudices élevés ou critiques à une unité ou à l’ensemble de l’Université, à ses partenaires ou à des individus (étudiants, employés, clients des cliniques, locataires des résidences, abonnés des bibliothèques, abonnés des services sportifs ou autres), notamment le numéro d’assurance sociale, le dossier santé, les cartes de paiement, etc.

Pour en savoir plus, consultez la page 2 du document Règles d’utilisation des espaces de stockage disponible dans la boîte à outils du site web de la

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linkTextDGDA
hrefhttp://www.archiv.umontreal.ca/service/regles_gestion/rdg_accueil.html
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titleComment me connecter à DOCUM depuis mon poste de travail?

Afin de vous connecter à DOCUM, vous devez préalablement avoir accès à un espace d’unité sur DOCUM, soit après la création d’un nouvel espace ou suivant la migration de votre ancien espace de partage de fichiers (Ocean, Everest, Fama, Prunier ou Poseidon).  Dans ce cas, vous aurez accès automatiquement à DOCUM par le lecteur utilisé pour l’ancien partage, soit habituellement le « V:\ ».  Si ce n’est pas le cas, consultez le guide

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linkTextPartage de fichiers dans DOCUM
hrefhttp://www.ti.umontreal.ca/secure/1142/GuideDOCUM.pdf
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ou informez-en votre supérieur ou le responsable informatique de votre unité.


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titlePuis-je me connecter à DOCUM si je travaille depuis l’extérieur de l’UdeM?

Oui, après avoir préalablement effectué une connexion VPN. Pour la procédure, consultez le guide

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linkTextPartage de fichiers dans DOCUM
hrefhttp://www.ti.umontreal.ca/secure/1142/GuideDOCUM.pdf
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titleEst-ce que DOCUM offre la possibilité de restaurer un fichier supprimé ou une version antérieure d’un fichier?

Oui.  Vous pouvez restaurer les versions de fichiers enregistrés depuis les derniers 30 jours ou une version mensuelle pour chacun des quatre (4) mois précédents.  Les copies de sauvegarde sont exécutées tous les soirs vers 23h00. Les fichiers peuvent donc être restaurés à partir du jour suivant leur enregistrement.  Pour connaître la procédure, consultez le guide

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linkTextPartage de fichiers dans DOCUM
hrefhttp://www.ti.umontreal.ca/secure/1142/GuideDOCUM.pdf
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.

ATTENTION :

Il n’est pas recommandé de restaurer un dossier complet, particulièrement si vous partagez un répertoire avec des collègues.  Vous pourriez restaurer des versions de fichiers non désirées.


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titleLe lecteur V ne se connecte pas de façon automatique à mon espace d’unité sur DOCUM. Pourquoi? Que puis-je faire ?

Plusieurs raisons peuvent expliquer cette situation.

  • Votre compte SIM n’a pas été intégré à l’un des groupes faisant partie du groupe principal « unité-docum ». Veuillez contacter le responsable de l’espace DOCUM de votre unité afin qu’il effectue les vérifications.  Le responsable pourra ajouter votre code d’accès si celui-ci ne fait pas partie du groupe d’accès à DOCUM.
  • Le script de démarrage de votre compte SIM n’a pas été ajusté à celui de votre unité.  Veuillez contacter le responsable de l’espace DOCUM de votre unité afin de faire ajuster le script de démarrage de votre compte.
  • Si votre lecteur réseau « V » est déjà connecté à une autre ressource, il faut déconnecter ce lecteur par l’Explorateur Windows, menu Ordinateur, sélectionner le lecteur « V » et cliquer sur Déconnecter. Redémarrer ensuite votre ordinateur.  Une connexion automatique au lecteur « V » sur DOCUM sera créée.
  • Il est possible d’avoir qu’un seul script de démarrage défini pour un compte SIM. Si vous travaillez dans plus d'une unité, vous pouvez ajouter une nouvelle connexion permanente sur une autre lettre de lecteur réseau. Veuillez contacter le Centre de services des TI afin d’obtenir de l’aide. 
  •  Il est possible qu’un identifiant, tel qu’un autre code d’accès, soit associé à « \\docum\unité ».  Cet identifiant doit être supprimé par le Panneau de configuration, menu Gestionnaire d'identification, section Informations d’identification Windows.  Cliquer ensuite sur la flèche au bout de l’information concernant la connexion au lecteur « V » et cliquer sur Supprimer. Vous pouvez contacter le Centre de services des TI pour obtenir de l’aide. 

En tout temps, vous pouvez communiquer avec le Centre de services des TI au 514-343-7288 pour obtenir de l’aide.


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titlePuis-je accéder à DOCUM à partir d’un appareil mobile?

Oui.  Vous devez effectuer une connexion VPN à l’aide de l’application Pulse Secure.  Vous pouvez télécharger Pulse Secure et configurer votre appareil mobile en vous référant aux liens ci-dessous :

 ·         Appareil mobile Apple IOS :

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linkTextPulse Secure (IOS)
hrefhttp://www.dgtic.umontreal.ca/documents/Config_VPN-Apple-IOS-Pulse-Secure.pdf
  

 ·         Appareil mobile Android : 

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linkTextPulse Secure (Android)
hrefhttp://www.dgtic.umontreal.ca/documents/Config-VPN-Android_secure.pdf

Par la suite, selon votre appareil, vous devez utiliser une application qui permet d’accéder à un espace de stockage de type « NAS ».  Vous pouvez utiliser 

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linkTextRemote File Manager
hrefhttps://itunes.apple.com/ca/app/remote-file-manager/id608738784?mt=8
  pour un appareil mobile Apple IOS et
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linkTextES File Explorer Manager
hrefhttps://play.google.com/store/apps/details?id=com.estrongs.android.pop&hl=en
 pour un appareil mobile Android.


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titleComment puis-je obtenir le service DOCUM ?

Vous devez consulter la section « Comment obtenir le service » de l’ offre de service DOCUM .


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