Préalablement...
Info |
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Inscription des cours (approche 1) et 2) au service de soutien FMed par les départements Avertissement |
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NOTE : Les demandes de soutien pour les approches 3) 4) 5) et 6) sont gérées par Développer |
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title | au autre processus de traitement... |
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| - Demande soumise au CCE pour approbation - Équipe projet (techno pédagogue + Technologue = Gestion du changement) est former pour adapter et déployer solution dans l'unité - L'équipe projet forme et autonomise l'unité dans l'exploitation de la solution (un soutien de 2e ligne est offert aux pilotes de cette solution |
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Saisie des cours inscrits au CRM Avis courriel automatisé envoyé au responsable du cours : Confirmation d'inscription du cours au soutien
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Entrevue (SCTASK)
Info |
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Développer |
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title | Informations générales... |
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| - Tâche de service (SCTASK)
- Automatiquement placé à l'état "Ouvert"
- Affecté au groupe de soutien "GR-Soutien techno pédagogique"
- Pour traitement dans les meilleurs délais possible
- Devrait être fermé dès que l'entrevue a eu lieu et que les informations à recueillir ont été reçues
- La date d'échéance indique l'échéance normale de traitement d'une telle tâche !
NOTE : temps de traitement normal = 2 semaines/70 heures ouvrables
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- Consulter la liste des tâches de service "ouvertes" et devant être traitées
- Identifier et ouvrir une tâche "Entrevue" non affectée et correspondant à votre mandat (convention de répartition)
- Affectez-vous cette tâche
- Modifier l'état" pour : "En traitement"
- Lancer la première communication avec le responsable du cours (invitation à l'entrevue)
- Tenir l'entrevue avec le responsable du cours (livrer et colliger les informations)
- Obtenir le nom de l'auxiliaire/modérateur
- Valider la date de la première activité (diffusion asynchrone ou prestation synchrone) pour ce cours
- Dans le cas des classes virtuelles : Confirmer le nombre d'étudiants inscrits/attendus
- Obtenir le plan de formation (dates et heures de l'activité, thème, présentateur (ses coordonnées))
- Dans le cas des classes virtuelles : valider l'intention d'enregistrer
- Mesurer le niveau d'aisance avec les FAD du responsable et promouvoir bonnes pratiques de suivi, de communication, d'évaluation...
- Décrire l'offre de service :
- accompagnement techno pédagogique, planification technologique, production, soutien technique
- soutien sur appel ou en salle (critères)
- rôle du modérateur (1re ligne pour les étudiants)
- Identifier les ressources offertes (boîte à outils)
- Dans le cas d'un cours diffusé sur StudiUM : Valider l'autonomie de médiatisation du responsable et le cas échéant : (au besoin) offrir un soutien par l'équipe technique
- Clarifier les modes de communications avec l'équipe de soutien (aide, accompagnement, soutien technique)
(demander au responsable d'effectuer ses futures communications "pédagogiques" à partir de la tâche "accompagnement techno pédagogique")
- Dans la "Demande de service (RITM)" en traitement (parent) :
- Champ "Date d'échéance" : Inscrire la date de la première activité (prestation synchrone ou diffusion asynchrone) pour les étudiants
NOTE : Cette information est parfois inscrite dans la description de la demande de service (RITM) ! - Dans les pièces jointes : ajouter la liste des activités dans activités
- Notes internes :
- Dans le cas des classes virtuelles : Inscrire le nombre d'étudiants
- Dans le cas des cours sur StudiUM : Préciser si le responsable du cours nécessite un soutien à la médiatisation
- Inscrire toute information générale et pertinente à la livraison de la "Demande de service (RITM)"
- Fermer la tâche de servie "Entrevue" : mettre l'état à : "Fermé terminé"
Avertissement |
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NOTE : à la fermeture de la tâche "Entrevue", deux autres taches de services seront automatiquement activées : "Accompagnement techno pédagogique" et "Planification technologique" |
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Accompagnement techno pédagogique (SCTASK)
Info |
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Développer |
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title | Informations générales... |
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| - Tâche de service (SCTASK)
- Automatiquement placé à "Ouvert" dès que la tâche "Entrevue" est fermée
- Représente une continuité à l'entrevue pour le "responsable du cours" et prévois les "premiers contacts pédagogiques" avec les "présentateurs"
- Affecté au groupe de soutien "GR-Soutien techno pédagogique"
- Pour traitement en continue tout au long de la durée de préparation et de livraison (prestations) du cours
- Devrait être fermé au moment ou l'ensemble des prestations à soutenir ont été offertes (incluant les tâches de soutien associées)
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- Consultez la liste des tâches de services "ouvertes" et devant être traitées
- Identifier et ouvrir une tâche "Accompagnement techno pédagogique" non affectée et correspondant à votre mandat (convention de répartition)
- Affectez-vous cette tâche
- Modifier l'état" pour : "En traitement"
- Ajuster la "Date d'échéance" à la date de la première activité (prestation synchrone ou diffusion asynchrone) pour les étudiants (voir RITM)
(A) Si le responsable est le seul présentateur : Développer |
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title | Poursuivre l'accompagnement techno-stratégique du responsable du cours... |
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| Conseils et recommandation : - Stratégies de suivi du cheminement d'apprentissage des étudiants
- Mode de communication (aide, questions, collaboration)
- Stratégies pour engager les étudiants
- Évaluation des acquis
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Développer |
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title | Offrir conseils et recommandations pour les prestations à réaliser... |
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| Dans le cas d'un préenregistrement : - préparation et l'adaptation des contenus (présentations)
- bonnes pratiques d'enregistrement...
Dans le cas d'une classe virtuelle : - préparation et l'adaptation des contenus (présentations)
- bonnes pratiques pour dynamiser la prestation
- gestion des droits de parole
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(B) Si le responsable fait appel à d'autres présentateurs...
Développer |
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title | Poursuivre l'accompagnement techno-stratégique avec le responsable du cours... |
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| Conseils et recommandation : - Stratégies de suivi du cheminement d'apprentissage des étudiants
- Mode de communication (aide, questions, collaboration)
- Stratégies pour engager les étudiants
- Évaluation des acquis
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Développer |
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title | Création d'une tâche de soutien (TASK) " Accompagnement TP - Présentateur" pour chacun des présentateurs à soutenir |
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| Création, dans cette "Tâche de service "Accompagnement..." d'une tâche de soutien (TASK) " Accompagnement TP - Présentateur" pour chacun des présentateurs à soutenir : - Identifier et sélectionner le bouton dans le bas de la "Tâche de service"
> Une nouvelle tâche de soutien apparaîtra - Choisir le modèle de tâche "Accompagnement TP - Présentateur"
> Les valeurs par défaut pour ce type de tâche s'appliqueront : description/intitulé, groupe d'affectation, consignes - Affectez-vous cette tâche (ou la laisser à vos collègues selon la convention de répartition avec eux)
- Ajuster la "Date d'échéance" à la date de la prestation synchrone de la diffusion asynchrone (pour les étudiants) (voir date dans le document "plan de formation" en p.j. au RITM)
- Appuyer sur "Soumettre"
> Un nouvelle tâche de soutien (pédagogique) est créée et associée à la Tâche de service "Accompagnement"
Info |
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Voir description de la tâche de soutien " Accompagnement TP - Présentateur" |
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Dans la "Tâche de soutien (SCTASK)" d'accompagnement : - Noter vos communications et actions dans le champ "Notes internes"
- Communiquer (courriel) avec le responsable via le champ "Commentaires"
- Fermer la tâche de service "Accompagnement..." : mettre l'état à : "Fermé terminé"
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Planification technologique (SCTASK)
Info |
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Développer |
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title | Informations générales... |
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| - Tâche de service (SCTASK)
- Automatiquement placé à "Ouvert" dès que la tâche "Entrevue" est fermée
- est annoncée par le représentant lors de l'entrevue avec le "responsable du cours" et prévoit les "premiers contacts techniques" avec les "présentateurs"
- Affecté au groupe de soutien "GR-Soutien technologique"
- Pour traitement en continue tout au long de la durée de préparation et de livraison (prestations) du cours
- Devrait être fermé au moment ou l'ensemble des prestations à soutenir ont été offertes (incluant les tâches de soutien associées)
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- Consultez la liste des tâches de services "ouvertes" et devant être traitées
- Identifier et ouvrir une tâche "Planification technologique" non affectée et correspondant à votre mandat (convention de répartition)
- Affectez-vous cette tâche
- Modifier l'état" pour : "En traitement"
- Ajuster la "Date d'échéance" à la date de la première activité (prestation synchrone ou diffusion asynchrone) pour les étudiants (voir RITM)
(A) Si le responsable est le seul présentateur...
Développer |
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title | Dans le cas d'un préenregistrement... |
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| - Conseiller le présentateur quant au choix d'outil de captation
- Valider les accès à l'outil choisi
- Transmettre les informations d'utilisation
- Valider que le présentateur sait comment demander de l'aide
- Dans le cas où le présentateur ne démontre pas d'autonomie et d'aisance : Proposer un tour guidé des fonctionnalités
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Développer |
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title | Dans le cas de classes virtuelles... |
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| - Valider les accès à l'outil
- Transmettre les informations d'utilisation
- Valider que le présentateur sait comment demander de l'aide
- Dans le cas des groupes de :
- plus de 25 étudiants : Valider la présence d'un modérateur
- plus de 100 étudiants : Annoncer la présence d'un technicien en salle à l'ouverture de la rencontre
- Préciser le rôle du modérateur (surtout dans le cas où le présentateur ne démontre pas d'autonomie et d'aisance). Au besoin : Proposer un tour guidé des fonctionnalités
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(B) Si le responsable fait appel à d'autres présentateurs...
Développer |
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title | Dans le cas d'un préenregistrement... |
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| - Conseiller le présentateur quant au choix d'outil de captation
- Valider les accès à l'outil choisi
- Transmettre les informations d'utilisation
- Valider que le présentateur sait comment demander de l'aide
- Dans le cas où le présentateur ne démontre pas d'autonomie et d'aisance : Proposer un tour guidé des fonctionnalités
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Développer |
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title | Création d'une tâche de soutien (TASK) " Soutien... " pour chacun des présentateurs à soutenir |
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| Création, dans cette Tâche de service "Planification..." d'une tâche de soutien (TASK) " Soutien ..." pour chacun des présentateurs à soutenir : - Identifier et sélectionner le bouton dans le bas de la "Tâche de service"
> Une nouvelle tâche de soutien apparaîtra - Choisir le modèle de tâche approprié :
- "Accompagnement TP - Présentateur"
- "Soutien à l'ENR - En salle" (Applicable aux enregistrements avec ZOOM seulement) : Technicien présent dans la salle d'enregistrement pour un soutien
- "Soutien à l'ENR - Sur appel" : Technicien en disponibilité et offrant une vigie accrue au moment de l'enregistrement
- "Soutien ZOOM - En salle" (Offert aux groupes de plus de 100 étudiants seulement) : Technicien présent en salle à l'ouverture de la rencontre
- "Soutien ZOOM - Sur appel" : Technicien en disponibilité et offrant une vigie accrue au moment de la prestation en classe virtuelle
> Les valeurs par défaut pour le type de tâche sélectionné s'appliqueront : description/intitulé, groupe d'affectation, consignes - Ne vous affectez pas personnellement cette tâche (les membres de l'équipe de soutien technique se répartiront ces tâches en fonction de l’achalandage et selon la convention de répartition avec eux)
- Appuyer sur "Soumettre"
> Une nouvelle tâche de soutien (pédagogique) est créée et associée à la Tâche de service "Planification"
Info |
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Voir description des tâches de soutien de type " Soutien ..." plus bas |
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- Dans la "Tâche de soutien (SCTASK)" d'accompagnement :
- Noter vos communications et actions dans le champ "Notes internes"
- Communiquer (courriel) avec le responsable via le champ "Commentaires"
- Fermer la tâche de service "Planification..." : mettre l'état à : "Fermé terminé"
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Accompagnement techno pédagogique - Présentateur (TASK)
Info |
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Développer |
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title | Informations générales... |
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| - Tâche de soutien (TASK)
- Automatiquement placé à "Ouvert" à la création de la tâche
- Affecté au groupe de soutien "GR-Soutien technologique"
- Est en lien avec un présentateur associé au cours couvert par les SCTASK et RITM parents...
- tâche plus éphémère, mais pour traitement en continu tout au long de la durée de préparation et de livraison (prestations) de la présentation
- échéance = date limite de soutien : prestation doit être offerte aux étudiants
- Devrait pouvoir être fermé au moment ou la prestation à soutenir a été offertes
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- Consultez la liste des tâches de soutien "ouvertes" et devant être traitées
- Identifier et ouvrir une tâche "Accompagnement techno pédagogique" non affectée et correspondant à votre mandat (convention de répartition)
- Affectez-vous cette tâche
- Modifier l'état" pour : "En traitement"
- ajuster la "Date d'échéance" à la date de la prestation synchrone ou préenregistrement asynchrone)
- Prendre rendez-vous avec le présentateur et ajuster la "Date d'échéance" à la date de la prestation synchrone ou préenregistrement asynchrone)
Développer |
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title | Offrir conseils et recommandations pour les prestations à réaliser... |
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| Dans le cas d'un préenregistrement : - préparation et l'adaptation des contenus (présentations)
- bonnes pratiques d'enregistrement...
Dans le cas d'une classe virtuelle : - préparation et l'adaptation des contenus (présentations)
- bonnes pratiques pour dynamiser la prestation
- gestion des droits de parole
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Soutien technique - Présentateur (TASK)
Info |
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Développer |
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title | Informations générales... |
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| - Tâche de soutien (TASK)
- Automatiquement placé à "Ouvert" à la création de la tâche
- Affecté au groupe de soutien "GR-Soutien technique"
- Est en lien avec un événement (présentateur) et est associé au cours couvert par les SCTASK et RITM parents...
- Tâche ponctuelle programmée au moment de la prestation (synchrone ou asynchrone)
- échéance = date et heure de l'événement (synchrone ou asynchrone) à soutien : Prestation
- À fermer dès que la prestation à soutenir est terminée
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- Consultez le "Calendrier : Soutien technique" listant par date les tâches de soutien "ouvertes" et devant être traité
- Identifier et ouvrir la/les tâches de type "Soutien..." non affecté et correspondant à votre mandat (convention de répartition)
- Affectez-vous cette tâche
- Modifier l'état" pour : "En traitement"
Selon la nature du soutien à offrir, être vigilant et en disponibilité pour toute demande d'assistance pouvant émaner de cette prestation NOTE : Une priorisation peut être appliquée en cas d’achalandage : - Enseignants et modérateurs avant les étudiants
- Prestations inscrites au calendrier de soutien technique avant prestations non inscrites
- Cours inscrit au service de soutien avant les cours non inscrits
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