Votre regroupement étudiant a droit à plusieurs avantages. Découvrez-les et faites-en profiter l'ensemble de vos membres!

Visibilité et promotion à l’Université de Montréal

Affichage

Consultez d'abord la politique institutionnelle concernant l'affichage à l'Université de Montréal.

Les affiches de votre regroupement étudiant doivent être déposées à la Direction des immeubles (DI) du Pavillon Roger-Gaudry/Claire-McNicoll (L-324) pour obtenir leur approbation et en faire la distribution à travers le campus.

Lors du dépôt de vos affiches, assurez-vous de fournir, sur une feuille attachée à votre lot, les renseignements suivants:

  • Nom complet du regroupement étudiant
  • Nom, numéro de téléphone et courriel de la personne responsable du lot à afficher
  • Période d'affichage désirée (les dates de début et de fin)

Réservation d’un chevalet

Il est possible de faire la réservation d'un chevalet (consultez la liste des tarifs du matériel en location) auprès de la Direction des immeubles.

FAÉCUM

La Fédération des associations étudiantes du campus de l'Université de Montréal (FAÉCUM) peut aider les regroupements étudiants à faire la promotion de leurs activités et évènements.

Départements et cafés étudiants

Certains départements et cafés étudiants permettent aux regroupements étudiants d’afficher leurs affiches sur leurs babillards et dans leurs locaux. Visitez-les pour en savoir plus.

Radio étudiante

CISM 89,3 est la radio étudiante officielle de l'Université de Montréal.

Pour soumettre un projet d'émission, prenez connaissance de la marche à suivre.

Pour faire une demande de visibilité aux animateurs, consultez leur répertoire.

Journaux étudiants

Plusieurs journaux sont publiés sur le campus de l'UdeM par les associations étudiantes de différents programmes. Pour contribuer au contenu de leurs publications ou pour faire une demande de visibilité, consultez le répertoire des journaux étudiants.

UdeM télé

Le Bureau des communications et des relations publiques (BCRP) de l'UdeM met gratuitement à la disposition des étudiantes et des étudiants le réseau UdeM Télé pour faire la promotion d'évènements et d'activités offerts par les regroupements étudiants, selon les disponibilités et spécifications.

Pour profiter de ce service, contactez la personne-ressource de la diffusion.

Infolettre du Centre de l'engagement étudiant

Une infolettre est envoyée les lundis chaque deux semaines à toutes les personnes inscrites aux activités du Centre de l'engagement étudiant, soit près de 7000 personnes. Pour y diffuser de l'information, remplir ce formulaire au plus tard le mercredi 9:00 précédent l'envoi de l'infolettre dans laquelle vous souhaitez publier. Les dates de publication se retrouvent dans le formulaire.

Babillards au local B-2375

Le Centre de l'engagement étudiant dispose d'un babillard exclusivement réservé aux affiches de ses groupes membres à l'intérieur du Centre de l'engagement étudiant au pavillon 3200, rue Jean-Brillant. 

Pour afficher votre contenu, déposez-le au local B-2375 (niveau mezzanine). Pour vous y rendre plus facilement.

Il est également possible d'installer des affiches dans les corridors de la mezzanine, selon l'espace disponible. Vous devez obtenir l'accord de la personne-ressource avant de le faire.

Accueil du Centre de l'engagement étudiant

Il est permis, aux regroupements étudiants, de laisser à l'accueil des tracts, dépliants ou cartes d'affaires faisant la promotion de leurs activités, selon l'espace disponible. Vous devez obtenir l'accord de la ou du responsable de l'accueil avant de placer votre matériel.


Organisation d’évènements

Accès aux locaux du Centre de l'engagement étudiant

Trois (3) membres de chaque regroupement peuvent accéder aux locaux du Centre de l'engagement étudiant en dehors de ses heures d'ouverture du bureau et ce, jusqu'à 22h le soir. Pour ce faire, vous devez avoir une carte d'étudiante valide avec photo. Si vous n'en avez pas, vous pouvez faire votre demande (gratuitement) ici . Ensuite, lors de la réception de celle-ci, vous pouvez activer votre carte ici :

Les trois membres désignés doivent remplir la fiche de demande d'accès et aviser la personne-ressource du soutien aux regroupements étudiants de tout changement de coordonnées en cours d'année. 

La liste des personnes autorisées sera remise à la direction de la prévention et de la sécurité (DPS).

Réservation d’espaces

Pour réserver un espace (café, salle de cours, amphithéâtre, etc.) sur le campus de l'Université de Montréal, les groupes doivent d'abord prendre connaissance des règles relatives à l'utilisation et à la sécurité des espaces établies par la Direction des immeubles (DI).

La réservation d’un espace et de matériel se fait en ligne au moyen d'un formulaire envoyé électroniquement à la régie du pavillon où l'activité aura lieu.

Il est primordial d'envoyer sa demande sept (7) jours avant la date prévue de l'activité afin que la demande puisse être traitée. Vous devez y indiquer le nom de votre regroupement, le nom du conférencier s'il y a lieu et si l'activité procurera ou non un profit pour votre regroupement. Dans le cas de profit, il se pourrait que la régie charge des frais de location.

Sachez que des frais peuvent être exigés pour la location de certains espaces ou l'installation de matériel. Prévoyez ces dépenses dans votre budget et au besoin, demandez une soumission par courriel afin de connaitre le montant avant de passer votre commande. Pour plus d'information, consultez la Direction des immeubles.

Demande d’activités de financement par un regroupement étudiant

Un regroupement étudiant qui désire tenir une activité de collecte de fonds ou de sollicitation (sur le campus, à l’extérieur du campus ou en ligne) doit: 

  • tout d'abord remplir le formulaire de demande d’autorisation de la tenue d’activités commerciales (incluant les commandites) sur le campus qui sera traité par les Services Auxiliaires de l'UdeM. Il faut calculer près d'une semaine pour obtenir la réponse à la demande. Cette réponse doit être acheminée au Centre de l'engagement étudiant pour la suite des choses. 
  • présenter ensuite une demande écrite dans le formulaire de demande du Centre de l'engagement étudiant qui doit contenir entre autre les éléments suivants:
    • Information sur les lieux/dates/heures/durée de l’activité
    • Nom, matricule et coordonnées de l’étudiante ou l’étudiant responsable de l’activité
    • Description de l’activité
    • Information sur les buts et objectifs de l’activité
    • Explication du lien entre l’activité et les buts/objectifs du regroupement
    • Si les fonds sont récoltés pour un organisme externe, lettre d’entente spécifique à l’activité, émise par l’organisme en question qui reconnait qu’il y a entente et que les fonds lui sont destinés (Cette lettre rédigée sur du papier en-tête de l’organisme doit comprendre les détails de la collaboration ainsi que à quoi sont destiné les recettes, le nom de la personne responsable de l’organisme, son titre, sa signature et ses coordonnées. L'organisme doit être reconnu comme étant un véritable OSBL québécois ou canadien et détenir un numéro d’organisme de charité valide à fournir dans la lettre.)
  • Attendre l’approbation écrite des Services à la vie étudiante de l’UdeM avant d’entreprendre l’activité. Les critères d’acceptation sont indiqués dans le formulaire de demande.

N. B. : Toute demande entrant à l’intérieur du cadre des critères préétablis sera traitée et accordée par le Centre de l'engagement étudiant. Les cas d’exceptions seront transmis à la direction générale des Services à la vie étudiante qui prendra une décision finale sur leur acceptabilité. Le Centre de l'engagement étudiant transmettra la décision au regroupement étudiant demandeur.

Guide organisation d’évènements (Prévention et sécurité)

Dans le cas d'événements spéciaux (tout rassemblement dans un lieu [tous les bâtiments/terrains où l'UdeM est propriétaire ou locataire] pour lequel on modifie temporairement la fonction première prévue à la conception et mise en place par l'UdeM), les groupes doivent d’abord se référer au Guide des normes et consignes pour l'encadrement des évènements spéciaux. 

Ensuite, ils doivent se conformer aux exigences de la Direction de la prévention et de la sécurité (DPS). Ils doivent également remplir la fiche de renseignement des événements spéciaux au moins 5 jours avant la tenue de l’activité.

Guide des bonnes pratiques événementielles et du protocole à l'UdeM

Dans ce guide, vous trouverez de judicieux conseils applicables à l'organisation de tout type d'événements: type des questions à se poser, échéancier de travail, les ressources disponibles à l'UdeM... N'hésitez pas à le consulter au moment de planifier un événement!

Guide organisation d’activités inclusives

Dans le but d’organiser des activités les plus inclusives possible, nous vous recommandons de consulter l’Outil d’accompagnement pour favoriser l’équité, la diversité et l’inclusion (ÉDI) dans les activités étudiantes, développé par les Services à la vie étudiante. Cet outil est disponible en format catalogue et téléchargeable en format PDF. Il est également hébergé dans la trousse des associations étudiantes de la FAÉCUM. Avant tout, nous vous invitons à consulter cette vidéo qui le présente brièvement. Vous pouvez aussi consulter le guide d’accueil des personnes aînées ou porteuses de savoirs autochtones et de reconnaissances territoriales. Cet outil est disponible en format catalogue et téléchargeable en format PDF.

Guide organisation d’évènements écoresponsables

Si vous souhaitez organiser un évènement écoresponsable sur le campus, consultez le guide d'évènements écoresponsables produit par le bureau du Développement durable de l'UdeM. Celui-ci est divisé en 7 grandes thématiques qui vous accompagneront dans l'organisation de vos activités.

Réservation d’un espace dans les locaux du Centre de l'engagement étudiant

Tout espace de travail  dans les locaux du Centre de l'engagement étudiant sont en accès libre. Néanmoins, vous pouvez réserver un espace en ligne en utilisant l'application Bookings. 

Il existe sept (7) possibilités de réservation:

  1. La salle de réunion vitrée
  2. La petite salle de réunion
  3. La table ovale
  4. Les tables A, B, C ou D
  5. L'espace salon
  6. La grande salle (qui regroupe les espaces 3 à 5)
  7. Le local 1103 du pavillon Marguerite d'Youville

Seuls les groupes dont le renouvellement est en règle peuvent se prévaloir d'une réservation d'espace.

Vente ou distribution de nourriture sur le campus

Selon le point 7.6 du Guide des normes et consignes pour l'encadrement des évènements spéciaux, pour vendre ou distribuer de la nourriture sur le campus, vous devez obtenir un permis de restauration et de vente au détail auprès du ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation (MAPAQ). Il coute 34 $ et est requis pour chaque activité. Prévoyez un délai de traitement de plusieurs semaines.

Pour toute information concernant la demande de permis, contactez la Direction de la prévention et de la sécurité de l'UdeM ou le MAPAQ par courriel ou par téléphone au 418 380-2130.



Financement

Projet d'initiative étudiante (PIÉ)

Programme de subvention offert aux étudiantes et aux étudiants membres de la FAÉCUM pour la réalisation de nouveaux projets ou le financement de projets existants. Attention! Il faut respecter les dates limites de dépôt de projet.

Consultez la description complète du programme et contactez la personne responsable pour plus d'information bourses@faecum.qc.ca ou au 514 343-5947.

Fonds d'amélioration de la vie étudiante (FAVE)

Fonds issu des Cotisations institutionnelles non obligatoires (CANO) visant la promotion et le financement des activités pour l'amélioration de la vie étudiante à l'UdeM. Attention! Il faut respecter les dates limites de dépôt de projet.

Consultez les critères de sélection avant de remplir le formulaire. 

Programme de subvention du Centre de l'engagement étudiant

Les Services à la vie étudiante disposent d'une subvention annuelle permettant aux regroupements étudiants de faire rembourser des dépenses au cours de l'année.

Il est important de faire préapprouver la dépense en envoyant un courriel à la personne-ressource au moins deux semaines avant la date prévue de la dépense.

Une fois la dépense approuvée et effectuée, les regroupements doivent joindre la preuve originale du paiement (facture, reçu officiel, etc.) pour être remboursés.

  • Catégories des dépenses admissibles:

Matériel de bureau, matériel autre servant au fonctionnement du groupe, impression sur papier (tout format), impression sur matériel autre (ex. : bannière, affiche), honoraires professionnels pour conception visuelle/médiatique, frais TIC (ex. : nom de domaine, hébergement site web, etc.), frais d'inscription/d'adhésion (maison-mère, concours, participation, cotisation, etc.), frais de réception Université de Montréal (main-d'œuvre, matériel et sécurité).

  • Catégories des dépenses NON admissibles

Matériel promotionnelle à usage unique/limité (ex. : t-shirts, costumes, décorations, etc.), certificats-cadeaux, frais de réception : breuvages (incluant l'alcool), nourriture, couverts, etc.


Il existe d’autres formes de financement de l’engagement à l’UdeM. Nous pouvons vous aider à les découvrir!

Ouverture d’un compte pour le regroupement

Pour l’ouverture d’un compte, il faut :

  • Avoir une résolution du conseil exécutif/administration qui mandate une personne pour faire les démarches et qui identifie les personnes qui seront les signataires (noms, fonctions au sein du conseil et NAS)
  • Vous communiquez cette résolution à Martin Rioux qui vous remettra une attestation qui confirme la reconnaissance de votre regroupement par l’Université.
  • Avec ces 2 documents, vous contactez une institution qui accepte d’ouvrir un compte pour une organisation qui n’est pas incorporée. Il y a certaines caisses Desjardins qui acceptent de le faire. Les caisses Desjardins sont indépendantes pour ces règles. Nous vous conseillons de communiquer avec les caisses près des lieux de résidences des signataires. La Banque Scotia accepte aussi d’ouvrir ce type de compte.


Contact

Personne-ressource dédiée à la gestion et au développement des besoins institutionnels, structurels et organisationnels des groupes et regroupements étudiants
martin.rioux@umontreal.ca
514 343-6111, poste 1852

Service

Centre de l'engagement étudiant




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