Les travaux et examens des étudiants appartiennent à l'Université. Ils sont conservés un an à l'École, puis détruits. Les enseignants sont invités à les déposer à la salle des chargés de cours où le secrétariat en fera la mise en boîte et, plus tard, la destruction. Un étudiant peut, dans les quinze jours ouvrables suivant la diffusion ou l'expédition des résultats de l'évaluation, demander de consulter cette évaluation. Puis, dans les cinq jours ouvrables suivants, il peut demander une révision de cette évaluation. Il est donc très important pour l'École d'avoir en main tous les travaux et examens.

Preuves dans le cas de demandes de révision de notes

Il est particulièrement important que l'EBSI conserve les travaux et examens pendant une année dans ses locaux. En effet, les étudiants ont généralement trois mois pour demander une révision de la note obtenue dans un cours; nous devons alors être en mesure de produire l'original des travaux et examens à l'intérieur de cette période de trois mois, puis tant et aussi longtemps que le dossier de révision de la note n'est pas réglé.

Durée de conservation des travaux et examens

L'EBSI est tenue d'appliquer les règles de conservation établies par la Division de la gestion des documents et des archives (DGDA) de l'Université pour la conservation des travaux et examens par les unités d'enseignement (http://www.archiv.umontreal.ca/service/calendrier/regles/R-0090.html). Conséquemment, dès la fin des corrections, les chargés de cours doivent obligatoirement déposer les travaux d'étudiants à la salle des chargés de cours dans les classeurs dont les tiroirs sont identifiés aux sigles des cours. Le secrétariat en fera la mise en boîte et, plus tard, la destruction.

Gestion des travaux et examens

Chaque professeur est responsable d'appliquer les règles de conservation et d'élimination des travaux et examens corrigés pour ses cours. Il est suggéré de transférer les spécimens de travaux et examens corrigés à la même période chaque année en utilisant le formulaire de transfert du Service de la gestion de documents et des archives, disponible au secrétariat. Le secrétariat est responsable de la conservation et de l'élimination des travaux et examens corrigés pour les cours donnés par des chargés de cours.