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Comment fonder son propre regroupement étudiant en 4 étapes?
Étape 1:
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faire des vérifications
S'assurer que son initiative est nouvelle innovante et est conforme à la politique de l'Université
- Consultez la liste des regroupements déjà reconnus par l'UdeM pour vous assurer que le groupe que vous voulez créer n'existe pas encore sur le campus ou que le nouveau regroupement étudiant n'entre pas en concurrence avec les orientations ou les activités d'un groupe déjà existant ou d'un service quelconque de l'Université (Services à la vie étudiante, faculté, département, etc.).
- Prenez connaissance de la Politique sur les regroupements étudiants 20.13.
Étape 2:
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- Rassemblez un noyau d’étudiantes et étudiants
- Discutez de la mission, l’orientation et les objectifs du regroupement.
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planifier une rencontre avec l'équipe du Centre de l'engagement étudiant
- Que le groupe ait déjà été reconnu par le passé (avec une ou plusieurs années d'interruption) ou qu’il soit tout nouveau,
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- vous devez remplir ce formulaire
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- . La personne-ressource au soutien aux regroupements
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- étudiants vous contactera par la suite pour une rencontre.
- Cette rencontre d’environ 30 minutes vous aidera à bien comprendre la marche à suivre et à éviter des démarches inutiles.
Étape
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3: mettre en forme son idée
- Rassemblez un noyau d’étudiantes et étudiants.
- Discutez de la mission, l’orientation et les objectifs du regroupement.
- Rédigez une charte constitutive.
- Définissez les activités prioritaires pour l'année en cours.
- Organisez une assemblée constitutive pour officialiser la création du regroupement.
Étape 4: acheminer des documents de reconnaissance
Tous ces documents doivent être joints à l'enregistrement en ligne du regroupement et des membres du conseil exécutif :
- le formulaire d'entente signé par la présidente ou le président qui confirme que la Politique sur les regroupements étudiants 20.13 a été lue par l’ensemble des membres de l'exécutif ( modèle PDF);
- la charte constitutive avec vos règlements généraux adoptée en assemblée constitutive (modèle Word | PDF);
- le procès-verbal de l'assemblée constitutive (modèle Word | PDF);
- la liste des membres actives et actifs (prénom, nom et matricule) dont la majorité doit être composée d’étudiantes et étudiants de l’UdeM;
- la planification des activités pour l'année en cours (modèle Word);
- le logo et tout autre document pertinent (il n'est pas obligatoire que le logo soit finalisé avant d'obtenir la reconnaissance).
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Notez bien qu'il n'y a pas de date limite pour obtenir la reconnaissance d'un nouveau regroupement. Cela peut se faire tout au long de l'année.
Étape 5: attendre la confirmation de la reconnaissance
Les membres du comité exécutif recevront un courriel de reconnaissance officielle de la part de la personne-ressource du soutien aux regroupements étudiants.
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Assurez la pérennité de votre engagement et de vos actions en renouvelant la reconnaissance de votre groupe. Vous pouvez la renouveler avant le 30 octobre de chaque année en 4 étapes.
Étape 1: pour tous les regroupements étudiants, tenir une assemblée générale annuelle
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- au besoin, faire les amendements nécessaires à votre charte constitutive avec vos règlements généraux;
- rédiger le procès-verbal de l'AG annuelle (modèle Word | PDF) relatant relatant les discussions entourant l'élection du nouvel exécutif et des amendements de la charte s'il y a lieu;
- rédiger le bilan des activités tenues tenues l’année précédente;
- rédiger la planification préliminaire des activités/objectifs de l'année en cours (modèle Word | PDF);
- mettre à jour de la liste des membres actives et actifs (prénom, nom et matricule) dont la majorité doit être composée d’étudiantes et étudiants de l’UdeM;
- joindre tous les documents à l'enregistrement en ligne du regroupement et du conseil exécutif.
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Personne-ressource dédiée à la gestion et au développement des besoins institutionnels, structurels et organisationnels des groupes et regroupements étudiants
Vous avez des questions? Communiquez avec la personne-ressource : elsa.fabiola.mondesir.villefort@umontreal.ca
514 343-6111, poste 1852.
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