FAQ plateforme de sondages LimeSurvey 6

Pour accéder à la plateforme de sondage Limesurvey 6, il faut s'authentifier à l'adresse suivante : https://limesurvey.umontreal.ca/ 

Tout utilisateur détenant une adresse courriel @umontreal.ca peut se connecter à l’application. Cependant, seuls les utilisateurs détenant un statut d'employé, professeur, chargé de cours, chercheur ou clinicien peuvent créer des sondages. 

Pour pouvoir créer un sondage dans la plateforme Limesurvey 6, vous devez :

• posséder une adresse courriel @umontreal.ca ou @xxxxxxx.umontreal.ca;
• être employé, professeur, chargé de cours, chercheur ou clinicien;
• transmettre une demande par le Formulaire d'aide des TI.

Suivant le traitement de votre demande, vous pourrez créer et copier vos sondages.

Pour créer un questionnaire, il faut cliquer sur le bouton « + » de la page d’accueil.

À la fenêtre suivante, un formulaire s’affiche. Il faut y inscrire les informations requises: 

1. Le titre du questionnaire.
2. La langue de base.
3. Le groupe du questionnaire : Sélectionnez le groupe existant le plus pertinent pour grouper le questionnaire par unité administrative ou par domaine d’étude. Si vous ne trouvez pas un groupe pertinent, en dernier recours, attribuez le questionnaire au groupe « Default ».
4. L’administrateur du questionnaire :  Il est important de sélectionner l’utilisateur actuel qui crée le questionnaire ou le personnaliser. Il ne faut pas laisser le courriel par défaut.
5. Ensuite, cliquer sur le bouton pour « Créer un questionnaire ».

6. Le questionnaire sera créé et vous pourrez l’éditer.

Lorsque vous êtes propriétaire d'un sondage, vous pouvez y donner accès à un ou plusieurs utilisateurs. Ceux-ci peuvent obtenir des permissions identiques aux vôtres ou des accès plus restreints.

Pour ajouter un autre utilisateur, il faut lui demander de se connecter une première fois à Limesurvey 6 au lien https://limesurvey.umontreal.ca/.

Ensuite, voici les étapes à suivre :

1. Sélectionnez le questionnaire concerné dans liste des questionnaires pour l’éditer.

2. Dans l’onglet « Paramètres », cliquez sur « Permissions du questionnaire » pour attribuer les permissions d’édition sur le questionnaire à un autre utilisateur.

3. Dans le champ « Utilisateur », commencez à taper le courriel de l’utilisateur à ajouter et sélectionnez le courriel lorsqu’il apparaît dans la liste. Ensuite, il faut cliquer sur le bouton « Ajouter un utilisateur ». Si le courriel de l’utilisateur n’apparaît pas dans la liste, cela signifie qu'il ne s'est pas encore authentifié sur la plateforme Limesurvey 6. Une fois qu'il l'aura fait, son nom sera disponible dans la liste.

4. Une fois l’utilisateur ajouté au questionnaire, il faut lui attribuer les permissions souhaitées en effectuant un clic-droit sur la colonne « Action » de la ligne correspondant à cet utilisateur.

5. Pour accorder toutes les permissions d’administration sur le sondage, cliquez sur la case à cocher de la colonne « Général » pour chaque type de permission. Ensuite, cliquer sur le bouton « Sauvegarder » au bas de la page.

6. Vous pouvez vérifier si toutes les permissions ont été ajoutées comme souhaité.

7. Notez que vous pouvez également choisir d’accorder uniquement certaines permissions, selon vos besoins.

Chaque question doit faire partie d’un « groupe » de questions. Un groupe de questions peut comprendre une ou plusieurs questions. Pour créer des groupes de questions et des questions, cliquer sur le bouton « Ajouter un groupe ».  Ensuite, il faut :

• ajouter un nom de groupe, ainsi qu’un texte de présentation (vous pouvez choisir d’afficher ou non ces éléments dans le questionnaire).
• cliquer sur le bouton « Sauvegarder ». Ceci vous ramène à l'écran principal.

LimeSurvey a inséré le nouveau groupe de questions dans le menu de groupe.

En sélectionnant le groupe dans le menu de gauche, vous pouvez cliquer sur le bouton « Ajouter une question ».  La nouvelle question sera ajoutée au groupe sélectionné.

Voici les informations pour l'édition d'une question dans le sondage :

1. Le texte
2. Les réglages généraux
3. Les réglages avancés

1. Le texte

Onglet « Question » : Question (obligatoire) : Écrire le texte de la question dans ce champ (celui qui sera lu par les répondants). Il n’y a pas de limite réelle à la longueur de la question, mais il est recommandé de s’en tenir au strict nécessaire. Si vous souhaitez expliquer comment répondre adéquatement à la question, utilisez le champ « Aide ».

Onglet « Aide » : Lorsque vous placez du texte dans ce champ, une icône « Point d'interrogation ». apparaît sur les écrans de saisie du questionnaire, affichant le texte d'aide.

2. Réglages généraux

a) Code (obligatoire) : Ce champ est un moyen d'identifier une question pour l'exportation ou pour ajouter des filtres/sauts de questions. En général, ce champ n'est pas visible sur la partie publique. Le code de la question doit être unique dans le questionnaire, doit commencer par une lettre et ne contenir que des caractères alphanumériques.

b) Type de question : Si le type de question choisi nécessite des choix de réponses, ceux-ci vous seront demandés dans une étape ultérieure.

Les types de questions sont regroupés en 5 catégories distinctes : questions à choix unique, questions prédéfinies, questions à choix multiples, questions de type texte et tableaux.  Pour les détails, consultez la section ci-dessous.

c) Groupe de questions : Vérifiez que la question est insérée dans le bon groupe de question.

d) Obligatoire : Permet d’obliger le répondant à répondre à la question.

e) Condition : Spécifie les conditions pour l’affichage de la question. La valeur 1 signifie que la question sera toujours affichée. Des détails sur l'utilisation de cette fonction peuvent être trouvés sur les pages Expression Manager.

f) Chiffré : Permet de spécifier que la réponse sera cryptée lors de son stockage.

3. Les réglages avancés

Pour plus de détails, consultez le manuel officiel de LimeSurvey https://www.limesurvey.org/manual/LimeSurvey_Manual/fr

Selon le type de question choisi, il faut ajouter des options de réponse dans l’onglet « Options de réponse », situé en bas du texte de la question.

1. Vous pouvez saisir vos options de réponses ligne par ligne (le bouton « + » permet d’ajouter une autre option, le bouton « - » permet de supprimer une option déjà ajoutée.
2. Le cas échéant, insérer une option de non-réponse (dans l'exemple ci-dessus, « Aucun choix »).
3. Vous pouvez aussi cliquer sur « Ajout rapide » pour copier/coller une liste déjà écrite.

Pour ajouter une condition à une question, retournez à l’écran principal du questionnaire et sélectionnez l’onglet « Structure » :

1. Sélectionnez la question sur laquelle s’applique la condition logique (dans l'exemple ci-dessous « Q2 »).
2. Cliquez sur le bouton « Outils ».
3. Sélectionnez l’option « Concepteur de conditions ».

Condition en fonction des réponses aux questions précédentes

1. Pour ajouter une condition, sélectionnez dans l’onglet « Question précédente » la question servant de filtre.
2. Les options de réponses apparaîtront alors dans la fenêtre à droite (« Réponse »).
3. Sélectionnez les options de réponse.
4. Ensuite, sélectionnez un des opérateurs possibles (« Égal », « Contient »).
5. Puis cliquez sur le bouton « Ajouter une condition ».

Attention : Si vous ne cliquez pas sur le bouton « Ajouter une condition », celle-ci ne sera pas enregistrée.

Dans l’exemple ci-dessous, la question Q2 apparaîtra uniquement pour les répondants qui ont sélectionné la réponse A ou B à la Q1.

LimeSurvey vous présente ensuite un résumé de votre condition et vous offre la possibilité d’en ajouter d’autres. Si vous retournez à la question, la condition apparaîtra dans le résumé de la question.

Dans le mode édition du questionnaire, choisir l'onglet « Paramètres », section « Notifications & données ».

En tout temps, il est possible d’accéder au questionnaire, tel qu’il sera vu par le répondant, en cliquant sur le bouton « Prévisualiser le questionnaire ».

Il est également possible de prévisualiser un groupe de questions uniques, ou une seule question, à partir de l’affichage de la question ou du groupe de questions.

La prévisualisation s’ouvre dans un nouvel onglet.  À noter que les réponses ne sont pas enregistrées.

Pour activer un questionnaire, cliquez sur le titre du questionnaire situé en haut du menu de gauche.  Vous serez dirigé à la page principale du questionnaire. Examiner une dernière fois les informations relatives au questionnaire, notamment les paramètres. Dans la section « Paramètres > Général », vérifiez si les courriels sont dans le domaine « @umontreal.ca » ou « @xxxx.umontreal.ca ».

Ensuite, cliquer sur le bouton « Activer le questionnaire » situé en haut de la fenêtre.

LimeSurvey affichera une page d’options et d’avertissements :

1. « Réponses anonymisées ? »: Si vous répondez « Non », il sera possible de lier les réponses aux invitations de participations faites.
2. Le logiciel LimeSurvey vous offre alors la possibilité de basculer en mode restreint (avec invitations). Si votre questionnaire est « public » (pouvant être répondu par toute personne ayant le lien URL), cliquez sur « Non ».
3. Ensuite, cliquez sur «Enregistrer & activer ».

Une fois activé, votre questionnaire ne pourra plus être modifié, à moins qu’il soit « expiré » manuellement. Il est donc important de prévoir une période où le questionnaire sera activé à des fins de validation et ce, avant le début de la collecte de données. Pour ce faire, il est conseillé d’activer le questionnaire, puis d’envoyer le lien vers celui-ci à différentes personnes qui pourront le tester et vous faire part de tout problème ou difficulté.

Si vous devez arrêter le questionnaire pour y faire des modifications, en mode édition du questionnaire, cliquer sur le bouton «Arrêter ce questionnaire» situé en haut.

LimeSurvey affichera alors une page d’avertissement.

1. « Questionnaire expiré » : Le questionnaire n’est plus accessible aux répondants. C’est le choix à faire si l’on désire faire l’analyse des réponses recueillies.
2. « Désactivez le questionnaire » : C’est le choix à faire si vous désirez modifier le questionnaire.

La désactivation d’un questionnaire entraîne la suppression des réponses sur le serveur. N’utilisez cette option seulement qu’une fois la collecte terminée et les données téléchargées sur un espace sécurité dans un format approprié.

Les employés de l’Université de Montréal doivent utiliser le thème par défaut pour les sondages institutionnels (thème neutre, sans logo).

Les employés qui ont besoin d’utiliser un thème avec l’image de marque de l’établissement doivent envoyer un courriel à l’adresse sondages@umontreal.ca pour demander l’autorisation d’utiliser un thème avec l’image de marque de l’institution dans un sondage spécifique, incluant une justification.

À noter que les professeurs/chercheurs ont la possibilité d’utiliser un autre thème, que celui par défaut, puisqu’ils collaborent fréquemment avec des équipes provenant d’autres institutions. Si un professeur/chercheur souhaite utiliser son propre thème, une demande d’autorisation doit être soumise aux TI par le formulaire d'aide.  Toutefois, aucun soutien technique n’est offert pour la modification des thèmes.  Une fois l’autorisation accordée, le chercheur peut choisir un autre thème parmi ceux offerts dans LimeSurvey ou importer son propre thème.

Lorsque la permission a été accordée pour télécharger un nouveau thème, il sera possible de l’importer dans LimeSurvey. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur « Configuration », ensuite, sur « Thèmes » :

La liste de thèmes disponibles s’affiche. Le bouton en haut de la page permet de télécharger le thème personnalisé. 

Il est possible de télécharger le fichier ZIP contenant le thème personnalisé.

Pour sélectionner le thème téléchargé et l’utiliser dans le questionnaire, il suffit d'aller dans le questionnaire, choisir l’onglet « Paramètres », section « Général ».

Ceci ne concerne que les enquêtes à accès restreint. Lorsque votre questionnaire est public, il vous suffit de copier le lien URL de votre questionnaire et le diffuser de la manière que vous jugerez appropriée.

Lors de la diffusion d’un questionnaire par LimeSurvey, deux modes de distribution sont possibles : le lien unique (personnalisé) et le lien générique (anonyme).

Chacun présente des avantages et des inconvénients, selon les objectifs de l’enquête.

Lien unique (via invitation avec jeton personnalisé)

Avantages :

• Suivi individuel des répondants : chaque lien est associé à un participant identifié, permettant un suivi précis des réponses.
• Prévention des doublons : un seul questionnaire peut être rempli par participant, ce qui garantit l’unicité des réponses.
• Personnalisation des invitations : les courriels peuvent être adaptés avec les informations du répondant (nom, fonction, etc.).
• Analyse enrichie : possibilité de croiser les résultats avec des données contextuelles issues du fichier des participants.

Inconvénients :

• Complexité de mise en œuvre : nécessite la constitution et l’importation d’une base de participants (noms, adresses courriel, etc.).
• Perception d’un moindre anonymat : bien que les réponses puissent être techniquement anonymisées, les participants peuvent douter de la confidentialité.
• Risque d’erreurs techniques : erreurs lors de l’importation ou l’envoi des invitations peuvent compromettre la qualité de la collecte.

Lien générique (ouvert à tous)

Avantages :

• Simplicité de diffusion : un lien unique peut être partagé facilement via tout canal (courriel, site web, réseaux sociaux, etc.).
• Respect fort de l’anonymat : aucune donnée personnelle n’est collectée automatiquement, ce qui peut rassurer les répondants.
• Absence de gestion de base de contacts : gain de temps et réduction des risques liés à la manipulation de données personnelles.

Inconvénients :

• Absence de suivi des répondants : il est impossible d’identifier les personnes ayant participé ou non à l’enquête.
• Risque de réponses multiples : sans mécanisme de contrôle, un répondant peut remplir le questionnaire plusieurs fois.
• Pas de personnalisation possible : les invitations ou rappels ne peuvent pas être adaptés individuellement.

Conclusion

Le choix entre un lien unique et un lien générique dépend des objectifs de l’enquête.

Si l’on souhaite un suivi rigoureux des participants, une analyse croisée des données ou des relances ciblées, le lien unique est préférable.

À l’inverse, si l’objectif est de maximiser le taux de réponse tout en garantissant un anonymat complet, le lien générique s’avère plus adapté.

LimeSurvey permet de suivre et de visualiser les réponses en temps réel par le biais du menu « Réponses » de l’onglet « Paramètres ».

LimeSurvey permet de visualiser rapidement les résultats d'une enquête (terminée ou en cours) à l’aide de tableaux et de graphiques.  Ils sont accessibles par le menu « Statistiques » de l’onglet « Paramètres ». Deux modes sont disponibles :

1. Le mode expert.
2. Le mode simple.

LimeSurvey est un outil très utile pour la conception de questionnaires, l'administration d'enquêtes et la collecte de données, mais pas pour l'analyse de données. Il est recommandé d’utiliser un autre logiciel tel que SPSS, PSPP, R, EXCEL, OpenOffice, etc.

LimeSurvey propose d’exporter les données dans un format compatible avec différents logiciels. Pour ce faire, cliquez sur « Réponses » dans le menu de droite, puis sur « Exporter» dans le menu du haut.

Pour exporter les résultats afin d’en faire une analyse dans SPSS, sélectionnez « Exporter les résultats dans un fichier de commandes SPSS/PASW ».

LimeSurvey permet d’exporter le fichier de syntaxe, ainsi que le fichier de données.

Pour exporter les résultats afin d’en faire une analyse dans un logiciel autre que SPSS, sélectionner « Exporter les résultats ».

Général : Exportation des « réponses complètes uniquement », « réponses incomplètes uniquement » ou « toutes les réponses ».

En-tête : Sélectionner les en-têtes de colonnes qui apparaîtront dans les données. Il est recommandé d’utiliser l’option « code de la question ». Le nombre de caractères permis dans les en-têtes de colonnes dans Excel étant limité, si la question est très longue, le texte sera tronqué.

Réponses : Afficher la réponse complète (texte du choix de réponse) ou seulement le code de la réponse. Dans le cas des questions format texte (court ou long), les réponses seront affichées telles qu’écrites par le répondant.

Colonnes : Vous pouvez sélectionner les colonnes (questions ou champs importés) que vous voulez voir apparaître dans votre exportation.

Il est fortement conseillé de sauvegarder un questionnaire LimeSurvey. Il suffit de cliquer sur « Affichage/Exportation » :

Plusieurs options sont offertes :

Exporter la structure du questionnaire permet d’exporter les ensembles des groupes et des questions, ainsi que toutes les conditions présentes dans le questionnaire.

Ce fichier pourra ensuite être utilisé avec la fonctionnalité « Importer un questionnaire ».

Cette exportation ne contient pas les réponses colligées.

Le bouton « Archive de questionnaire » permet d’obtenir une archive complète d'un questionnaire incluant :

• la structure du questionnaire (groupes, questions, conditions logiques, etc.);
• la table des répondants (invitations, rappels, etc.);
• la table des réponses.

Ce fichier pourra ensuite être utilisé avec la fonctionnalité « Importer un questionnaire ».

NOTE :  Il s'agit de l’option la plus complète permettant de faire des sauvegardes régulières d'un sondage, même lorsque celui-ci est en cours.

• Bien connaître l’application.
• Avoir déjà conçu son sondage avant de démarrer dans LimeSurvey.
• Tester son sondage avant de le publier officiellement.
• Prévoir l'envoi des invitations le soir.
• Récupérer les données dès que le sondage est terminé.
• Exporter le sondage pour le réutiliser éventuellement.
• Détruire le sondage une fois les données récupérées.
• Préparer un dictionnaire de variables sous forme de tableur avec :
• les énoncés et sous-questions, 
• les noms des variables ;
• les choix de réponse et leur pondération.
• Planifier les embranchements conditionnels avant la mise en ligne.
• Se référer, au besoin, à la documentation de LimeSurvey au cours des premières semaines de travail avec l'outil.

Seules les adresses de courriel de types « xxxxxxxx@umontreal.ca » et « xxxxxx@yyyyy.umontreal.ca » doivent être utilisées pour la connexion et la configuration des sondages.

Afin de nous conformer aux recommandations du calendrier de conservation des données de sondages établi par la Division des Archives et de la Gestion de l'Information de l'UdeM, les données des sondages doivent être éliminées un an après l'analyse ou la publication des résultats.

Dans ce cadre, il est requis par les créateurs de sondages de bien vouloir respecter les instructions suivantes pour n’avoir dans LimeSurvey que les sondages dont les collectes de données ne sont pas encore terminées:

• Supprimer tous vos sondages inactifs.
• Pour vos questionnaires actifs dont la collecte des données est terminée :
  • Exporter les réponses pour l’analyse des résultats. Il est de votre responsabilité de conserver ces résultats dans un espace de stockage sécuritaire et de les supprimer un an après leur analyse.
  • Sauvegarder le questionnaire si vous souhaitez éventuellement le réutiliser.
  • Arrêter et supprimer le questionnaire après avoir effectué les exportations.

• Introduction à LimeSurvey : https://manual.limesurvey.org/Surveys_-_introduction/fr
• Manuel en français : https://manual.limesurvey.org/LimeSurvey_Manual/fr
• Manuel en anglais (plus complet) : https://manual.limesurvey.org/LimeSurvey_Manual
• Forums d'aide en français : https://www.limesurvey.org/fr/forum/french-forum
• Forums d'aide en anglais : https://forums.limesurvey.org/

Pour exporter un questionnaire fait avec LimeSurvey 3 vers la nouvelle version LimeSurvey 6, il faut : 

• Se connecter dans LimeSurvey 3.
• Sélectionner le questionnaire à exporter vers la version 6 et cliquer sur « Affichage/Exportation ».

• Parmi les options offertes, choisir « Exporter la structure du questionnaire (.lss) » et ensuite cliquer sur le bouton « Exporter ». À titre d'information, le fait d'exporter la structure du questionnaire permet d’exporter l'ensemble des groupes, l'ensemble des questions, ainsi que toutes les conditions présentes dans le questionnaire. Cette exportation ne contient PAS les réponses colligées.
• Ensuite, connectez-vous dans la plateforme LimeSurvey 6 et cliquer sur le bouton « + » pour ajouter un questionnaire.

• Dans la page qui s’affiche, sélectionner l’onglet « Importer » et cliquer sur le bouton « Parcourir » pour récupérer le fichier exporté à partir de la version 3.

• Après l’importation, une page s’affiche pour indiquer le succès de l’opération.  Cliquer sur le bouton « Aller au questionnaire » pour accéder au questionnaire importé à partir de la version 3.

Les utilisateurs seront informés au moins trois mois avant son retrait. Un courriel a déjà été envoyé pour inviter les utilisateur de LimeSurvey 3 à faire le tri de leurs questionnaires en prévision du retrait de cette version.  Une annonce serait faite dans les mois à venir.