Portée du service
Le BST est en soutien aux unités (responsables administratifs).
Afin de faciliter la maintenance de la structure d'accès dans le respect des bonnes pratiques et du cadre de confidentialité entourant certaines collections, le BST propose un modèle de gestion basé sur les groupes d'accès. Ce modèle prévoit :
- La création et la gestion des groupes d'accès (procédure de création, principes de hiérarchie, standardisation de la nomenclature)
- La création des premiers niveaux de structure documentaire de l'unité, dans le respect de la structure documentaire et des politiques de la Division de la gestion de documents et des archives DGDA.
- Les balises de déclinaison des dossiers propres aux opérations d'un l'unité
- La procédure d'association des groupes d'accès aux différents dossiers et l'octroi des privilèges
- L'assignation des individus aux différents groupes d'accès (supporté par le processus de gestion des arrivées et départs des employés et intervenants électifs)
- Des recommandations quant à l'exploitation de la solution de gestion des groupes accès (OGLP - produit soutenu par les TI de l'UdeM)
Note :
En l'absence d'un "responsable administratif" pour Meddir, le BST assumera la gestion des accès, groupes d'accès et privilèges pour les espaces de la direction.
Conditions d'utilisation du service
Le responsable administratif de l'unité doit:
- Exploiter les groupes d'accès en respectant :
- émises par le DGDA;
- les considérations entourant la sensibilité et la confidentialité des différentes collections documentaires.
- Effectuer la promotion des règles de gestion documentaire
- Encadrer les membres de sa communauté dans le respect des règles de gestion documentaire de la DGDA.
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Bureau des services technologiques de la Faculté de médecine de l'Université de Montréal
Modèle service v.1.0