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Le portfolio doctoral (3e cycle)

Le portfolio doctoral permet de suivre le cheminement des doctorantes et doctorants dans le programme et de s'assurer qu'elles ou ils développent les compétences transversales (gestion de projet, publications et présentations scientifiques, compétences en enseignement, etc.) essentielles aux futurs chercheuses et chercheurs, ou professionnelles et professionnels de haut niveau.

Le portfolio doctoral est un CV détaillant toutes les informations sur ce qui contribue à la formation doctorale et au développement des compétences transversales pertinentes. Tant les activités et productions académiques que professionnelles peuvent y être incluses. Par exemple, du côté professionnel, il est possible d'inclure dans le portfolio un rapport produit dans le cadre d'un mandat en lien avec le sujet de thèse ou une formation offerte dans le milieu de travail sur un des aspects de la thèse.

La mise à jour annuelle du portfolio permet à la doctorante ou au doctorant de dresser le bilan cumulatif de ses réalisations, mais aussi de souligner les activités complémentaires pertinentes réalisées pour atteindre des objectifs personnels. Cette mise à jour annuelle donne l'occasion d'identifier les facettes qui restent à explorer en fonction des exigences du programme, des compétences transversales à développer, et aussi des besoins et intérêts propres à chaque doctorante ou doctorant.

Par ailleurs, cela permet aux membres professeurs du Comité des études doctorales de s'assurer que la doctorante ou le doctorant chemine normalement dans le programme en fonction des objectifs qu'elle ou il vise. 

Finalement, le portfolio doctoral servira à la doctorante ou au doctorant de base dans plusieurs contextes notamment pour les demandes de bourses doctorales ou postdoctorales et les candidatures à des postes.

Procédures

Préparation et mise à jour du portfolio

Le portfolio doctoral propose des rubriques qui mettent en valeur les activités exigées au programme de doctorat ainsi que les compétences transversales à développer. Au début de chaque trimestre d'automne, la doctorante ou le doctorant met à jour son portfolio en renseignant les rubriques pertinentes à son cheminement dans les douze derniers mois (du 1er septembre de l'année précédente au 31 août de l'année en cours). L'utilisation d'un gabarit (Annexe 9 - Portfolio doctoral) est fortement recommandée afin de s'assurer de ne pas oublier de réalisations et de consigner celles-ci de manière uniforme.

Même si la doctorante ou le doctorant n'est pas tenu de soumettre au préalable son portfolio à sa directrice ou son directeur de recherche, et à sa codirectrice ou son codirecteur de recherche (s'il y a lieu), il lui est fortement recommandé de le faire pour bénéficier de l'expérience qu'ont ces personnes de ce type de document. 

Dépôt du portfolio et des documents d'accompagnement

Au début de chaque trimestre d'automne, à la date fixée par le Comité des études doctorales, la doctorante ou le doctorant est invité à déposer la version mise à jour de son portfolio. Le portfolio est cumulatif et l'ensemble des activités et réalisations de la doctorante ou du doctorant doit y être consigné de façon claire et facile à interpréter.

Lors du dépôt annuel, le portfolio doit être accompagné d'une lettre de présentation (2 à 3 pages) rédigée par la doctorante ou le doctorant qui, d'une part, résume ses principales réalisations des douze mois précédents et, d'autre part, précise les objectifs à atteindre au cours des douze mois qui suivront. Il est conseillé aussi d'y indiquer, voire d'y rappeler, tout élément contextuel qui aidera les membres du Comité des études doctorales à mieux comprendre certains choix. Il pourrait notamment être utile d’expliquer l’absence de certains éléments dans le portfolio comme, par exemple, l’absence de publications ou de demandes de bourses. Le contenu de cette lettre doit être en lien avec les principales sections du portfolio doctoral, notamment : scolarité au doctorat, financement et prix, recherche, enseignement, participation à des activités scientifiques ou professionnelles, autres réalisations pertinentes.

Le portfolio doit également être accompagné du Plan d'études (soit la première partie du Plan global d'études) (pour plus d'information à ce sujet, voir la rubrique Plan global d'études).

Le portfolio peut être complété, en annexe, de tous les documents pertinents que la doctorante ou le doctorant désire présenter au Comité des études doctorales, par exemple des publications récentes, les plans de cours des cours donnés durant les douze derniers mois, du matériel pédagogique qu'elle ou il a préparé, etc.

À la date de dépôt du portfolio et des documents d'accompagnement, un seul fichier au format PDF doit être transmis à la responsable du programme de doctorat, dans lequel les documents requis sont présentés dans l'ordre suivant : lettre de présentation, plan d'études (soit la première partie du Plan global d'études), portfolio, annexes.

Examen du portfolio

Le portfolio est examiné par les membres professeurs du Comité des études doctorales. La directrice ou le directeur de recherche, la codirectrice ou le codirecteur de recherche (s'il y a lieu), ainsi que toute autre professeure ou tout autre professeur avec qui la doctorante ou le doctorant a travaillé en cours d'année, et dont la responsable du programme désire obtenir l'avis, peuvent être invités à participer à l'examen du portfolio.

Entrevue

La doctorante ou le doctorant peut être invité.e à rencontrer les membres professeurs du Comité des études doctorales si ceux-ci jugent qu'un entretien est nécessaire à l'appréciation de son cheminement dans le programme. Au moment de l'examen de son portfolio, la doctorante ou le doctorant peut également demander à être reçu.e en entrevue par le Comité pour faire part de ses questions ou préoccupations.

Lettre d'appréciation du Comité des études doctorales

Suite à l'examen du portfolio, une lettre d'appréciation personnalisée est remise à la doctorante ou au doctorant par la responsable du programme de doctorat, qui reflète l'avis et les recommandations des membres professeurs du Comité des études doctorales. Cette lettre est envoyée en copie conforme, pour information, à la directrice ou au directeur de recherche, de même qu'à la codirectrice ou au codirecteur de recherche (s'il y a lieu) de la doctorante ou du doctorant. Une copie de la lettre est conservée au dossier de la doctorante ou du doctorant.

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