Cette fiche est nécessaire pour faire des demandes de service TI mais ne déclenche pas de travaux.
La fiche est construite automatiquement par le système en se basant sur les informations recueillies et est généralement disponible pour utilisation en moins de 5 minutes.
Une copie de la fiche sera publiée aux équipes TI qui nécessitent régulièrement une visibilité sur les projets DI.
En construction
Permet de modifier une fiche existante afin d'y faire des corrections ou des ajouts d'informations financières additionnelles.
Les modifications sont appliquées manuellement et deux jours ouvrables sont à prévoir avant que les changements soient disponibles.
En construction
Gestion de fiche de projet
Génère une fiche informative pour un projet.
Cette fiche est nécessaire pour faire des demandes de service TI mais ne déclenche pas de travaux.
La fiche est construite automatiquement par le système en se basant sur les informations recueillies et est généralement disponible pour utilisation en moins de 5 minutes.
Une copie de la fiche sera publiée aux équipes TI qui nécessitent régulièrement une visibilité sur les projets DI.
En construction
Permet de modifier une fiche existante afin d'y faire des corrections ou des ajouts d'informations financières additionnelles.
Les modifications sont appliquées manuellement et deux jours ouvrables sont à prévoir avant que les changements soient disponibles.
En construction
Déménagements et retraits d'équipements
Cette demande initie la configuration des prises suivant un déménagement ou l'ajout d'un nouvel équipement connecté au réseau.
Unfichier AB est nécessaire pour effectuer les travaux.
Dans le cas d'un raccordement pour un nouvel équipement, seule la section B du fichier AB est nécessaire.
Retrait permanent d'équipements tels que:
téléviseurs,
projecteurs,
toiles de projection,
cages de projecteur,
haut-parleurs muraux ou de plafond,
équipements audio-vidéo d'un bureau de professeur,
antennes wifi.
Nécessite de l'information sur l'emplacement des équipements.
Vise les équipements tels que
téléviseurs,
projecteurs,
toiles de projection,
cages de projecteur,
haut-parleurs muraux ou de plafond,
équipements audio-vidéo d'un bureau de professeur,
antennes wifi.
Nécessite l'information sur
l'emplacement d'origine et de destination.
fichier AB pour des équipements branchés au réseau (exception lorsque que le déménagement s'agit d'un entreposage temporaire)
Exclusions
les achats et l’installation de nouveaux équipements ou de câblage nécessaires à destination.
Inventaire des informations de prises / équipements
Acquisition (avec ou sans installation) d'équipements
TBD
Il est possible de soumettre une demande pour plus d'un achat en y joignant un fichier d'achat en lot.
Achat d'équipement par l'entremise des TI
Audiovisuel,
Réseau sans fil,
Réseau filaire.
Possibilité d'inclure la demande de configuration/installation.
Exclusion
Équipement téléphonique.
Gestion des formulaires
Les permissions sont normalement déterminées automatiquement à l'aide des informations existantes dans les divers systèmes TI mais il se peut qu'une action humaine supplémentaire soit nécessaire.
Cette demande rapporte la demande de permission manquante directement à l'administrateur des formulaires. L'utilisateur doit déjà avoir un compte en bonne et due forme.
Ce formulaire transmet une suggestion de modification à un formulaire existant ou un ajout d'un nouveau formulaire pour mieux encadrer un type de demande TI.
Les suggestions seront priorisées dans le cycle d'amélioration continu des formulaires.
Informe le gestionnaire des formulaires d'un problème avec un ou des formulaires réservés à la DI.
Ne s'applique qu'au fonctionnement du formulaire lui-même. Pour rapporter un problème avec une demande envoyée à l'aide d'un formulaire, veuillez communiquer avec le centre de services.
Dans le cas où l'ensemble des formulaires soit en panne, veuillez communiquez directement avec le centre de service. Indiquez que "Les formulaires SRM de la DI sont non-disponible" comme description du problème.
À noter que si les formulaires ne sont pas disponibles, la panne affecte probablement l'ensemble du système de gestion des demandes des TI. Un appel téléphonique pour des clarifications est recommandé.
Conception de solutions
Cette demande initie un processus de consultation entre la DI et les TI pour la conception d'une solution.
Les livrables de cette demande sont généralement:
des recommandations,
liste détaillée des travaux qui seront à commander,
des soumissions de prix.
Aucun travail ne sera réalisé dans le cadre de cette demande. Les travaux qui découleront de la conception doivent être demandés séparément par la suite.
Câblage
Ce type de travaux est normalement une responsabilité de la DI et d'un entrepreneur sous leur gouverne.
Certains projets DI ne disposent pas d'un entrepreneur à même d'exécuter des travaux de câblage.
Cette demande initie le processus de soumission, approbation des coûts et exécution de travaux de câblage auprès d'une firme externe, par l'entremise des TI.
Dans le cadre de travaux de la DI, lorsque du câblage est retiré ou ajouté, que ce soit de façon permanente ou temporaire, un fichier TQC ou TQD doit être fourni au TI afin de maintenir l'inventaire des prises.
Pannes ou défectuosités
Les demandes d'aide concernant des pannes ou des défectuosités sont transmises via de formulaire d'aide TI.
Aux gestionnaires de projets de la direction des immeubles (DI)
Information
Les requêtes de service d’infrastructure de la DI sont encadrées par un ensemble de formulaires gérés par les TI (ci-haut), qu’il s’agisse d’une demande concernant un nouveau projet ou une demande reliée à un projet en cours.
Pour générer une requête de service pour un groupe TI, le gestionnaire de projet de la DI doit utiliser le formulaire adapté à ses besoins. À chaque formulaire est attaché une courte description clarifiant son mode d’utilisation. L’ensemble des formulaires disponibles pour la DI sont regroupés sous les rubriques suivantes :
Gestion de fiche de projet
Déménagements et retraits d’équipements
Acquisition (avec ou sans installation) d’équipements
Gestion des formulaires
Conception de solutions
Câblage
Pannes ou défectuosités
Le formulaire générant la fiche de projet est obligatoire pour pouvoir utiliser tout autre formulaire. Toutes les requêtes de service attachées à ce projet seront référencées par le numéro de projet. Pour chacune de ces demandes vous recevrez également un numéro de requête unique qui vous permettra d’assurer le suivi sur une demande spécifique.
Pour discuter de la meilleure solution pouvant répondre à un besoin, utiliser le formulaire « Conception de solutions ». Si plusieurs services TI sont visés dans votre projet, ouvrez une demande de conception par service. Le personnel TI compétent sera notifié communiquera avec vous pour clarifier votre besoin et vous offrir la meilleure solution. Selon le cas, l’intervenant TI retournera au demandeur les informations suivantes :
La liste des achats requis;
La liste des travaux requis;
L’entente des travaux selon l’échéancier du projet et la capacité de l’équipe TI;
Une soumission.
À partir de ces informations, le GP de la DI pourra ouvrir autant de requêtes de service nécessaire pour couvrir les besoins du projet. Notez qu’à partir du numéro de projet vous pourrez extraire l’ensemble des requêtes qui y sont associées et leur statut.