- Created by Pascal Hermet, last modified on Jun 01, 2020
Ce service permet aux unités d’obtenir un espace de stockage pour le dépôt et le partage de leurs fichiers.
Certains de ces documents doivent se conformer au Système officiel de classification (SOC) selon la
1. Espace de stockage :
Offre | Type d’unité | Quota maximum sans frais (incluant les copies de sauvegarde) |
|---|---|---|
| Unités académiques et administratives relevant d’une Faculté: Départements, écoles, services, instituts
Employés de type non enseignant sur fonds courants | |
| 1 | Moins de 10 employés | 100 Go |
| 2 | 10 employés et plus | 250 Go |
| ||
| Unités académiques et administratives: Facultés, écoles, services institutionnels
Employés de type non enseignant sur fonds courants | |
| 3 | 1 à 24 employés | 500 Go |
| 4 | 25 à 49 employés | 1000 Go |
| 5 | 50 employés et plus | 1500 Go |
| ||
6 | Laboratoires informatiques d’enseignement des unités académiques: | 50 Go |
| ||
7 | Autres unités: Services autofinancés, chaires ou centres de recherche reconnus par le BRDV, associations, syndicats, comités | 10 Go |
2. Copie de sécurité de l’ensemble de l’espace de stockage :
- Copies quotidiennes durant 1 mois, accessibles par l'option des versions précédentes.
- Copies mensuelles disponibles le dernier jour de chaque mois, jusqu'à 4 mois de rétention. Les copies sont accessibles par l'option des versions précédentes.
L'espace disque utilisé pour les copies de sécurité est inclus dans le quota de l'espace de l'unité.
Pour plus de détails, consulter la FAQ.
3. Accessibilité par différentes méthodes selon la localisation (sur le campus ou hors campus) et selon les différentes communautés d'utilisateurs :
- Pour les employés et les étudiants :
- sur le campus par un lecteur réseau à partir d'un poste de travail connecté au réseau filaire ou au réseau sans-fil sécurisé;
- hors campus ou par le réseau sans-fil non sécurisé en utilisant le VPN.
- Pour les invités :
- sur le campus et hors campus en utilisant le VPN.
4. Accompagnement pour l'implantation de la structure officielle de classification par la Division de la gestion des documents et des archives (DGDA) dans les unités académiques et administratives.
5. Il est possible de faire créer des groupes en lot pour appliquer les permissions sur une nouvelle structure dans DOCUM. Cette option pourra être utilisée pour la création d'au moins vingt groupes. Pour obtenir ce service, veuillez contacter le soutien aux unités par le prévu à cet effet.
- Les utilisateurs ne voient que les dossiers auxquels ils ont accès.
- Nomenclature des groupes de gestion dans DOCUM :
| Nom | Description |
|---|---|
| «unité»-docum | Groupe général qui inclut tous les groupes et les comptes ayant accès à l'espace de partage de fichiers de l'unité. |
| «unité»-docum-ctr | Groupe de gestion de l'espace de partage de fichiers de l'unité qui inclut généralement le ou les comptes «ca-unité». |
| «unité»-docum-avis-quota | Liste de distribution, restreinte aux responsables de l'espace de partage de fichiers, utilisée pour transmettre les alertes automatisées lorsque les quotas sont atteints. Le ou les membres de cette liste doivent obligatoirement détenir un compte SIM et une boîte aux lettres @umontreal.ca. Le compte "ca-unité" ne peut recevoir les alertes par courriel puisqu'il n'a pas de boîte aux lettres. |
L'accès à DOCUM est possible à partir des appareils mobiles. Pour plus de détails, veuillez consulter la .
Le soutien des appareils mobiles est exclu.
Responsabilités de l'utilisateur:
- Utiliser le service à des fins professionnelles, en conformité avec les Politiques et Règlements de l'Université de Montréal, entre autres : la Politique de sécurité de l'information, la Politique de gestion de l'information, la Politique sur la protection des renseignements personnels et la Directive concernant le stockage de l'information institutionnelle en infonuagique.
- Se conformer à la structure officielle de classification en déposant les documents institutionnels dans les répertoires désignés selon la .
- Utiliser le service à partir d'un poste qui détient un antivirus à jour.
L’espace réseau ne doit pas être utilisé pour y déposer des archives. Les documents électroniques suivent les mêmes règles de conservation que les documents sur papier.
Responsabilité de l'administrateur de l'espace dans l'unité :
- Gérer les permissions et les quotas du partage de l’unité.
Veuillez noter qu'il n'est pas recommandé de retirer l'accès aux groupes ci-dessous. Il est obligatoire de les laisser en place si vous souhaitez obtenir l'aide des TI.
| Nom | DescriptionDescription |
|---|---|
| Domain Admins | Groupe restreint d'administrateurs systèmes des TI |
| docum-ctr | Groupe restreint d'analystes faisant partie du soutien aux unités des TI |
| Type de requête | Qui a le droit de faire cette requête | Délai de prise en charge | Délai de traitement |
|---|---|---|---|
| Obtenir un espace d'unité sur DOCUM | Gestionnaire dans l'unité | 1 jour | 2 à 15 jours ouvrables |
| Modifier le quota de l'espace d'unité DOCUM | Gestionnaire dans l'unité | 1 jour | 2 à 15 jours ouvrables |
Au-delà de l'offre gratuite, le coût est de 1,00 $ par Go par année, avec un minimum d'achat par tranche de 100 Go.
Un bon de réquisition est requis pour l'achat d'espace supplémentaire.
Cette offre de service sera révisée annuellement.
Seul un gestionnaire ou un professeur dans l'unité peut demander le service.
- L'accès au formulaire est limité aux responsables informatiques des unités.
- Par téléphone, au 514 343-6111, poste 1740.
Auprès de la DGDA, pour demander l'implantation du Système officiel de classification (SOC) (obligatoire pour les unités académiques et administratives) :
- par courriel: soutien@archiv.umontreal.ca
- par téléphone: 514 343-6111, poste 33849.
À partir d’un poste Windows, de l'une des manières suivantes :
- Sélectionner le bouton Explorateur Windows situé dans la barre des tâches. Sous Ordinateur, cliquer sur <unité> (\\docum) (V :)
- Sélectionner le bouton Démarrer -> Ordinateur, option « Emplacement Réseau » <unité> (\\docum) (V :) ;
- Inscrire le chemin d’accès « \\docum.umontreal.ca\<unité>\ » dans la boîte de recherche du menu Démarrer.
À partir d’un poste MAC ou Linux :
- Inscrire le chemin d’accès smb://docum/<unité>
Consulter la FAQ.
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14 Comments
Mélanie Deit
Je suis présentement chez moi en télétravail et j'aimerais accéder aux fichiers de mon unité sur DOCUM. J'ai installé le VPN sur mon ordi(Windows 10 édition familiale) mais cela ne me donne toujours pas accès à DOCUM. Comment faire ?
Pascal Hermet
Une fois connecté au VPN, dans la barre de recherche à côté du bouton des menus, tapez la commande suivante en indiquant votre unité: \\docum.umontreal.ca\votre_unite\
Exemple:
Si vous rencontrez encore des difficultés, vous pouvez toujours nous joindre au 514-343-7288.
Cordialement,
Le Centre de services TI
Mélanie Deit
Merci pour votre réponse.
Quand on parle d'être connecté au VPN, il s'agit de celui qui se nomme UdeM Campus ou UdeM SAM ? Contrairement à hier je n'ai accès qu'à un seul à la fois aujourd'hui. Merci !
Centre de services TI
Il faut installer l'application Pulse secure (udem campus)
Mélanie Deit
D'accord merci.
Mélanie Deit
J'y suis presque arrivé : j'ai pu accéder à la fenêtre de connexion où l'on entre notre identifiant UdeM mais malheureusement, j'obtiens le message d'erreur que mon mot de passe réseau est invalide. J'utilise pourtant mon login et mot de passe SIM habituel.
Pascal Hermet
Est-ce que vous avez bien configuré le lien https://vpn.umontreal.ca/campus ?
Mélanie Deit
Hier le problème s'est résolu après avoir pu parler à un technicien et qu'il se soit connecté à mon ordinateur :
-Il a ajouté le serveur réseau \\docum.umontreal.ca\(nom de mon unité) à mon ordi, visible dans mon explorateur windows, à côté de mon lecteurs C:
-Dans la fenêtre de connexion il a écrit comme nom d’utilisateur \\sim\(mon login) et cela a fonctionné lorsque j’ai rentré mon mot de passe habituel.
Ce matin en entrant mon mot de passe dans la même fenêtre de connexion j'obtiens encore le message que mon mot de passe ou nom d'utlisateur est invalide.
Je viens de réactiver mon billet d'aide auprès des TI ...
Mélanie Deit
Bon, avis à tous (si cela peut en aider quelques uns)
Je viens de parler à un autre technicien ce matin : il a utilisé un nom de serveur différent de celui d'hier soit docum\(nom de mon unité). Donc il a ôté ".umontreal.ca" Ça marche mais lorsque je redémarre mon ordi, le lecteur réseau disparaît et je dois refaire les étapes d'ajout du lecteur réseau.
Isabelle Lamarre
J'ai aussi de la difficulté à accéder à DocUm; j'ai téléchargé Pulse Secure, mais je n'arrive pas l'exécuter... (sur MAC).
Centre de services TI
Bonjour,
Si vous aviez configuré le proxy dans l'un de vos fureteurs, vous devez le désactiver (sur les Mac uniquement).
Isabelle Guillemain
bonjour,
même situation que Isabelle Lamarre: pas de Docum...
Helene Godbout
Bonjour,
Comme bien des employés, je travaille de la maison et j'ai accès à Docum. Je peux ouvrir et modifier des documents, mais je ne peux pas les sauvegarder à nouveau sur Docum. Je dois les enregistrer sur mon ordi, puis me les envoyer par courriel au bureau, sauf que je ne suis pas là pour les enregistrer sur le réseau Docum. J'aimerais que mes consoeurs de travail puisse voir la dernière version du document sur le réseau plutôt que dans un courriel.
Comment je peux faire pour enregistrer les modifications de mon document sur Docum, là où je l'ai trouvé initialement?
Merci.
Centre de services TI
Il est important de savoir qu'en accédant à Docum via l'interface web du VPN (1), vous pouvez seulement télécharger les fichiers de Docum vers votre poste de travail mais vous ne pouvez pas les redéposer dans Docum.
Pour cela vous devez utiliser Pulse (2), vous pourrez alors travailler sur vos fichiers sur Docum.
Si Pulse n'est pas encore installé, suivez les indications de la page suivante afin de le configurer: FAQ VPN
Une fois que Pulse est lancé, tapez la commande suivante : \\docum.umontreal.ca\votre_unite\ dans la barre de recherche.
Vous avez maintenant accès à Docum via votre Explorateur Windows et pouvez travailler sur vos fichiers:
Vous n'avez pas trouvé de réponse à votre question dans nos FAQs ? Communiquez avec notre équipe via notre formulaire d'aide, notre clavardage ou par téléphone au 514-343-7288.