Réservation de locaux

RÈGLEMENTS POUR LA RÉSERVATION DES LOCAUX DE LA CUP

Afin d’assurer le bon fonctionnement du système de réservation des locaux, il est important que les intervenants suivent les règlements et conseils ci-dessous

1.Attribution des locaux en début d’année

Chaque équipe se verra attribuer une plage horaire de supervision en début d'année universitaire et aura ensuite la liberté de choisir ses plages horaires pour les rencontres clients, le visionnement et les appels téléphoniques destinés aux communications avec les clients.

2. Nombre d’heures de réservation autorisé par semaine

Afin d’assurer à tous le temps nécessaire de réservation de locaux pour répondre aux exigences du stage, il est important de respecter le nombre d’heures allouées par semaine pour votre équipe.

Ce nombre d’heures peut être fractionné en fonction de vos besoins pour les blocs de visionnement mais doit demeurer en bloc de 4 heures pour les rencontres clients.

Le nombre d’heures attribué par semaine par équipe dépend du nombre de stagiaires composant l’équipe ainsi que du stage. Les exemples ci-dessous sont pour une équipe de trois stagiaires. Si votre équipe en compte seulement deux, il faudra retrancher le tiers des heures pour les rencontres clients et le visionnement. Le nombre d’heure pour la supervision demeure de 4 heures par semaine par équipe, peu importe le nombre de stagiaires.

Évaluation psy
• 4 heures avec salle adjacente pour la supervision et les rencontres avec les clients (2 locaux réservés pour 4 heures chacun en même temps)
• 4 heures sans salle adjacente pour le visionnement

Intervention psy
• 4 heures sans salle adjacente pour la supervision
• 12 heures sans salle adjacente pour les rencontres avec les clients
• 28 heures sans salle adjacente pour le visionnement, incluant certaines heures qui peuvent être aux mêmes moments que les heures pour les rencontres clients si vous souhaitez faire de l’observation en direct.

Évaluation neuropsy
• 6 heures sans salle adjacente pour la supervision
• 12 heures avec salle adjacente pour les rencontres clients (2 locaux adjacents, aux mêmes heures, totalisant 12 heures chacun)
• 20 heures sans salle adjacente pour le visionnement

Le nombre de locaux disponibles étant restreint, il est important de respecter ces consignes.

3. Libérer les locaux non utilisés
Il est important de ne pas bloquer des locaux inutilement. Si vous n’avez plus besoin d’un local réservé, annulez votre réservation le plus rapidement possible. Ceci permettra d’offrir une plus grande disponibilité à tous les intervenants de la CUP.

4. Respect des plages horaires réservées
Lorsqu’une personne réserve un local, elle doit respecter les plages horaires indiquées (dates et heures) à son nom. Le temps prévu pour la préparation du local avant la rencontre et celui prévu pour libérer le local à la fin de la rencontre doit être inclus dans la plage horaire réservée.

5. État des locaux
Mobilier
Il est permis de déplacer le mobilier afin de rendre le local plus pratique pour vos besoins. Cependant, il est impératif de le remettre en place avant de quitter le local.
De même, si vous transférez des chaises d’un local de rencontre à un local d’observation, ou vice versa, il faut absolument les rapporter dans leur local d’origine avant de quitter le local.

Propreté
Le service d’entretien de l’UdeM ne procède pas ramassage des ordures à tous les jours. Il est donc important, pour le confort de tous, d’éviter de jeter de la nourriture dans les poubelles des locaux de la CUP. Les déchets périssables ou odorants doivent être jetés dans les poubelles fixées aux murs des corridors, près des escaliers du pavillon.
L’entretien des locaux n’est pas fait à tous les jours, aussi afin de répondre aux nombreuses demandes qui ont été faites en ce sens, des balais et porte-poussières ont été achetés et sont mis à votre disposition dans le local de dossiers. N’oubliez pas de les rapporter après usage, svp.
Des rouleaux de papier essuie-main et des bouteilles de produits nettoyants sont également disponibles dans le local de dossiers ainsi que dans les locaux ayant une armoire. Une bouteille de désinfectant est également disponible dans chaque local.
Finalement, pensez à rapporter tous vos effets personnels lorsque vous libérez un local : tasse, journal, bouteille d’eau, etc. ne devraient pas être laissés dans les locaux. Ceci permettra ainsi à l’équipe suivante de trouver un local en ordre et prêt à l’utilisation.

6. Observation en direct
ATTENTION : n’oubliez pas de réserver deux locaux si vous souhaitez faire de l’observation en direct. Par exemple, si vous réservez l’un des locaux suivants (E-302.1 ou E-302.2) et que vous souhaitez observer dans le local adjacent, vous devrez réserver les deux locaux. Sans réservation double, le second local pourrait être utilisé par un autre intervenant.
Il n’est cependant pas obligatoire de réserver des locaux adjacents. Il est possible de visionner en direct à partir de tous les locaux de la CUP ayant un ordinateur.

7. Séance en cours
Lorsque vous utilisez un local, pensez à faire glisser l’affiche indiquant Occupé sur la porte. Cela indiquera aux autres utilisateurs qu’une séance est en cours. Un accroche-poignée de porte est également disponible à cette fin dans chaque local.
Il est important de retirer l’accroche-poignée ou de remettre la mention Libre lorsque vous quittez le local.
ATTENTION - N’entrez jamais dans un local sans avoir vérifié au préalable que celui-ci est bel et bien libre : vous risqueriez d’interrompre une séance client.

8. Périodicité
Vous pouvez indiquer une périodicité lors de la réservation d’un local : cette option permet de bloquer le même local à la même heure et à la même journée de la semaine si vous devez faire un suivi avec un client sur plusieurs semaines.

DESCRIPTION DES LOCAUX DISPONIBLES À LA CUP

Locaux Adulte (1 ordinateur, 2 caméras, 1 micro, 2 haut-parleurs, 1 barre d'alimentation multiple)

Locaux Enfants (1 ordinateur, 2 caméras, 1 micro, 2 haut-parleurs, 1 barre d'alimentation multiple)

Locaux Neuro (1 ordinateur, 2 caméras, 1 micro, 2 haut-parleurs, 1 barre d'alimentation multiple)

Locaux pour les rencontres de groupe (1 ordinateur, 2 haut-parleurs, 1 barre d'alimentation multiple)

Local de cotation (Logiciels disponibles : Adolexie, BASC-2, BRIEF, CBCL, CONNERS-3, CPT-II, Dominique interactif, Dominique adolescent, ISP-4, MCI, PASAT 2, Q-Local, RIAP5, WCST, WMT)

Local pour les dossiers

Locaux de visionnement et d'entrevue téléphonique*

ACCÈS ET IDENTIFICATION AU LOGICIEL GRR

Le logiciel est accessible à partir de toutes les plateformes ayant accès à Internet. Le lien d’accès à GRR est le suivant : http://testothequeudem.mygrr.net/login.php.
L’adresse est également affichée sur Studium (fil d’Ariane : PSY-CUP/Stages - Clinique universitaire de psychologie (Montréal)/Réservation des locaux de la CUP) ainsi que sur le site Web de la testothèque : https://psy.umontreal.ca/ressources-services/testotheque/.
L’identification se fait avec votre code d’accès des TI (Technologies de l’Information de l’UdeM) et le mot de passe temporaire 12345678. Vous pouvez modifier ce dernier en cliquant sur le champ Gérer mon compte au haut de l’écran, à la droite, sous la date.

COMMENT EFFECTUER UNE RÉSERVATION DE LOCAL ?
Écran d’accueil une fois connecté

1) Date : Sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez réserver un local.
2) Domaine : il s’agit des catégories de locaux disponibles. Cliquez sur la catégorie recherchée, ex : Évaluation/Intervention adulte.
3) Ressources : il s’agit des locaux disponibles pour chaque domaine. Cliquez sur le local que vous souhaitez réserver ou encore ne sélectionnez aucun local : ceci vous permettra de voir tous les locaux disponibles à une date précise.
4) Calendriers : les calendriers du ou des locaux sélectionné(s) s’afficheront à la droite de l’écran.
5) Réservation : les cases blanches avec le signe + indiquent que le local est libre. Cliquez sur le signe + afin d’effectuer une réservation.

Ajouter une réservation

Avant d’ajouter une périodicité à votre réservation, vérifiez au préalable la disponibilité du local pour toute la période concernée. Cela évitera des conflits d’horaire avec des réservations déjà présentes à des dates ultérieures.
En cas de conflit d’horaire, un message d’erreur apparaitra et votre réservation ne sera pas confirmée. Vous devrez alors modifier votre réservation.

Champs du formulaire de réservation à compléter
Brève description : Prénom et Nom de la personne pour qui la réservation est faite ainsi que le numéro de dossier du client (pour les rencontres et le visionnement), ex. : Nancy Letendre 2186. Indiquez également entre parenthèse le nom de votre superviseur(e).
Description complète : vous pouvez utiliser ce champ pour indiquer des précisions ou bien le laisser libre.
Statut de la clé : cochez si vous empruntez une clé pour le local (les clés se trouvent au E-309).
Courrier de validation : cochez si vous souhaitez obtenir un courriel de validation.
Celui-ci aura pour objet GRR : avis Local - Date - Nouvelle réservation
Début de la réservation : indiquez la date et l’heure du début de la réservation.
Fin de la réservation : indiquez la date et l’heure de fin de la réservation.
Réservation à confirmer au plus tard le : deux choix s’offrent à vous :

1) Sélectionnez Réservation confirmée si la rencontre est confirmée avec le client ;
2) Sélectionnez une date ultérieure si la rencontre n’a pas encore été confirmée avec le client ;

ATTENTION : Les réservations non confirmées seront automatiquement supprimées après 7 jours! N’oubliez donc pas de confirmer votre réservation avant ce délai.

Domaine : le domaine correspond à l’usage pour lequel le local est dédié, en tenant compte de la clientèle rencontrée. Chaque local est associé à une catégorie précise. Vous devez donc, dans la mesure du possible, utiliser les locaux associés à la catégorie correspondant à vos besoins.
Les domaines disponibles sont les suivants :

- Cotation
- Évaluation neuropsychologique
- Évaluation/Intervention adulte
- Évaluation/Intervention enfant
- Cliniciens associés
- Rencontre de groupe
- Visionnement et appels téléphoniques

Ressources : sélectionnez le local que vous souhaitez réserver.
ATTENTION : si vous souhaitez faire de l’observation en direct, n’oubliez pas de réserver DEUX locaux.
Vous pouvez les sélectionner en même temps en appuyant sur CTRL et en cliquant sur les deux locaux choisis. Il n’est pas obligatoire que ceux-ci soient adjacents.
Type : il s’agit de la raison de votre réservation. Sélectionnez le type parmi la liste suivante :

- Appels téléphoniques
- Rencontres clients
- Rencontres d’équipe
- Stage relation
- Stage supervision
- Supervision
- Visionnement

Périodicité : vous pouvez indiquer une périodicité à votre réservation, par exemple, si votre réservation doit se reconduire d’une semaine à l’autre durant une période précise.
Il vous suffit de cliquer sur le bouton Cliquez ici pour ouvrir les options de périodicité en haut à la droite de l’écran (voir la flèche rouge de l’image précédente).
Les options suivantes vont alors s’afficher et vous pourrez définir le type et la date de fin de périodicité souhaités (voir les flèches rouges ci-dessous)

CONFLIT ENTRE RÉSERVATIONS
Si l’une de vos réservations entre en conflit avec une réservation déjà existante, il vous sera impossible de valider la réservation et vous obtiendrez le message ci-dessous :

Conflit entre réservations
La nouvelle réservation entre en conflit avec la(les) réservation(s) suivante(s) :
Nancy Letendre 2134 (mardi 21 août 2018 13:00:00) (Voir la journée | Voir la semaine | Voir le mois)
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Vous devrez alors modifier votre réservation en cliquant sur le lien Retour à la page précédente.

NOTE POUR L’ÉQUIPE DE LA CUP
Les réservations effectuées par les membres de l’équipe CUP (responsable de la Testothèque, agent(e) de secrétariat et directrice) ne pourront être modifiées ou annulées par les utilisateurs des autres groupes (ex. : stagiaires, superviseurs et cliniciens associés). En revanche, les membres de l’équipe CUP pourront modifier ou supprimer toutes les réservations, sans distinction du créateur de la réservation. La vigilance est donc de mise !