Les facultés ont la responsabilité de mettre en place les mesures d’accommodement aux examens de leurs cours pour les étudiants inscrits au service de Soutien aux étudiants en situation de handicap (SESH). Ce document a pour objectifs de vous outiller et de préciser votre rôle dans le processus. Il est important de se référer à la présente version électronique de ce document afin d’avoir accès à l’information la plus récente.
Obligation d’accommoder
Les chartes québécoise et canadienne des droits et libertés de la personne prévoient plusieurs droits fondamentaux, dont le droit à l’égalité.
Le devoir d’accommodement est un concept propre au droit à l’égalité.
Afin de soutenir la réussite étudiante, l’Université prend donc des mesures équitables et raisonnables pour faciliter l’accessibilité et l’intégration des personnes en situation de handicap aux études universitaires.
Responsabilité partagée
Le SESH évalue la situation de handicap et recommande les accommodements.
Les facultés responsables gèrent l’organisation des mesures d’accommodement aux examens.
Les unités et les enseignants collaborent à la mise en place des mesures.
L’étudiant participe activement à la recherche de possibilités d’accommodement, accepte un accommodement raisonnable et facilite l’implantation des solutions.
Préalablement à toute demande d’accommodement
L’étudiant doit s’inscrire au SESH. Au début du trimestre ou au plus tard trois semaines avant la date d’un examen, l’étudiant est censé vous présenter la Lettre des mesures d’accommodement émise par le SESH. C’est un bon moment pour clarifier et discuter des besoins avec ce dernier.
Demande d’accommodement
L’étudiant fait une demande par examen au moyen du formulaire en ligne (au plus tard 21 jours avant la date de l’examen lors des trimestres d’automne et d’hiver et 14 jours lors du trimestre d’été).
Il inscrit les informations relatives à l’examen que vous lui avez fournies (date, heure, durée, endroit, etc.) ainsi que les accommodements dont il a besoin pour cet examen en particulier.
Validation de l’enseignant
Dès que l’étudiant soumet une demande d’accommodement, un courriel automatisé vous avise.
À partir de ce courriel, en cliquant sur le lien prévu à cet effet, vous serez dirigé vers une interface (Annexe 1) qui :
indique les informations relatives à l’examen (date, heure, durée, endroit, etc.) fournies par l’étudiant;
spécifie les mesures d’accommodement demandées par l’étudiant;
vous demande d’inscrire dans le champ de notes prévue à cet effet :
toute modification des informations relatives à l’examen (date, durée, etc.) s’il y a lieu;
toute autre information pertinente à l’organisation de l’examen. Se référer au tableau Particularités de la page suivante;
si possible, un numéro de téléphone afin de communiquer avec vous pendant l’examen (question de l’étudiant; erreur dans l’examen; etc.);
les directives qui s’appliquent à tous les étudiants ne doivent pas être indiquées ici, mais plutôt notées sur les énoncés d’examen ou remises à la personne répondante de votre unité qui les fera parvenir en même temps que l’examen.
Si une mesure d’accommodement entre en contradiction avec les compétences et les connaissances évaluées ou si elle compromet l’atteinte des exigences du cours :
vous pouvez communiquer avec le SESH au 514-343-7928 afin de trouver une solution ou identifier des mesures de remplacement;
si vos démarches aboutissent à une entente particulière, le SESH vous confirmera les nouvelles modalités par courriel, en mettant en copie l’étudiant ainsi que la faculté responsable qui organise l’examen suivant ces modalités;
la section de notes ne doit pas servir à nous communiquer ce type d’information car les facultés responsables n’ont pas l’autorité de retirer ou de modifier une mesure d’accommodement.
Examen
Les directives de remise d’examen varient selon la faculté qui l’organise.
Seuls les examens intras, finaux et différés d’une durée de plus de 1 heure sont organisés par les facultés.
examens différés : lorsque le motif de l’absence est accepté par l’unité, l’étudiant peut faire une demande d’accommodement.
Particularités
Certains examens comportent des particularités dont les facultés responsables doivent tenir compte.
Il est important de les indiquer dans la section de notes de votre interface de validation de la demande.
Type d’examen | Quoi faire |
Examen en plusieurs segments (audio/écrit; oral/écrit; etc.) dont une partie doit absolument se dérouler dans la classe ou en votre présence. | Précisez cette information et indiquez l’heure la durée du segment en classe. Prenez entente s’il y a lieu avec l’étudiant pour les mesures d’accommodement du segment en classe. La faculté organisera le segment dans le local à part. |
Formats spéciaux (fichier audio; power point programmé; etc.) | Précisez les instructions. L’unité est responsable de fournir le matériel et l’examen dans le format approprié. Le SESH peut vous conseiller à ce sujet. |
Mini-test/Quiz Les facultés responsables n’organisent pas ces examens. | L’étudiant ne doit pas faire de demande par formulaire et devra s’adresser directement à vous pour prendre une entente s’il y a lieu. Le SESH peut vous conseiller à ce sujet. |
Examens qui se déroulent en laboratoire informatique et/ou qui nécessitent un logiciel spécial | Précisez cette information. La faculté demandera à l’unité de réserver un local spécial s’il y a lieu. |
1. Examens des cours pratiques qui se déroulent en laboratoire et qui nécessitent un équipement spécialisé autre qu’informatique (chimie, biologie, etc.) : Les facultés responsables n’organisent pas ces examens. 2. Examens des cours pratiques qui se déroulent en salle d’examen et qui ne nécessitent pas d’équipement spécialisé : les facultés organisent ces examens. |
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Les facultés n’organisent pas ces examens.
Les facultés organisent ces examens. |
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L’accès et/ou la durée de l’examen doivent être ajustés au contexte des étudiants (modification d’horaire et temps supplémentaire s’il y a lieu). | |
Adaptation d’un examen en format alternatif (braille, agrandissement, lecture par voix de synthèse, etc.)
Lorsque l’examen doit être adapté, la faculté responsable vous informe par courriel de la procédure à suivre et de la date de remise de l’examen au répondant de votre unité (7 jours ouvrés à l’avance).
Horaire
Il peut arriver que des mesures d’accommodement entraînent une modification d’horaire de l’examen. La faculté responsable du cours vous informe par courriel.
Feuille de notes mnémotechniques signée par l’enseignant
L’utilisation d’une feuille de notes mnémotechniques diffère de la feuille de notes qui serait permise à tous les étudiants.
Il s’agit d’une mesure d’accommodement :
aide-mémoire destiné à fournir des informations pour développer la réponse à une question;
méthode pouvant permettre de mémoriser par association d’idées et de résoudre un problème : ne vise pas à fournir la réponse.
L’étudiant la prépare et doit vous la soumettre pour acceptation et signature environ 1 semaine avant l’examen ou selon un délai convenu entre vous.
Lors de la tenue de l’examen, l’étudiant pourra se servir de cette feuille uniquement si elle est signée par vous.
Le SESH peut vous renseigner au sujet de cette mesure.
Annexe 1 - Interface de validation de l’enseignant
Annexe 2 - Liste des accommodements
Accompagnateur/interprète
Accompagnateur pour description d'éléments visuels ou lecture des questions à développement
Accompagnateur pour l'aide à la rédaction
Autoriser un interprète pour les examens
Matériel
Feuille de notes mnémotechniques signées par le professeur
Documents de notes de cours en format électronique
Dictionnaire papier
Dictionnaire électronique (de mots, synonymes, antonymes, conjugaison, etc.) - sur support ordinateur ou lexibook
Lecteur de musique pour favoriser la concentration (fourni par SESH)
Télévisionneuse portative
Calculatrice non programmable
Écouteurs à réduction du bruit ambiant (sans musique)
Examen adapté
Examen sous format texte électronique à adapter par SESH
Localisation
Local à part sans distraction (regroupé avec d'autres étudiants)
Local à part seul(e)
Local de l'examen au SESH (incluant équipement et ressources spécialisées)
Ordinateur
Ordinateur avec les logiciels spécialisés pour compenser les limitations visuelles
Ordinateur avec logiciel de correction Antidote (sauf si l’accommodement entre en conflit avec les compétences évaluées)
Ordinateur avec Word (assistance à l'écriture – traitement de texte)
Ordinateur avec logiciel d'aide à l'écriture - Wordq pour la prédiction de mots (sauf si l’accommodement entre en conflit avec les compétences évaluées)
Ordinateur avec Wordpad (sans correcteur)
Ordinateur avec logiciel permettant la lecture du texte par voix de synthèse (WordQ ou Balabolka)
Ordinateur avec logiciel permettant la reconnaissance de la voix (assistance à l'écriture – dictée vocale)
Fournir l'examen au format Word
Temps supplémentaire
Temps supplémentaire 33%
Temps supplémentaire 50%
Temps supplémentaire 100%
Bénéficier de pauses (cumulant au maximum 30 min)
Horaire
Commencer l'examen plus tôt dans la journée
Commencer l'examen plus tard dans la journée
Décaler l'examen dans la journée (si plusieurs examens sont prévus le même jour)
Déplacer l'examen à une autre journée (si plusieurs examens sont prévus le même jour