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Services actuellement offerts à la communauté facultaire

Description


Gestion des accès et permission aux dossiers de l'unité dans les espaces de partage documentaire.

  • L'infrastructure de stockage documentaire est de la responsabilité des TI de l'UdeM.
  • La définition des accès et des privilèges aux dossiers pour une unité est de la responsabilité du responsable administratif de cette unité. 
  • Les privilèges et accès aux différents dossiers sont gérés par le BST et sont octroyés à des groupes d'accès.
  • La structure des groupes d'accès est gérée par le BST en fonction des besoins des unités.
  • Les groupes d'accès sont édités (composition des groupes) par le responsable administratif de l'unité avec l'outil de gestion locale des permissions (OGLP).

 

Important

La gestion et la maintenance de la structure d'accès ainsi que des permissions octroyées à chaque groupe d'accès ou utilisateurs ont une incidence directe sur la confidentialité et la sécurité des données résidant dans nos espaces de stockage.  L'application des principes et bonnes pratiques en cette matière est de la responsabilité du responsable administratif.

Le BST est en soutien aux responsables administratif (unités) dans l'exploitation de ces ressources et dans l'application de ces principes et bonnes pratiques.

Responsable


Marie-France Lalonde

 

Niveau de service


Clientèle

Faculté de médecine

Période de service

Heures ouvrables normales

Portée du service


Le BST est en soutien aux unités (responsables administratifs).

Afin de faciliter la maintenance de la structure d'accès dans le respect des bonnes pratiques et du cadre de confidentialité entourant certaines collections, le BST propose un modèle de gestion basé sur les groupes d'accès. Ce modèle prévoit :

  • La création et la gestion des groupes d'accès (procédure de création, principes de hiérarchie, standardisation de la nomenclature)
  • La création des premiers niveaux de structure documentaire de l'unité, dans le respect de la structure documentaire et des politiques de la Division de la gestion de documents et des archives DGDA.
  • Les balises de déclinaison des dossiers propres aux opérations d'un l'unité
  • La procédure d'association des groupes d'accès aux différents dossiers et l'octroi des privilèges
  • L'assignation des individus aux différents groupes d'accès (supporté par le processus de gestion des arrivées et départs des employés et intervenants électifs)
  • Des recommandations quant à l'exploitation de la solution de gestion des groupes accès (OGLP - produit soutenu par les TI de l'UdeM)

Note :

En l'absence d'un "responsable administratif" pour Meddir, le BST assumera la gestion des accès, groupes d'accès et privilèges pour les espaces de la direction.

Conditions d'utilisation du service


Le responsable administratif de l'unité doit:

  • Exploiter les groupes d'accès en respectant :
    • émises par le DGDA;
    • les considérations entourant la sensibilité et la confidentialité des différentes collections documentaires.
  • Effectuer la promotion des règles de gestion documentaire
  • Encadrer les membres de sa communauté dans le respect des règles de gestion documentaire de la DGDA.

Modèle service v.1.0