Mise à jour annuelle
En conformité avec le Règlement concernant la perception des cotisations des associations étudiantes de l’Université de Montréal, les associations étudiantes doivent obligatoirement effectuer une mise à jour annuelle de leur dossier.
Ceci comprend les éléments suivants:
- le formulaire d’identification de l’exécutif, (la confidentialité des renseignements nominatifs est assuré);
- le/les procès-verbaux attestant l’élection des membres de l’exécutif;
- une nouvelle copie des nouveaux règlements généraux, s’ils ont été modifiés au cours de la dernière année;
- le cas échéant, le procès-verbal de l’adoption des modifications des règlements généraux.
Tous les documents demandés doivent être signés et datés par une ou un membre de l’exécutif. Ils doivent être téléchargés à même le formulaire d’identification de l’exécutif.
Tout manquement à cette obligation peut entrainer la cessation de la perception des cotisations.
Changements au sein de l’exécutif en cours d’année
Les associations étudiantes sont tenues d’aviser rapidement l’université de tout changement au sein de leur exécutif en cours d’année.
Pour ce faire, vous devez envoyer un nouveau formulaire d’identification de l’exécutif, ainsi que le/les procès-verbaux attestant l’élection des nouveaux membres.
Versement des cotisations étudiantes
Pour obtenir leur chèque de versement des cotisations étudiantes, les associations étudiantes sont tenues d’avoir réalisé toutes les étapes de la reconduction annuelle de représentativité.
Une fois la reconduction complétée, elles sont informées du moment et du lieu où les chèques seront disponibles.
Vous pouvez inscrire votre association au service de transfert électronique de fonds (dépôt direct).
Modification du montant des cotisations à percevoir
Pour modifier votre montant de cotisation, veuillez faire parvenir (avant le 20 novembre pour le trimestre d’hiver suivant, avant le 1er mars pour le trimestre d’été suivant et avant le 30 juin pour le trimestre d’automne suivant) une demande écrite accompagnée du PV de la séance attestant la décision, en conformité avec vos règlements généraux.
La demande peut être faite par courriel à condition qu’elle soit transmise via une adresse institutionnelle (@umontreal.ca).
Notez que le dossier de votre association doit être en règle, en ayant complété le processus de reconduction annuelle, avant de procéder à une demande de modification de montant de cotisation.
Règlements, politiques et lois
- Règlement sur l’attribution et l’utilisation de bureaux d’associations étudiantes et de salons pour étudiantes dans les pavillons de l’Université
- Règlement concernant la perception des cotisations des associations étudiantes
- Politique sur la représentativité des associations étudiantes
- Politique de reconnaissance de l'engagement étudiant
- Loi sur l’accréditation et le financement des associations d’élèves ou d’étudiants
- Politique relative à l'utilisation des locaux et espaces 40.1
Formulaire des associations étudiantes de l'Université de Montréal
Notes importantes à savoir avant de remplir le formulaire
- Il est obligatoire de remettre ce formulaire ainsi que les pièces justificatives au minimum une fois par année.
- Veuillez compléter l’ensemble des cases. Si un champ ne s’applique pas, inscrire « sans objet ».
- En cours d’année, il serait important de remettre aux Services à la vie étudiante une mise à jour de ce formulaire dès qu’il y a une modification au conseil exécutif ou aux règlements généraux.
- Assurez-vous que les postes indiqués sont conformes à ceux prévus à vos règlements généraux.
- Il est important de remettre les pièces justificatives (P.-V., règlements généraux) signées et datées pour chaque changement:
A) à vos règlements généraux; et/ou
B) pour chaque élection des administratrices et administrateurs
- Les pièces justificatives doivent être signées et datées par l’officière ou l’officier de l’association.
- Ces pièces doivent être numérisées et transmises à même le formulaire d’identification de l’exécutif.
Veuillez entrer au formulaire l’ensemble des administratrices et administrateurs élus. Vous pouvez les saisir un à un en cliquant sur le bouton vert identifié à cet effet. Notez qu’un conseil d’administration devrait comporter au minimum 3 administratrices et/ou administrateurs.
Formulaire pour la mise à jour du dossier d'une association étudiante
Contact
Personne-ressource pour les dossiers des associations étudiantes
associations@vieetudiante.umontreal.ca
514 343-6394