Reconnaissance officielle d’un regroupement étudiant
Tous les regroupements étudiants qui souhaitent être actifs sur le campus doivent obtenir la reconnaissance officielle (et ultérieurement, son renouvellement annuel) de l'Université de Montréal en vertu de la Politique sur les regroupements étudiants (20.13).
Cette reconnaissance est décernée par les Services à la vie étudiante.
Comment fonder son propre regroupement étudiant en 4 étapes?
Étape 1: faire des vérifications
S'assurer que son initiative est nouvelle et est conforme à la politique de l'Université
Étape 2: planifier une rencontre avec l'équipe du Centre de l'engagement étudiant
- Que le groupe ait déjà été reconnu par le passé (avec une ou plusieurs années d'interruption) ou qu’il soit tout nouveau, vous devez remplir ce formulaire. La personne-ressource au soutien aux regroupements étudiants vous contactera par la suite pour une rencontre.
- Cette rencontre d’environ 30 minutes vous aidera à bien comprendre la marche à suivre et à éviter des démarches inutiles.
Étape 3: mettre en forme son idée
- Rassemblez un noyau d’étudiantes et étudiants.
- Discutez de la mission, l’orientation et les objectifs du regroupement.
- Rédigez une charte constitutive.
- Définissez les activités prioritaires pour l'année en cours.
- Organisez une assemblée constitutive pour officialiser la création du regroupement.
Étape 4: acheminer des documents de reconnaissance
Tous ces documents doivent être joints à l'enregistrement en ligne du regroupement et des membres du conseil exécutif :
- le formulaire d'entente signé par la présidente ou le président qui confirme que la Politique sur les regroupements étudiants 20.13 a été lue par l’ensemble des membres de l'exécutif;
- la charte constitutive avec vos règlements généraux adoptée en assemblée constitutive;
- le procès-verbal de l'assemblée constitutive;
- la liste des membres actives et actifs (prénom, nom et matricule) dont la majorité doit être composée d’étudiantes et étudiants de l’UdeM;
- la planification des activités pour l'année en cours;
- le logo et tout autre document pertinent (il n'est pas obligatoire que le logo soit finalisé avant d'obtenir la reconnaissance).
Notez bien qu'il n'y a pas de date limite pour obtenir la reconnaissance d'un nouveau regroupement. Cela peut se faire tout au long de l'année.
Étape 5: attendre la confirmation de la reconnaissance
Les membres du comité exécutif recevront un courriel de reconnaissance officielle de la part de la personne-ressource du soutien aux regroupements étudiants.
Notez que la réponse à votre demande pourra être reçue dans un délai qui peut varier entre une à deux semaines.
Non-reconnaissance ou retrait de la reconnaissance d’un regroupement étudiant
La Direction des Services à la vie étudiante peut refuser d’octroyer la reconnaissance à un regroupement étudiant ou retirer une telle reconnaissance si :
- les objectifs ou les activités du regroupement étudiant sont en conflit avec les règlements, les politiques, les normes, les missions ou les valeurs de l’Université ou la Charte des droits et libertés de la personne;
- les objectifs ou les activités du regroupement étudiant sont exercés par un regroupement étudiant déjà reconnu par l’Université lors de l’année scolaire en cours;
- le regroupement étudiant ne respecte pas la Politique sur les regroupements étudiants 20.13.
Comment renouveler la reconnaissance de votre regroupement étudiant?
Assurez la pérennité de votre engagement et de vos actions en renouvelant la reconnaissance de votre groupe. Vous pouvez la renouveler avant le 30 octobre de chaque année en 4 étapes.
Étape 1: pour tous les regroupements étudiants, tenir une assemblée générale annuelle
Il ne faut pas oublier aussi de:
- au besoin, faire les amendements nécessaires à votre charte constitutive avec vos règlements généraux;
- rédiger le procès-verbal de l'AG annuelle relatant les discussions entourant l'élection du nouvel exécutif et des amendements de la charte s'il y a lieu;
- rédiger le bilan des activités tenues l’année précédente;
- rédiger la planification préliminaire des activités/objectifs de l'année en cours;
- mettre à jour de la liste des membres actives et actifs (prénom, nom et matricule) dont la majorité doit être composée d’étudiantes et étudiants de l’UdeM;
- joindre tous les documents à l'enregistrement en ligne du regroupement et du conseil exécutif.
Étape 2: pour tous les regroupements étudiants, acheminer les documents de reconnaissance et enregistrer en ligne les nouveaux membres du comité exécutif
Les documents de reconnaissance sont:
- le procès-verbal de l'AG annuelle
- la liste des membres en date de l'AG annuelle
- le bilan de l'année précédente
- la planification des activités pour l'année en cours et tout changement dans les documents constitutifs/généraux s'il y a lieu, et tout document constitutif/général avec amendement(s), si nécessaire
Étape 3: attendre la confirmation de la reconnaissance
Les membres du comité exécutif recevront un courriel de reconnaissance officielle de la part de la personne-ressource du soutien aux regroupements étudiants.
Notez que la réponse à votre demande pourra être reçue dans un délai qui peut varier entre une à deux semaines.
Non-reconnaissance ou retrait de la reconnaissance d’un regroupement étudiant
La Direction des Services à la vie étudiante peut refuser d’octroyer la reconnaissance à un regroupement étudiant ou retirer une telle reconnaissance si:
- les objectifs ou les activités du regroupement étudiant sont en conflit avec les règlements, les politiques, les normes, les missions ou les valeurs de l’Université ou la Charte des droits et libertés de la personne;
- les objectifs ou les activités du regroupement étudiant sont exercés par un regroupement étudiant déjà reconnu par l’Université lors de l’année scolaire en cours;
- le regroupement étudiant ne respecte pas la Politique sur les regroupements étudiants 20.13.
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Le Registraire des entreprises du Québec définit une personne morale sans but lucratif, aussi connue sous le nom de organisation sans but lucratif, comme « un groupement de personnes qui exerce des activités sans but lucratif dans les domaines culturel, social, philanthropique, national, patriotique, religieux, charitable, scientifique, artistique, professionnel, athlétique, sportif, éducatif ou autres ».
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514 343-6111, poste 1852
Service(s)
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