Les facultés ont la responsabilité de mettre en place les mesures d’accommodement aux examens de leurs cours pour les étudiantes et étudiants inscrits au service de Soutien aux étudiants en situation de handicap des Services à la vie étudiante. Cette page a pour objectifs de vous outiller et de préciser votre rôle dans le processus.
Responsabilité partagée
- Le Soutien aux étudiants en situation de handicap recommande les accommodements.
- Les facultés gèrent l’organisation des mesures d’accommodement aux examens.
- Les enseignants et/ou les unités collaborent à la mise en place des mesures.
- L’étudiante ou l'étudiant participe activement à la recherche de possibilités d’accommodements; accepte un accommodement raisonnable et facilite l’implantation des solutions.
Préalables
S’inscrire au service de Soutien aux étudiants en situation de handicap
Vous remplissez le formulaire d’inscription sur le site du Soutien aux étudiants en situation de handicap. (lien vers le formulaire à venir)
- Une conseillère ou un conseiller évaluera vos besoins, recommandera, s’il y a lieu, des mesures d’accommodement aux examens et vous remettra une lettre de mesures d’accommodement.
- Pour être mis en place, un accommodement doit être accordé avant la date limite pour faire une demande.
- Il est très important de faire votre inscription au Soutien aux étudiants en situation de handicaple plus rapidement possible en début de trimestre.
Informer le corps enseignant
Dans les deux premières semaines de cours ou au plus tard 21 jours avant la date d’un examen, il est fortement recommandé d’informer vos professeurs et professeurs et chargées ou chargés de cours et de leur remettre la lettre des mesures d’accommodement émise par le Soutien aux étudiants en situation de handicap. C’est un bon moment pour discuter de vos besoins.
- Lorsque vous prenez une entente pour des mesures d’accommodement directement avec une enseignante ou un enseignant, vous ne devez pas faire de demande au moyen du formulaire en ligne.
- Si vous prenez une entente avec une ou enseignant après avoir fait une demande, il est nécessaire d’informer par courriel la faculté responsable du cours que vous désirez annuler cette demande.
Utilisation autorisée du formulaire
Si vous suivez un cours à la FAS, à la FEP, à la FSÉ, à la Faculté de l’aménagement (AME), de la Faculté de droit (DRT) et de la Faculté de médecine (MED), vous devez faire votre demande au moyen du formulaire en ligne. (lien vers le formulaire à venir)
Cours d’une autre faculté
Si vous suivez un cours ailleurs qu’à la FAS, la FSÉ, la Faculté de l’aménagement (AME), la Faculté de droit (DRT) et la Faculté de médecine (MED), vous devez faire votre demande auprès de la faculté concernée. Les procédures de toutes les facultés sont disponibles sur la page Directives faculté et écoles. (lien vers la page Directives facultés et écoles | Accomodements aux examens | Soutien aux études)
Adresse de correspondance
Toutes les correspondances se font à votre adresse @umontreal.ca.
Délai pour faire une demande
Une demande doit être faite selon les délais suivants, faute de quoi elle peut être refusée :
- 21 jours avant la date de l’examen lors des trimestres d’automne et d’hiver
- 14 jours avant la date de l’examen lors du trimestre d’été.
Types d’examens organisés
Seuls les examens d’une durée initiale de 1 heure et plus sont organisés par la FAS, la FEP, la FSÉ, la Faculté de l’aménagement, la Faculté de droit (DRT) et la Faculté de médecine (MED).
Examen différé (FAS uniquement)
La procédure habituelle d’avis d’absence s’applique: vous remplissez le formulaire Avis d’absence à un examen et vous le remettez aux instances du département concerné.
- Si le motif d’absence est accepté, vous recevrez un courriel de convocation à l’examen différé.
- Ce n’est qu’à partir de ce moment que vous pourrez faire une demande d’accommodements en respectant le délai précisé dans la convocation.
- Après avoir fait votre demande d’accommodements à l’examen différé, vous recevrez un courriel
automatisé de refus en raison du calendrier des examens différés. - Si votre demande respecte le délai précisé dans la convocation, vous recevrez un courriel d’acceptation et
votre demande sera traitée.
Le processus habituel d’organisation des mesures d’accommodement s’effectuera par la suite.
Pour les autres facultés, veuillez contacter votre département.
Demande d’accommodements
Le formulaire de demande est disponible à cette adresse. (lien vers le formulaire à venir)
Accès au formulaire
Vous devez vous connecter avec vos identifiants institutionnels.
- Lorsque ces informations sont exactes et si vous êtes inscrit au SESH, le formulaire de demande d’accommodement apparait à l’écran et vous pouvez poursuivre.
- Dans le cas contraire, un message d’erreur apparait.
- S’il vous est impossible d’accéder au formulaire, veuillez communiquer le plus rapidement possible avec votre conseillère ou conseiller du Soutien aux étudiants en situation de handicap qui pourra remédier à la situation.
Examen concerné
Indiquez les informations relatives à l’examen fournies par l’enseignante ou l'enseignant.
Particularités des examens
Lorsqu’il y a des particularités en fonction de certains types d’examens, vous devez l’indiquer dans la section Commentaire éventuel du formulaire de demande :
| Types d'examen | Organisé par le faculté? |
|---|---|
| Examens en plusieurs segments (audio/écrit; oral/écrit; etc.) dont une partie doit absolument se dérouler dans la classe ou en présence de l’enseignante ou l'enseignant. | OUI Précisez l’heure de début et la durée dans la section Commentaire éventuel du formulaire en ligne. |
| Mini-test/quiz | NON Vous pouvez prendre une entente avec l’enseignante ou l'enseignant. |
| Examens qui se déroulent en laboratoire informatique et/ou qui nécessitent un logiciel spécial | OUI Précisez l’information appropriée dans la section Commentaire éventuel du formulaire en ligne |
| Examens des cours pratiques qui se déroulent en laboratoire et qui nécessitent un équipement spécialisé autre qu’informatique (cours de chimie, biologie, etc.) | NON Vous pouvez prendre une entente avec l’enseignante ou l'enseignant. |
| Examens des cours pratiques qui se déroulent en salle d’examen et qui ne nécessitent pas d’équipement spécialisé. | OUI Précisez que même s’il s’agit d’un examen de cours pratique, il se déroule en salle dans la section Commentaire éventuel du formulaire en ligne. |
| Studium à la maison | NON Vous pouvez prendre une entente avec l’enseignante ou l'enseignant. |
| Studium en classe | OUI Précisez que même s’il s’agit d’un examen Studium, il se déroule en classe dans la section Commentaire éventuel du formulaire en ligne. |
Coordonnées de l’enseignante ou de l'enseignant
Il est important de s’assurer de l’exactitude de ces informations.
- Vous devez absolument indiquer la bonne adresse @umontreal.ca.
- En cas de doute, il est nécessaire d’obtenir ces informations de la part de votre enseignant ou de consulter le répertoire du site de l’UdeM.
Mesures d’accommodement
Cochez uniquement les mesures d’accommodement dont vous avez besoin pour cet examen en particulier. Par exemple, si vous avez droit à l’utilisation de l’ordinateur et qu’il n’est pas nécessaire pour un examen à choix multiple, ne cochez pas cette mesure.
Si vous avez des doutes concernant vos mesures d’accommodement ou que l’une d’entre elles ne figure pas dans les choix du formulaire, veuillez communiquer avec votre conseiller du SESH au 514 343-7928 et non avec la faculté.
Soumission de la demande
- Lorsque votre demande a été transmise avec succès, un message vous l’indique et vous recevez immédiatement un accusé de réception par courriel. Si vous ne recevez pas ce courriel, veuillez
communiquer par courriel avec la faculté responsable du cours dans les plus brefs délais. - Chacune de vos demandes est numérotée. Un historique de ces demandes est disponible sur votre formulaire de demande d’accommodement.
Délais
Lorsque les délais pour faire une demande ne sont pas respectés :
- vous recevez un courriel de refus pour cause de délai;
- si vous avez un motif de retard, vous pouvez communiquer le plus rapidement possible avec la faculté responsable pour demander une révision de la décision;
- vous recevez un courriel par la suite pour vous informer si les raisons du retard sont acceptées ou refusées.
Changements/abandon de cours
Il est nécessaire de communiquer tout changement (informations relatives à l’examen, abandon de cours, etc.) le plus rapidement possible par courriel avec la faculté responsable qui vous indiquera la marche à suivre. Il ne faut surtout pas faire une 2e demande pour le même examen avant d’avoir communiqué avec la faculté responsable.
- Il arrive régulièrement que des mesures d’accommodement ou des éléments d’ordre logistique entrainent une légère modification d’horaire.
- La faculté responsable établit alors un nouvel horaire le plus près possible de celui du groupe et vous informe au moyen du courriel confirmant la tenue de l’examen dans la semaine précédant la date de l’examen.
- Par contre, lorsque le nouvel horaire est très différent de celui du groupe, la faculté responsable vous informe plus rapidement afin que vous puissiez prendre les dispositions nécessaires.
- Engagement à la confidentialité : nous vous rappelons qu’au moment de soumettre votre demande d’accommodement, vous vous êtes engagé à la confidentialité en cas de modification de l’horaire d’un examen.
Adaptation d’un examen en format alternatif (braille, agrandissement, lecture par voix de synthèse, etc.)
La faculté responsable collabore avec le SESH qui adapte le format de l’examen conformément aux mesures d’accommodement.
Feuille de notes mnémotechniques signée par l’enseignant
Il est important de remettre à l’enseignant toute la documentation reçue du SESH (définition et exemple) au sujet de cette mesure d’accommodement. Vous préparez votre feuille et demandez à l’enseignante ou l'enseignant de la signer environ 1 semaine à l’avance ou selon un délai convenu avec ce dernier.
Lors de la tenue de l’examen, vous montrez la feuille à la surveillante ou au surveillant. Ce dernier ne l’acceptera que si elle est signée par l’enseignante oul'enseignant et notez qu’elle devra être remise avec l’examen complété.
Votre feuille doit respecter les consignes du Soutien aux étudiants en situation de handicap. En cas de doute, veuillez consulter votre conseillère ou conseiller. Un résumé de cours ou une feuille comportant des réponses n’entrent pas dans la définition d’une feuille mnémotechnique.
Confirmation de la tenue de l’examen
Vous recevez un courriel contenant les informations pertinentes durant la semaine précédant la date de l’examen.
| Nous vous invitons à porter attention à toutes les informations comprises dans ce courriel, car il se peut que le traitement de votre demande ait entrainé une modification de l’horaire et des informations relatives à l’examen que vous avez fournies dans votre formulaire. |
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- Il est également de votre responsabilité de vérifier la situation géographique du pavillon dans lequel se déroulera l’examen, car celui-ci pourrait être différent du pavillon habituel.
- Il est nécessaire d’informer la faculté responsable si vous prévoyez être absente ou absent.
Tenue de l’examen
Absence
Informez la faculté responsable dans les plus brefs délais.
Retard
- La surveillante ou surveillant vous donne accès au local pendant la première heure de l’examen.
- Au-delà d’une heure de retard, vous n’êtes plus admissible.
- La durée n’est pas prolongée sauf si le retard est causé par un problème de transport en commun ou adaptéet que vous êtes en mesure de le démontrer.
Retard de la ou du surveillant
Lorsqu’une surveillant ou un surveillant est en retard, attendez au local, la faculté étant déjà au courant. La durée de votre examen pourra être prolongée en conséquence.
En début d’examen
- Vous déposez au-devant de la salle tous vos effets personnels et appareils électroniques éteints.
- Vous déposez votre carte UdeM ou une pièce d’identité avec photo bien en vue devant vous
pendant toute la durée de l’examen. - Aucune autre activité par exemple, effectuer une période d’étude, n’est permise dans le local d’examen