La fin du trimestre

BAL d’équipe

• À la fin du stage, chaque équipe doit s'assurer de vider sa BAL des messages reçus et envoyés, en s’assurant de verser au dossier client tout échange de courriel pertinent à conserver. Les BAL seront désactivées dans la semaine du 1^er mai et un message de renvoi automatique vers la boîte courriel du secrétariat sera activé au même moment. 

DocUM 

• À l’exception des fichiers vidéos, votre DocUM devra avoir été « vidé » à la fin de votre stage. Tout document pertinent s’y trouvant doit être imprimé et versé aux dossiers physiques des clients.
• Il sera également très important de faire un suivi (par courriel au secrétariat : clinique-universitaire@psy.umontreal.ca) de l’ensemble des fiches clients se trouvant toujours dans vos DocUM. Cela sera très important pour s’assurer qu’aucun client ne « tombe entre deux chaises ».

Fichiers vidéos

• À noter que les vidéos ne doivent PAS être supprimés du DocUM. Tous les fichiers vidéos de tous les stages sont archivés par la CUP pour un an minimum, et 5 ans à des fins d'enseignement si le client l’a autorisé et si la personne superviseure le juge pertinent. L’ensemble des fichiers vidéos sont récupérés à la fin du trimestre de façon à les archiver sur les serveurs pour la durée appropriée. Cette récupération se fait dans la semaine du 1^er mai.
• Les fichiers vidéos doivent être identifiés au dossier client avec un titre différent pour chacun des fichiers. Il faut que les fichiers comportent le numéro de dossier du client (essentiel) + une façon de distinguer les différentes rencontres d’un même client les unes des autres (soit la date de la rencontre, ex : 6575_21-12-21; 6575_14-04-22, etc.) ou encore, le numéro de la rencontre (6575_R1, 6575_R2, etc.). Chaque stagiaire est responsable de s’assurer que ses fichiers vidéos soient identifiés correctement.
• Consultez la procédure concernant la conservation des vidéos pour une durée de cinq ans à des fins d'enseignement ainsi que le formulaire à remplir et signer pour la conservation des vidéos.

Requête interne

Toutes les requêtes internes seront évaluées avant d’être transférées à une nouvelle équipe. Il est donc important de ne pas faire de promesse aux clients.

Voir la page pour toutes les informations sur le sujet.