Microsoft Office 365 pour l’éducation est un service offert aux étudiants et au personnel de l’Université de Montréal. L’offre comprend la suite Microsoft Office ProPlus , le service de courriel institutionnel pour les étudiants pour les étudiants ainsi que l’espace OneDrive Entreprise incluant la suite Office en ligne.
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name | FAQ Courriel étudiants |
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title | ACCÈS |
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Le format du code d'utilisateur (code d'accès DGTIC) dépend du statut de l'utilisateur au moment de son premier abonnement à un service informatique :
Vous pouvez obtenir votre code d'utilisateur (code d'accès DGTIC) par l'application "Oubli du code d'accès DGTIC":
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Vous pouvez obtenir un nouveau mot de passé (UNIP) par l'application "Oubli du mot de passé/UNIP".
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Votre adresse de courriel @umontreal.ca est indiquée dans Mon profil DGTIC.
Toutes les adresses de courriel @umontreal.ca sont publiées au bottin UdeM. |
title | Je suis candidat. Quelle est l’adresse de courriel utilisée pour communiquer avec moi ? |
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L’adresse de courriel personnelle inscrite lors du dépôt d’une demande d’admission est reproduite automatiquement comme votre adresse de courriel d’acheminement dans Mon profil DGTIC. Pour modifier cette adresse de courriel, vous devez procédez comme suit :
IMPORTANT : Les fureteurs Apple Safari et Chrome ne sont pas compatibles avec le service Mon profil DGTIC.
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Dès l’octroi du statut étudiant, un avis courriel d’ajout de services Office 365 sera envoyé à l’adresse d’acheminement personnelle indiquée au profil DGTIC. L’adresse d’acheminement personnelle est alors remplacée automatiquement par votre adresse de courriel @umontreal.ca qui devient votre adresse principale de communication par vos correspondants UdeM. Celle-ci est identifiée "préférée" dans votre Centre Étudiant. Assurez-vous de consulter régulièrement vos courriels. |
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L’adresse de courriel institutionnelle « prenom.nom@umontreal.ca » est réservée aux membres de la communauté universitaire (étudiants, employés, diplômés et retraités) et vise à bien démontrer la relation de la personne avec son institution. La personne qui obtient exceptionnellement une boîte aux lettres de courtoisie, sans avoir l’un de ces statuts, obtient une adresse temporaire de type : « codeaccès@invite.umontreal.ca ». |
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Dès l’octroi d’un statut offrant le service de courriel institutionnel, l’adresse de courriel @umontreal.ca est activée, publiée au bottin UdeM et la boîte aux lettres est accessible. Celle-ci est dorénavant votre adresse de communication principale à l’UdeM. Un avis d’ajout de services Microsoft Office 365 vous est envoyé. |
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L’accès à la boîte de courriels Exchange en ligne se fait par le portail Office 365 de l’Université de Montréal, accessible à l’adresse http://o365.umontreal.ca. Une fois connecté, il suffit de choisir l’application « Courrier » pour accéder à la boîte aux lettres. Dans le cas où votre boîte aux lettres est migrée vers Exchange en ligne et que vous tentez d’y accéder par la page https://outlook.umontreal.ca, un message d’information vous signalera que votre boîte aux lettres est migrée vers le nouvel environnement. Pour accéder à votre courrier, vous devez utiliser l’adresse : http://o365.umontreal.ca. |
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Reformuler. Vous pouvez vous authentifier sur o365.umontreal.ca par votre adresse de courriel institutionnelle @umontreal.ca. |
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title | UTILISATION |
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Le service Exchange en ligne permet d’accéder aux courriels par le portail Microsoft Office 365 de l’Université de Montréal (http://o365.umontreal.ca). Ce service est offert aux étudiants de l’UdeM. Exchange en ligne détient les mêmes fonctionnalités que la version précédente du service de messagerie de l’Université (courriels, contacts, calendrier), tout en offrant une interface améliorée. |
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La taille d’une boîte aux lettres sous Exchange en ligne est de 50 Giga-octets. |
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L’information de quota dans l’application Outlook O365 se trouve sous paramètres du compte, sous le menu Nettoyer la boîte aux lettres, l’espace de stockage courriel utilisé est indiqué en Go.
L’information de quota dans l’application Outlook web O365 se trouve sous le menu Options, dans l’onglet Général l’espace de stockage courriel utilisé est indiqué en Go.
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La taille maximale des messages, incluant les pièces jointes, est de 25 Megaoctets. |
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Tout fichier joint de type exécutable est automatiquement bloqué, conformément à la Politique de sécurité de l'information (numéro 40.28 du Recueil officiel). |
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à compléter. De l'interface Outlook Web Access :
Du logiciel Outlook
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L'option d'avis d'absence est disponible pour les abonnés au service de courriel Exchange. En utilisant Outlook Web Access L'avis d'absence est activé dans Outlook Web Access. •Dans votre fureteur Microsoft Internet Explorer aller à la page:
En utilisant le logiciel Outlook 2010 et 2013 L'avis d'absence s'active à même le logiciel Outlook. •Menu Fichier
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Il est possible de partager votre boîte aux lettres @umontreal.ca. Le partage doit s’effectuer entre deux boîtes aux lettres dont l’emplacement est identique, soit sur les mêmes serveurs. |
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"Deny by policy" est la mention prévue par les standards de courriel indiquant que le message en question ne répond pas aux politiques de l'organisation du destinataire. À l'UdeM plusieurs politiques peuvent faire en sorte de refuser un message dont:
Si le courriel est légitime, l'expéditeur doit alors réexpédier son message en le corrigeant pour éviter d'enfreindre les règles universitaires. |
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Vous envoyez un message à une liste de contacts. Après l'envoi de votre courriel, vous recevez un message de l'administrateur système dans lequel est indiqué l'un des messages suivants:
Le message de l'administrateur signifie qu'au moins une des adresses de courriel contenues dans la liste utilisée est invalide. Vous devez vérifier les adresses contenues dans votre liste pour remédier à ce problème. |
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La majorité des fournisseurs internet exigent désormais l'utilisation de leur serveur de courrier sortant (SMTP). Dans le champ serveur de courrier sortant (SMTP) vous devez indiquer le nom du serveur de courrier sortant de votre fournisseur. Pour connaître le nom du serveur SMTP de votre fournisseur, vous devez consulter son site Web ou communiquer avec celui-ci pour obtenir cette information |
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<a valider par MD. Pour nous signaler toute utilisation du service de courriel en dérogation à la dérogation à la Politique de sécurité informatiques ou d'utilisation des ressources informatiques de l'Université de Montréal. Par exemple :
Vous devez envoyer un courriel et y coller l'en-tête du message, en procédant comme suit dans le logiciel Microsoft Outlook : .
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Les informations qui suivent permettent de configurer votre compte de courrier sur les logiciels de messagerie :
Dans certains cas, le nom d’utilisateur est demandé sous la forme suivante: « Domaine\Utilisateur ». Cependant, vous pouvez également utiliser : « prenom.nom@umontreal.ca ». |
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Oui. Des guides et procédures vous sont accessibles par la « FAQ Office 365 », section « FAQ Courriel étudiant », lien « Configurations sur les appareils mobiles ». |
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Le site de soutien de Microsoft comporte un nombre important de pages d’aide relative à la configuration des boîtes aux lettres.
Vous pouvez vous référer aux liens suivants pour obtenir de l’aide :
Il est important de noter que l’application Outlook pour Android et pour IOS est actuellement bloquée pour des raisons de sécurité. Cependant, plusieurs autres applications permettent d’accéder aux courriels à partir de votre appareil mobile. Par exemple, vous pouvez utiliser Thunderbird, Opera ou tout autre logiciel supportant les paramètres POP ou IMAP. |
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Oui. La protection contre le pourriel et les logiciels malveillants déjà en place à l’Université de Montréal s’applique toujours. Cependant, certains changements ont été apportés au niveau de la protection des courriels :
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En fonction du logiciel de messagerie utilisé, la migration de votre boîte aux lettres devrait se faire de manière transparente ou à l’aide d’une intervention minime de votre part.
Pour Outlook 2013 et 2016 sous Windows, ainsi que pour les logiciels de messagerie sur iPhone et iPad, un simple redémarrage de l’application peut être requis. Ceci permettra une reconfiguration automatique de la boîte aux lettres.
Pour les logiciels de messagerie sous Android, il est préférable de reconfigurer manuellement la boîte aux lettres. Il suffit de supprimer le compte existant. Puis, en suivant les instructions de configuration mentionnées précédemment, il suffit de reconfigurer le compte.
Pour Outlook 2016 sous Mac, une intervention de votre part est requise. Suivant la migration, une première fenêtre apparait affichant l’acceptation de l’« autodiscover ». Ce dernier effectue les changements de configuration dans Outlook. Il faut cocher la case « Toujours utiliser ma réponse pour ce serveur », puis cliquer sur le bouton « Autoriser ». La fenêtre suivante mentionne qu’il est « impossible de recevoir le courrier pour l’instant ». Ce message est normal puisque la configuration du courriel vient d’être modifiée. Pour poursuivre, vous devez cliquer sur le bouton « Non », puis quitter Outlook. À la réouverture d’Outlook, vous obtenez la fenêtre d’authentification de l’Université de Montréal. Vous devez entrer votre adresse courriel institutionnelle ainsi que votre mot de passe. Étant donné qu’il s’agit de la première fois que vous vous connectez sous Office365, une nouvelle fenêtre d’authentification apparait. Vous devez entrer votre adresse courriel ainsi que votre mot de passe à nouveau. Vous aurez ensuite accès à votre boîte de courriels.
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title | Je ne veux pas utiliser le service de courriel institutionnel. Dois-je vous aviser? |
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Non. Si vous choisissez de faire suivre votre courriel de l’UdeM vers une autre adresse de courriel personnelle, vous devez procédez comme suit :
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Vous pouvez bénéficier d’une adresse de courriel @umontreal.ca tant que vous serez autorisé à vous inscrire dans votre programme d’études. Lorsque le statut d’étudiant est retiré, vous recevrez un avis d’inactivation de vos services informatiques à l’UdeM, dont le service de courriel institutionnel. |
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Depuis le 1er janvier 2016, en tant que diplômé vous avez le privilège de conserver votre adresse de courriel @umontreal.ca ainsi que votre boîte aux lettres à vie. Notez que les règles régissant l’UNIP/mot de passe demeurent. |
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Pour supprimer la redirection vers votre adresse personnelle et réactiver votre adresse de courriel @umontreal.ca, vous devez procéder comme suit :
IMPORTANT : Les fureteurs Apple Safari et Chrome ne sont pas compatibles avec le service Mon profil DGTIC. |
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La fonctionnalité « Courriel Pêle-Mêle » est une nouvelle propriété introduite avec Office 365. Elle va automatiquement détecter et déplacer les messages à priorité basse dans un sous-dossier de votre boîte aux lettres. Cependant, il n’est pas conseillé d’activer cette fonctionnalité dans sa forme actuelle. Il y a un risque de voir certains courriels importants être déplacés dans le sous-dossier « Courrier Pêle-Mêle » sans avoir été lus.
À l’Université de Montréal, la fonctionnalité « Courrier pêle-mêle » sera automatiquement désactivée lors de la migration et la création des boîtes aux lettres sous Exchange en ligne. Microsoft travaille actuellement à développer une nouvelle version de cette fonctionnalité. Nous effectuerons une mise à jour dès que Microsoft aura déployé la nouvelle version de « Courrier Pêle-Mêle ». |
name | FAQ OneDrive |
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title | UTILISATION |
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OneDrive est l’offre de service de stockage infonuagique (« cloud ») dans l’environnement Office 365 de Microsoft. Vous pouvez déposer, partager et synchroniser vos fichiers de travail. Cet environnement sécurisé vous permet :
Des capsules de formation OneDrive sont disponibles sur le site de Microsoft : Formation OneDrive. |
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Vous pouvez ajouter des éléments, c’est-à-dire des fichiers ou des dossiers, en les glissant vers votre dossier local « OneDrive – Université de Montréal ». |
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Le quota de stockage de l’espace OneDrive en ligne est de 1 Téraoctet par utilisateur. |
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Vous pouvez partager vos fichiers (ou dossiers) à partir de l’espace OneDrive en ligne ou à partir d’une application Office. Vous devez sélectionner le fichier ou le dossier et choisir ensuite l’option « Partager ». Dans la boîte de dialogue, vous devez sélectionner la méthode de partage souhaitée, soit en invitant des personnes par courriel ou en obtenant un lien de partage. Pour plus de détails, veuillez consulter l’article Partage de fichiers OneDrive. |
title | Comment synchroniser ses fichiers avec OneDrive ? |
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2 Sélectionner « Télécharger »
3 Cliquer sur « Exécuter »
4 Suivre les instructions à l’écran.
title | Synchronisation des fichiers et dossiers de votre espace OneDrive avec votre poste de travail Windows |
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· Faire un clic-droit sur l’icône « OneDrive - Université de Montréal » et choisir l’option « Paramètres ».
· Dans l’onglet « Compte », cliquer sur le lien « Choisir des dossiers ».
· Ensuite, vous avez le choix de synchroniser tous les fichiers et dossiers de votre espace « OneDrive - Université de Montréal » ou de sélectionner des fichiers et/ou dossiers spécifiques.
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OneDrive Entreprise est relié à votre compte de l’Université de Montréal. Sa capacité de stockage est de 1 Téraoctet.OneDrive personnel est associé à votre compte personnel sous « Hotmail ». Il est limité à 5 Giga-octets de stockage. |
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Oui. Les deux environnements peuvent cohabiter sur le même ordinateur. Afin de distinguer OneDrive Entreprise de OneDrive personnel, il suffit de faire un clic droit sur l’icône « OneDrive ».
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title | Comment connaître l’espace de stockage disponible ? |
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Les informations relatives au dossier « Documents » sont affichées à cette fenêtre.
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Les fichiers supprimés dans OneDrive sont transférés automatiquement dans la « Corbeille ». Il est important de noter que la « Corbeille » OneDrive est située dans l’environnement infonuagique et non sur le bureau de l’ordinateur. Pour restaurer les éléments supprimés dans OneDrive, il suffit d’accéder à la « Corbeille » OneDrive, de sélectionner les éléments à récupérer et de cliquer sur « Restaurer ». Il est important de noter que les fichiers de la « Corbeille » OneDrive sont automatiquement supprimés après 90 jours. Suivant cette période, les fichiers sont déplacés automatiquement vers la « Corbeille secondaire ». Ces fichiers sont définitivement supprimés de la « Corbeille secondaire » après un délai de 90 jours.
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Plusieurs raisons peuvent expliquer cette situation.
Avant de procéder à la synchronisation, vous pouvez télécharger et exécuter ce script pour valider les noms des fichier. |
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Plusieurs raisons peuvent expliquer cette situation.
Pour plus de détails, veuillez consulter l’aide en ligne de Microsoft. |
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Oui. Dans Office en ligne, un drapeau de couleur rouge, situé à côté du document partagé, indique que d’autres personnes travaillent dans le document. Pour plus d’information, veuillez consulter le lien suivant : « Modifier simultanément un document avec d’autres auteurs ». |
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Oui. Par défaut, vous pouvez restaurer jusqu’à 500 versions d’un même document. Pour plus d’information, veuillez consulter l’aide de Microsoft. |
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Tous les utilisateurs disposent de 30 jours avant la perte du service OneDrive. |
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Oui. La bande passante est très sollicitée lors de la synchronisation OneDrive. Dépendant du contrat que vous détenez avec votre fournisseur de services Internet, il est possible que la synchronisation affecte le quota mensuel de vos forfaits de données. Veuillez contacter votre fournisseur de services Internet (résidentiel et/ou cellulaire), au besoin. |
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Oui. Un calendrier de formation OneDrive est prévu pour les employés. Veuillez consulter la page Formation UdeM OneDrive pour plus de détails. Il est à noter que seuls les employés peuvent accéder à cette page. |
name | FAQ Office ProPlus |
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title | UTILISATION |
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Même si les utilisateurs n’ont pas besoin d’être connectés en permanence à Internet pour utiliser Office 365 ProPlus, ils doivent le faire au moins une fois tous les 30 jours (http://o365.umontreal.ca). Cela permet de vérifier l’état de leur abonnement à Office 365. S’ils ne se connectent pas au bout d’une période de 30 jours, Office 365 ProPlus passe en mode avec fonctionnalités réduites. Une fois les utilisateurs se connectent de nouveau à Internet toutes les fonctionnalités seront de nouveau disponibles. |
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Le mode «fonctionnalités réduites» ne permet que la consultation et l’impression de documents. Aucune création ou modification n’est possible. Ce mode n’entraîne aucune perte de données. |
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Consultez la fiche de service d'Office 365 ProPlus , à la section «À qui s'adresse ce service». |
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Toutes les mises à jour des applications Office 365 ProPlus se font automatiquement lorsque le périphérique est connecté à Internet. |
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Consultez l’aide de Microsoft . |