Toutes les communications doivent être faites en passant par le CRM. De cette façon, on respecte deux de nos objectifs : - Éviter la prolifération des adresses individuelles des agents (évite les conversations hors billet)
- Soutien la continuité des opérations (tous les échanges sont associés au billet et la responsabilité de celui-ci est facilement transférable)
Les principes sont simples : - Pour écrire aux demandeurs : inscrire votre message dans le champ "Commentaires", puis sélectionner "Publier".
- Pour ajouter des destinataires aux échanges externes avec les demandeurs de ce billet, inscrire leur nom dans la "Liste de surveillance"
- Pour écrire une note au dossier (remarques, actions, conclusion) : inscrire votre message dans le champ "Notes de travail", puis sélectionner "Publier".
- Pour communiquer avec les collaborateurs (membres du groupe de soutien) : inscrire votre message dans le champ "Notes de travail", puis sélectionner "Publier".
- Pour ajouter des collaborateurs aux discussions internes de ce billet, inscrire leur nom dans la "Liste de notes de travail"
- Pour envoyer un message à un partenaire ponctuel, employer la fonction courriel du billet (E-mail dans "Autres options"). Le tout sera consigné au billet.
NOTE : Les notifications sont programmées pour ne pas faire suivre les p. j. au billet dans les notifications courriels des "Commentaires" et "Notes de travail". - Pour envoyer une pièce jointe à toute personne, employer la fonction courriel du billet (E-mail dans "Autres options"). Le tout sera consigné au billet.
Fonctionnement : - Toutes les communications passent par le CRM.
- Toutes les communications sont concervées conservées dans le billet
- Pour que les communication communications soient conservées au billet, chacun doit répondre en maintenant :
- l'adresse courriel du CRM dans le destinateiredestinataire
- le No du billet dans l'objet du message
- Votre adresse personnel personnelle n'est pas communiqué communiquée aux demandeurs
- Les demandeurs verront les autres demandeurs en c. c. aux "Commentaires"
- Les collaborateurs (agents) verront les autres collaborateurs aux "Notes internes de travail"
NOTE : Ne répondre qu'au CRM : Répondre à tous aura pour effet d'envoyer le message en double.
Messages automatiques : - Confirmation de réception : lorsque billet ouvert par FW
- Avis de fermeture : lorsque billet mis à "Résolu"
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