Les facultés ont la responsabilité de mettre en place les mesures d’accommodement aux examens de leurs cours pour les étudiants inscrits au service de Soutien aux étudiants en situation de handicap (SESH). Ce document a pour objectifs de vous outiller et de préciser votre rôle dans le processus. Il est important de se référer à la présente version électronique de ce document afin d’avoir accès à l’information la plus récente.
Responsabilité partagée
Le SESH recommande les accommodements.
Les facultés gèrent l’organisation des mesures d’accommodement aux examens.
Les enseignants et/ou les unités collaborent à la mise en place des mesures.
L’étudiant participe activement à la recherche de possibilités d’accommodements; accepte un accommodement raisonnable et facilite l’implantation des solutions.
Préalables
S’inscrire au service de Soutien aux étudiants en situation de handicap (SESH)
Vous remplissez le formulaire d’inscription sur le site du SESH.
Un conseiller évaluera vos besoins, recommandera s’il y a lieu des mesures d’accommodement aux examens et vous remettra une Lettre des mesures d’accommodement.
Pour être mis en place, un accommodement doit être accordé avant la date limite pour faire une demande.
Il est très important de faire votre inscription au SESH le plus rapidement possible en début de trimestre.
Informer les enseignants
Dans les deux premières semaines de cours ou au plus tard 21 jours avant la date d’un examen, il est fortement recommandé d’informer les enseignants et de leur remettre la Lettre des mesures d’accommodement émise par le SESH. C’est un bon moment pour discuter de vos besoins.
Lorsque vous prenez une entente pour des mesures d’accommodement directement avec un enseignant, vous ne devez pas faire de demande au moyen du formulaire en ligne.
Si vous prenez une entente avec un enseignant après avoir fait une demande, il est nécessaire d’informer par courriel la faculté responsable du cours que vous désirez annuler cette demande.
Utilisation autorisée du formulaire
Seul l’étudiant qui suit un cours de la FAS, de la FEP, de la FSÉ, de la faculté de l’aménagement (AME) ou de la faculté de droit (DRT) doit faire sa demande au moyen du formulaire en ligne.
Cours d’une autre faculté
L’étudiant qui suit un cours ailleurs qu’à la FAS, la FEP, la FSÉ, la faculté de l’aménagement (AME) ou la faculté de droit (DRT) doit faire sa demande auprès de la faculté concernée. Les procédures de toutes les facultés sont disponibles sur le site du SESH.
Adresse de correspondance
Toutes les correspondances se font à votre adresse @umontreal.ca.
Délai pour faire une demande
Une demande doit être faite selon les délais suivants, faute de quoi elle peut être refusée :
21 jours avant la date de l’examen lors des trimestres d’automne et d’hiver;
14 jours avant la date de l’examen lors du trimestre d’été.
Types d’examens organisés
Seuls les examens d’une durée initiale de 1 heure et plus sont organisés par la FAS, la FEP, la FSÉ, la faculté de l’aménagement et la faculté de droit (DRT).
Examen différé (FAS uniquement)
La procédure habituelle d’avis d’absence s’applique : vous remplissez le formulaire Avis d’absence à un examen et vous le remettez aux instances du département concerné.
Si le motif d’absence est accepté, vous recevrez un courriel de convocation à l’examen différé.
Ce n’est qu’à partir de ce moment que vous pourrez faire une demande d’accommodements en respectant le délai précisé dans la convocation.
Après avoir fait votre demande d’accommodements à l’examen différé, vous recevrez un courriel automatisé de refus en raison du calendrier des examens différés.
si votre demande respecte le délai précisé dans la convocation, vous recevrez un courriel d’acceptation et votre demande sera traitée.
Le processus habituel d’organisation des mesures d’accommodement s’effectuera par la suite.
Pour les autres facultés, veuillez contacter votre département.
Demande d’accommodement
Le formulaire de demande est disponible à cette adresse : https://esh.umontreal.ca/
Accès au formulaire
Vous devez vous connecter avec vos identifiants institutionnels.
Lorsque ces informations sont exactes et si vous êtes inscrit au SESH, le formulaire de demande d’accommodement apparaît à l’écran et vous pouvez poursuivre.
Dans le cas contraire, un message d’erreur apparaît.
S’il vous est impossible d’accéder au formulaire, veuillez communiquer le plus rapidement possible avec votre conseiller du SESH qui pourra remédier à la situation.
Examen concerné
Indiquez les informations relatives à l’examen fournies par l’enseignant.
Un sigle de cours absent du menu déroulant n’est pas offert par la FAS, la FEP, la FSÉ, la faculté de l’aménagement (AME) ou la faculté de droit (DRT).
Lorsque c’est le cas, vous devrez déterminer la faculté qui offre ce cours et faire votre demande d’accommodement auprès de celle-ci. Pour trouver la faculté responsable d’un cours, vous pouvez faire une recherche sur le Guide d'admission et des programmes d'études.
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Particularités des examens
Lorsqu’il y a des particularités en fonction de certains types d’examens, vous devez l’indiquer dans la section Commentaire éventuel du formulaire de demande :
Type d’examen | Organisé par la faculté ? |
Examens en plusieurs segments (audio/écrit; oral/écrit; etc.) dont une partie doit absolument se dérouler dans la classe ou en présence de l’enseignant. | OUI Précisez l’heure de début et la durée dans la section Commentaire éventuel du formulaire en ligne. |
Mini-test/Quiz | NON Vous pouvez prendre une entente avec l’enseignant. |
Examens qui se déroulent en laboratoire informatique et/ou qui nécessitent un logiciel spécial | OUI Précisez l’information appropriée dans la section Commentaire éventuel du formulaire en ligne. |
Examens des cours pratiques qui se déroulent en laboratoire et qui nécessitent un équipement spécialisé autre qu’informatique (cours de chimie, biologie, etc.) | NON Vous pouvez prendre une entente avec l’enseignant. |
Examens des cours pratiques qui se déroulent en salle d’examen et qui ne nécessitent pas d’équipement spécialisé. | OUI Précisez que même s’il s’agit d’un examen de cours pratique, il se déroule en salle dans la section Commentaire éventuel du formulaire en ligne. |
Studium à la maison. | NON Vous pouvez prendre une entente avec l’enseignant. |
Studium en classe. | OUI Précisez que même s’il s’agit d’un examen Studium, il se déroule en classe dans la section Commentaire éventuel du formulaire en ligne. |
Coordonnées de l’enseignant
Il est important de s’assurer de l’exactitude de ces informations.
Vous devez absolument indiquer la bonne adresse @umontreal.ca.
En cas de doute, il est nécessaire d’obtenir ces informations de la part de votre enseignant ou de consulter le répertoire du site de l’UdeM.
Mesures d’accommodement
Cochez uniquement les mesures d’accommodement dont vous avez besoin pour cet examen en particulier. Par exemple, si vous avez droit à l’utilisation de l’ordinateur et qu’il n’est pas nécessaire pour un examen à choix multiple, ne cochez pas cette mesure.
Si vous avez des doutes concernant vos mesures d’accommodement ou que l’une d’entre elles ne figure pas dans les choix du formulaire, veuillez communiquer avec votre conseiller du SESH au 514 343-7928 et non avec la faculté.
Soumission de la demande
Lorsque votre demande a été transmise avec succès, vous recevez un message vous l’indiquant et vous recevez immédiatement un accusé de réception par courriel. Si vous ne recevez pas ce courriel, veuillez communiquer par courriel avec la faculté responsable dans les plus brefs délais.
Chacune de vos demandes est numérotée. Un historique de ces demandes est disponible sur votre formulaire de demande d’accommodement.
Délais
Lorsque les délais pour faire une demande ne sont pas respectés :
vous recevez un courriel de refus pour cause de délai;
si vous avez un motif de retard, vous pouvez communiquer le plus rapidement possible avec la faculté responsable pour demander une révision de la décision;
vous recevez un courriel par la suite pour vous informer si les raisons du retard sont acceptées ou refusées.
Changements/abandon de cours
Il est nécessaire de communiquer tout changement (informations relatives à l’examen, abandon de cours, etc.) le plus rapidement possible par courriel avec la faculté responsable qui vous indiquera la marche à suivre. Il ne faut surtout pas faire une 2e demande pour le même examen avant d’avoir communiqué avec la faculté responsable.
Il arrive régulièrement que des mesures d’accommodement ou des éléments d’ordre logistique entraînent une légère modification d’horaire.
La faculté responsable établit alors un nouvel horaire le plus près possible de celui du groupe et vous informe au moyen du courriel confirmant la tenue de l’examen dans la semaine précédant la date de l’examen.
Par contre, lorsque le nouvel horaire est très différent de celui du groupe, la faculté responsable vous informe plus rapidement afin que vous puissiez prendre les dispositions nécessaires.
Engagement à la confidentialité : nous vous rappelons qu’au moment de soumettre votre demande d’accommodement, vous vous êtes engagé à la confidentialité en cas de modification de l’horaire d’un examen.
Adaptation d’un examen en format alternatif (braille, agrandissement, lecture par voix de synthèse, etc.)
La faculté responsable collabore avec le SESH qui adapte le format de l’examen conformément aux mesures d’accommodement.
Feuille de notes mnémotechniques signée par l’enseignant
Il est important de remettre à l’enseignant toute la documentation reçue du SESH (définition et exemple) au sujet de cette mesure d’accommodement. Vous préparez votre feuille et demandez à l’enseignant de la signer environ 1 semaine à l’avance ou selon un délai convenu avec ce dernier.
Lors de la tenue de l’examen, vous montrez la feuille au surveillant. Ce dernier ne l’acceptera que si elle est signée par l’enseignant et notez qu’elle devra être remise avec l’examen complété.
Votre feuille doit respecter les consignes du SESH. En cas de doute, veuillez consulter votre conseiller.
Un résumé de cours ou une feuille comportant des réponses n’entrent pas dans la définition d’une feuille mnémotechnique.
Confirmation de la tenue de l’examen
Vous recevez un courriel contenant les informations pertinentes durant la semaine précédant la date de l’examen.
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Il est également de votre responsabilité de vérifier la situation géographique du pavillon dans lequel se déroulera l’examen, car celui-ci pourrait être différent du pavillon habituel.
Il est nécessaire d’informer la faculté responsable si vous prévoyez être absent.
Tenue de l’examen
Absence
Informez la faculté responsable dans les plus brefs délais.
Retard
Le surveillant vous donne accès au local pendant la première heure de l’examen.
Au-delà d’une heure de retard, vous n’êtes plus admissible.
La durée n’est pas prolongée sauf si le retard est causé par un problème de transport en commun ou adapté et que vous êtes en mesure de le démontrer.
Retard du surveillant
Lorsqu’un surveillant est en retard, attendez au local, la faculté étant déjà au courant.
La durée de votre examen pourra être prolongée en conséquence.
En début d’examen
Vous déposez au-devant de la salle tous vos effets personnels et appareils électroniques éteints.
Vous déposez votre carte étudiante ou une pièce d’identité avec photo bien en vue devant vous pendant toute la durée de l’examen.
Aucune autre activité par exemple, effectuer une période d’étude, n’est permise dans le local d’examen.
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En cas d’erreur, avisez immédiatement le surveillant. |
Accompagnateur
Votre accompagnateur doit s’identifier au moyen d’une pièce d’identité avec photo. Les communications avec ce dernier doivent se dérouler en langue française en tout temps.
Sortie
Aucune sortie n’est autorisée pendant la première heure. Par la suite, les seules sorties autorisées sont pour l’utilisation des toilettes et ne doivent pas dépasser 5 minutes.
Changements à l’examen/questions/contact avec l’enseignant
Il incombe à l’enseignant de vous informer à l’avance de tout changement en regard de l’examen.
Les enseignants peuvent transmettre à la faculté responsable un numéro de téléphone permettant au surveillant de les contacter durant l’examen. Ces derniers peuvent être également contactés par courriel.
Outre ces moyens de communication, il est impossible de joindre un enseignant pendant l’examen.
Utilisation d’un ordinateur
Seuls les outils technologiques autorisés par les mesures d’accommodement ou par l’enseignant peuvent être utilisés.
L’utilisation des technologies Wifi et Bluetooth n'est pas permise et ces connexions doivent être fermées avant le début de l’examen.
Sauf dans le cas d’un examen à compléter sur Studium, l’accès à Internet est interdit.
Il est également interdit d’utiliser des informations, des documents et des outils sauvegardés sur votre ordinateur et qui ne sont pas autorisés par l’enseignant.
Clé USB :
assurez-vous de l’utiliser dès le début de l’examen, car il est strictement interdit de travailler à partir d’un document sauvegardé sur votre ordinateur;
si vous utilisez un Mac assurez-vous d’enregistrer vos documents de réponse ou l’examen en format ".doc" ou ".rtf" sur la clé USB;
faites régulièrement des sauvegardes pendant et surtout à la toute fin de l’examen;
il est de votre responsabilité de nous transmettre uniquement votre copie finale. Si plus d’un examen demeure sur la clé, seule la plus récente version sera remise à l’enseignant.
Nommez votre examen ainsi : Sigle et section du cours_nom_prénom par exemple : ALL1901A_Bleau_Jos.
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Il se peut que vous ayez besoin d’utiliser deux supports pour répondre aux questions (énoncé d’examen et clé USB). Dans ce cas, il est impératif de le spécifier sur la 1re page de chaque support d’examen utilisé. Ainsi votre enseignant sera en mesure de corriger l’intégralité de votre examen. |
Matériel d’examen
Tout le matériel que vous utiliserez durant l’examen (calculatrice, feuille de note, etc.) doit être identifié auprès du surveillant avant le début de l’examen.
Tout le matériel en lien avec l’examen (énoncé, notes, brouillon etc.) devra être remis au surveillant à la fin de l’examen à moins de présenter une autorisation écrite de l’enseignant.
Déclaration d’utilisation de matériel
Lors d’un examen, seuls les outils technologiques et la documentation autorisés par les mesures d’accommodement ou par l’enseignant peuvent être permis. Si aucune consigne n'apparaît clairement à ce sujet sur l’énoncé ou le rapport de surveillance, le surveillant de l’examen remplira la déclaration d’utilisation de matériel.
Cette déclaration d’utilisation de matériel n’est pas un rapport d’infraction, mais un document qui vous transfère la pleine responsabilité de vos actes. Autrement dit, si le matériel que vous avez utilisé était bien autorisé par l’enseignant alors il n’y aura aucune suite. En revanche, si vous avez utilisé du matériel ou documentation qui n’était pas permis pour l’examen, alors vous pourriez être en situation de fraude. Le règlement disciplinaire sur le plagiat ou la fraude sera alors appliqué. Pour plus d’informations à ce sujet, vous pouvez consulter le site Internet de l’UdeM www.integrite.umontreal.ca.
Infraction, plagiat et fraude
Les règlements disciplinaires sur le plagiat ou la fraude disponibles sur le site Intégrité de l’Université de Montréal s’appliquent.
Questionnement/insatisfaction/plainte
Vous pouvez communiquer avec le service ou l’équipe de la faculté responsable du cours.
Contacts dans les facultés
Service des examens des étudiant(e)s en situation de handicap de la Faculté des arts et des sciences
Service d'appui à la formation interdisciplinaire et à la réussite étudiante (FAS)
Tél. 514-343-6111 #35173
L’équipe de la gestion des mesures d’accommodement aux examens pour les étudiants en situation de handicap
Faculté des sciences de l’éducation (FSÉ)
Tél. 514-343-6111 #6594
L’équipe de la gestion des mesures d’accommodement aux examens pour les étudiants en situation de handicap
Faculté de l'Éducation Permanente (FEP)
Tél : 514-343-6111 #2922
L’équipe de la gestion des mesures d’accommodement aux examens pour les étudiants en situation de handicap
Faculté de l'Aménagement (AME)
Architecture – Marie-José Pilon (BAC) - Diane Martin (Maitrise)
Architecture de paysage – Chantale Gagnon
Design d’intérieur – Geneviève Bédard
Design industriel – Cécile Lechat
Urbanisme – Chantal Veillette
Josée Deschamps - Responsable de la gestion des études
Faculté de droit
Tél: (514) 343-6111 #3745