3. Accessibilité par différentes méthodes selon la localisation (sur le campus ou hors campus) et selon les différentes communautés d'utilisateurs :
Pour les employés et les étudiants :
sur le campus par un lecteur réseau à partir d'un poste de travail connecté au réseau filaire ou au réseau sans-fil sécurisé;
hors campus ou par le réseau sans-fil non sécurisé en utilisant le VPN.
Pour les invités :
sur le campus et hors campus en utilisant le VPN.
4. Accompagnement pour l'implantation de la structure officielle de classification par la Division générale des documents et des archives (DGDA) dans les unités académiques et administratives.
5. Il est possible de faire créer des groupes en lot pour appliquer les permissions sur une nouvelle structure dans DOCUM. Cette option pourra être utilisée pour la création d'au moins vingt groupes. Pour obtenir ce service, veuillez contacter le soutien aux unités par le
L'accès à DOCUM est possible à partir des appareils mobiles. Pour plus de détails, veuillez consulter la
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FAQ
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Le soutien des appareils mobiles est exclu.
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Particularités du service
Les utilisateurs ne voient que les dossiers auxquels ils ont accès.
Nomenclature des groupes de gestion dans DOCUM :
Nom
Description
«unité»-docum
Groupe général qui inclut tous les groupes et les comptes ayant accès à l'espace de partage de fichiers de l'unité.
«unité»-docum-ctr
Groupe de gestion de l'espace de partage de fichiers de l'unité qui inclut généralement le ou les comptes «ca-unité».
«unité»-docum-avis-quota
Liste de distribution, restreinte aux responsables de l'espace de partage de fichiers, utilisée pour transmettre les alertes automatisées lorsque les quotas sont atteints. Le ou les membres de cette liste doivent obligatoirement détenir un compte SIM et une boîte aux lettres @umontreal.ca. Le compte "ca-unité" ne peut recevoir les alertes par courriel puisqu'il n'a pas de boîte aux lettres.
Utiliser le service à partir d'un poste qui détient un antivirus à jour.
L’espace réseau ne doit pas être utilisé pour y déposer des archives. Les documents électroniques suivent les mêmes règles de conservation que les documents sur papier.
Responsabilité de l'administrateur de l'espace dans l'unité :
Gérer les permissions et les quotas du partage de l’unité.
Veuillez noter qu'il n'est pas recommandé de retirer l'accès aux groupes ci-dessous. Il est obligatoire de les laisser en place si vous souhaitez obtenir l'aide de la DGTIC.
Nom
DescriptionDescription
Domain Admins
Groupe restreint d'administrateurs systèmes de la DGTIC
docum-ctr
Groupe restreint d'analystes faisant partie du soutien aux unités de la DGTIC
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Comment accéder au service
À partir d’un poste Windows, de l'une des manières suivantes :
Sélectionner le bouton Explorateur Windows situé dans la barre des tâches. Sous Ordinateur, cliquer sur <unité> (\\docum) (V :)
Sélectionner le bouton Démarrer -> Ordinateur, option « Emplacement Réseau » <unité> (\\docum) (V :) ;
Inscrire le chemin d’accès « \\docum\<unité>\ » dans la boîte de recherche du menu Démarrer.
À partir d’un poste MAC :
Inscrire le chemin d’accès smb://docum/<unité>
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title
Comment obtenir le service
Seul un gestionnaire dans l'unité peut demander le service.
Auprès de la DGTIC, pour obtenir ou modifier un espace sur DOCUM :
L'accès au formulaire est limité aux responsables informatiques des unités.
Par téléphone, au 514 343-6111, poste 1740.
Auprès de la DGDA, pour demander l'implantation du Système officiel de classification (SOC) (obligatoire pour les unités académiques et administratives) :