FAQ Gestion du pourriel

Le service de filtration de Microsoft (Exchange Online Protection (EOP) ) identifie tous les messages qui ressemblent à des courriels indésirables, des tentatives d'hameçonnage et les met en quarantaine. Si des messages qui vous étaient destinés sont envoyés en quarantaine, vous recevrez une notification quotidienne en provenance de l'adresse quarantine@messaging.microsoft.com.

Cette notification est envoyée une fois par jour et liste les messages reçus durant les dernières 24 heures. Vous ne recevrez pas de notification si aucun message n'a été retenu en quarantaine dans les dernières 24 heures.

Vous pouvez ne rien faire, et le message sera supprimé dans 30 jours.

Vous pouvez également, à l’aide d’un hyperlien inclus dans le courriel de notification :

Diffuser : en cliquant sur ce bouton, le message retenu est libéré et déposé dans votre boîte aux lettres et un message automatique de confirmation s’affiche dans votre fureteur. Un délai de 30 jours est accordé, ensuite le message retenu sera supprimé.  Pour des raisons de sécurité, ce bouton est absent pour un message d'hameçonnage bloqué.  Si vous désirez diffuser un message d'hameçonnage légitime bloqué, vous devez accéder au Centre de sécurité et conformité.

Bloquer l’expéditeur : en cliquant sur ce bouton, le message retenu est déposé dans la quarantaine. Un message automatique de confirmation s’affiche dans votre fureteur. Le message bloqué sera supprimé dans 30 jours.

Réviser : en cliquant sur ce bouton, vous accédez directement à votre quarantaine sur le Centre de sécurité et de conformité Office 365 en ligne associé à votre compte courriel institutionnel. Vous avez alors la possibilité de réviser ce courriel ainsi que tous les courriels de votre dossier « Quarantaine » des derniers 30 jours.  Plusieurs autres fonctionnalités sont également offertes.

Pour plus de détails sur la gestion des courriers indésirables et sur le signalement des faux positifs (c’est-à-dire des courriels légitimes mis en quarantaine par erreur), veuillez consulter l'aide en ligne Microsoft : rechercher et débloquer les messages en quarantaine dans Office 365.

Vous pouvez accéder directement à votre quarantaine en cliquant sur le bouton à partir d'une courriel de notification reçu. Vous accédez alors à la fenêtre "Détails" contenant les informations suivantes du courriel indésirable:

• L'identificateur unique du message (ID du message);
• L'adresse de l'expéditeur du message;
• La date de réception du message;
• L'objet du message;
• Le motif de la mise en quarantaine;
  
• La date à laquelle le message sera définitivement supprimé (Date d'expiration);
  
• Les adresses de messagerie (le cas échéant) auxquelles le message a été envoyé;
• Toutes les adresses auxquelles le message n'a pas été envoyé.

Il est également possible d'accéder à votre quarantaine par l'adresse : https://security.microsoft.com/quarantine?rfr=OfficeScc.  Vous devrez alors entrer vos identifiants de l'UdeM.

Pour consulter les messages mis en quarantaine, dans le menu de gauche cliquer sur Gestion des menaces et, par la suite, sur Révision.

Une fois dans cette section, cliquer sur Quarantaine dans la partie droite de la page.

Un délai de quelques secondes avant l'affichage est possible.

1. Par défaut, les messages mis en quarantaine sont triés du plus récent au plus ancien sur la base du champ Date de réception. Vous pouvez également les trier par les champs Expéditeur, Objet, etc. en cliquant sur la colonne souhaitée.
2. Vous pouvez également rechercher des courriels spécifiques en utilisant des mots-clés.
3. Il est également possible d'utiliser un filtre pour votre recherche.
4. Le bouton "Modifier les colonnes" vous permet de modifier les colonnes affichées.

Après avoir sélectionné un message en particulier, vous pouvez ou "Voir l'en-tête du message" ou "Afficher un aperçu du message".

Lorsque votre analyse est terminée, vous pouvez "Diffuser le message" pour déposer le message dans votre boîte de réception, ou "Retirer de la quarantaine" pour supprimer les message.

Si vous utilisez un logiciel de messagerie configuré avec les paramètres POP, IMAP et SMTP:

La filtration du pourriel entrant par EOP de Microsoft 365 le 25 novembre 2020 nécessite que les paramètres recommandés par Microsoft soient utilisés :

Remarque : Si vous configurez votre messagerie à l’aide des paramètres IMAP ou POP, votre calendrier ne sera pas synchronisé.

Non, il n'est pas requis d'en informer les TI.

Lorsqu’un courriel légitime d'un expéditeur reconnu est retenu en quarantaine, la solution consiste à ajouter soi-même cet expéditeur à sa propre liste d'expéditeurs approuvés.

Lorsqu’on ajoute un expéditeur autorisé dans la liste des expéditeurs autorisés dans Outlook, les courriels contourneront le filtrage antipourriel les fois suivantes et vous seront remis dans votre boîte aux lettres.

Oui. Les règles de filtration des courriels entrants envoyés à « @umontreal.ca » ou à « @unité. umontreal.ca » sont identiques. Ce sont les mêmes paramètres de sécurité qui s’appliquent.

Plusieurs utilisateurs accèdent à une boîte aux lettres partagée. Afin de limiter les risques de répétition et centraliser la gestion de la quarantaine d’une boîte aux lettres partagée, un utilisateur doit être désigné gestionnaire de quarantaine.  

Pour nommer un gestionnaire de quarantaine, remplir le formulaire de demande pour les services Client-Unité en indiquant le ou les membres responsables ainsi que l’identification de la boîte aux lettres partagée. 

Pour supprimer la redirection de votre courriel vers votre adresse personnelle et réactiver votre adresse de courriel @umontreal.ca, vous devez procéder comme suit :

• Accéder à Mon accès UdeM
• Dans le menu de gauche, cliquer sur Courriel;
• Sélectionner l'option "Votre adresse de courriel de l'Université de Montréal (@umontreal.ca)";
• Enregistrer votre choix.

Le nouveau système automatisé de filtration du pourriel Office 365 utilise des milliers de paramètres à plusieurs niveaux d’analyse pour identifier un « pourriel ».  Certains des paramètres sont prédéterminés par Microsoft et d’autres sont ajustés par l’UdeM. Chacune des étapes de l’analyse d’un courriel détermine un coefficient de risque.  Lorsque le courriel est libéré par la filtration, le coefficient final de ce courriel détermine si le courriel sera déposé dans votre boîte aux lettres ou isolé dans votre quarantaine.

Vous pouvez soumettre ce faux positif à l'équipe de Microsoft qui l'examinera et, selon les résultats, les filtres pourraient être ajustés afin d'autoriser le message.

Pour plus d'information, consulter la page de documentation de Microsoft.

Vous pouvez soumettre ce faux négatif à l'équipe de Microsoft qui l'examinera et l'ajoutera aux filtres s'il répond aux critères de classification.

Pour plus d'information, consulter la page de documentation de Microsoft.

Vous avez reçu une notification de quarantaine et l’expéditeur du courriel indiqué est votre adresse de courriel UdeM? Il est possible que votre identité ait été usurpée.

Pour nous signaler toute utilisation du service de courriel contrevenant à la Politique de sécurité informatique ou d'utilisation des ressources informatiques de l'Université de Montréal, vous devez envoyer un courriel à securite@umontreal.ca et y coller l'en-tête du message.  Vous pouvez procéder comme suit dans le logiciel Microsoft Outlook :

• Dans le message ouvert, cliquer sur l'onglet Fichier.
• Cliquer sur le bouton Propriétés. Les informations du message apparaissent dans la zone En-têtes Internet, au bas de la page.
• Faire un copier/coller du contenu de l'en-tête et l'intégrer dans le courriel de plainte.

Pour nous signaler toute utilisation du service de courriel contrevenant à la Politique de sécurité informatique ou d'utilisation des ressources informatiques de l'Université de Montréal, telles que :

• L'envoi d'un flux déraisonnable de courriel;
• L'envoi de messages contenant des virus;
• Un courriel de harcèlement.

Vous devez envoyer un courriel à securite@umontreal.ca et y coller l'en-tête du message.  Vous pouvez procéder comme suit dans le logiciel Microsoft Outlook :

• Dans le message ouvert, cliquer sur l'onglet Fichier.
• Cliquer sur le bouton Propriétés. Les informations du message apparaissent dans la zone En-têtes Internet, au bas de la page.
• Faire un copier/coller du contenu de l'en-tête et l'intégrer dans le courriel de plainte.

Oui.  Le service de courriel infonuagique Office 365 est régi par Microsoft, suivant une politique stricte en matière de confidentialité des données.  De plus, la sécurité des données est traitée selon des normes canadiennes.

"Deny by policy" est la mention prévue par les standards de courriel indiquant que le message en question ne répond pas aux politiques de l'organisation du destinataire. À l'UdeM, plusieurs politiques peuvent faire en sorte de refuser un message dont:

• Le message contient un contenu malicieux (virus, pourriel notoire, pièce exécutable potentiellement dangereuse, hameçonnage).
• Le message dépasse la taille limite acceptable.
• Le domaine de courriel "@exchange.umontreal.ca" est bloqué pour les correspondances externes au réseau de l’UdeM depuis le 27 janvier 2015.

Si le courriel est légitime, l'expéditeur doit alors réexpédier son message en le corrigeant pour éviter d'enfreindre les règles universitaires.

Oui. La protection contre le pourriel et les logiciels malveillants déjà en place à l’Université de Montréal s’applique toujours. Cependant, certains changements ont été apportés au niveau de la protection des courriels :

• Les pourriels détectés par Microsoft Exchange Online Protection (EOP) sont automatiquement mis en quarantaine.
• Si des courriels sont retenus par la protection avancée Microsoft EOP, une notification vous sera transmise par courriel afin de vous en aviser.   Voici un exemple de notification :

Non. Malheureusement, ces messages proviennent d’un processus automatique en provenance du serveur Exchange Online Protection de Microsoft Office 365.