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OneDrive


Pour connaître l’espace de stockage utilisé, suivez les étapes suivantes :

1. Ouvrir OneDrive Enterprise ( http://o365.umontreal.ca )

2. Si demandé, saisir vos identifiants (code d’accès, UNIP/mot de passe et A2F).

3. Cliquer sur le carré, en haut à gauche, et sur OneDrive.


4. Au bas de l’écran, à gauche, vous pourrez voir l’espace utilisé.

Si vous atteignez 75% ou plus d’espace utilisé, pensez à faire un ménage dès maintenant! 

Avant de supprimer un fichier, nous vous invitons à consulter le guide pour faire le tri des documents.

La page 4 de ce guide précise quels types de fichiers peuvent être éliminés.  Voici aussi l’aide-mémoire pour stocker la bonne information au bon endroit.

 Pour libérer de l’espace, suivez les étapes suivantes:

1. Ouvrir OneDrive Enterprise ( http://o365.umontreal.ca ).

2. Si demandé, saisir vos identifiants (code d’accès, UNIP/mot de passe et A2F).

3. Cliquer sur le carré, en haut à gauche, et sur OneDrive.


4. Au bas de l’écran, à gauche, cliquer sur l’hyperlien de l’espace utilisé.

5. OneDrive affichera les fichiers les plus volumineux en ordre décroissant.


6. Sélectionner le ou les fichiers à détruire et cliquer sur Supprimer.

7. Cliquer sur Corbeille pour supprimer à nouveau le ou les fichiers.


POUR LES ACTIVITÉS EN COURS

Documents institutionnels non partagés:

  • Stockez la bonne information au bon endroit. Si ce n’est pas déjà fait, assurez-vous de transférer tout document nécessaire à la continuité des opérations de votre unité dans DocUM, qu’il s’agisse d’une version préliminaire ou finale.

Documents institutionnels partagés par vous:

  • Consultez votre espace OneDrive en ligne, sélectionnez dans le menu de gauche « Partagé », puis ensuite sélectionnez l’onglet « Par vous » pour consulter les documents partagés stockés dans votre OneDrive et y consulter les accès.
  • Conservez dans OneDrive les documents en cours de collaboration. Éliminez les anciennes versions.

POUR LES ACTIVITÉS TERMINÉES

  • Procédez au tri des documents à l’aide des recommandations dans le Guide pour faire le tri des documents (Voir à la page 4 pour savoir quoi éliminer).
  • Transférez les documents à conserver dans les espaces de stockage DocUM appropriés existants. Consultez, au besoin, votre gestionnaire pour identifier ou créer cet espace s'il est inexistant, celui-ci contactera la DAGI si nécessaire.
  • Assurez-vous d’éliminer tout document individuel non relié à votre emploi.
  • Videz votre corbeille.
  • Utilisez OneDrive personnel, Dropbox ou Google Drive pour enregistrer vos documents personnels.
  • Assurez-vous d’éliminer tout document personnel non relié à vos activités étudiantes.
  • Éliminez les fichiers volumineux, les doublons et les documents les plus anciens.
  • Videz la corbeille.


Boîte courriel Outlook


Si vous utilisez l’application Outlook, suivez les étapes suivantes :

1. Dans la barre de tâches, cliquer sur Fichier.

2. Vous pourrez voir l’espace disponible et utilisé.


Si vous utilisez Outlook en ligne, suivez les étapes suivantes :

1. Ouvrir Outlook en ligne ( http://o365.umontreal.ca ).

2. Si demandé, saisir vos identifiants (code d’accès, UNIP/mot de passe et A2F).

3. Cliquer sur le carré, en haut à gauche, et sur Outlook.


4. En haut à droite, cliquer sur Paramètres.

5. Cliquer sur Général > Stockage pour voir l’espace disponible et utilisé.

Si vous atteignez 75% ou plus d’espace utilisé, pensez à faire un ménage dès maintenant! 


Repérez les courriels les plus volumineux pour les archiver ou les éliminer

1. Ouvrir Outlook en ligne ( http://o365.umontreal.ca ).

2. Si demandé, saisir vos identifiants (code d’accès, UNIP/mot de passe et A2F).

3. Cliquer sur le carré, en haut à gauche, et sur Outlook.

4. Cliquer sur Filtrer > Trier, sélectionner Taille & Plus grande en haut et effectuer l'archivage sur DocUM si nécessaire ou supprimer le message.


  • Videz le dossier Éléments supprimés.
  • Videz le dossier Éléments envoyés (classer ou détruire les courriels, le cas échéant).
  • Utilisez le nettoyage de conversations ou de dossiers pour supprimer les messages redondants (instructions)

Afin de mettre en place une stratégie pour mieux gérer votre boîte courriel et pouvoir identifier quels courriels à éliminer, suivez la formation en ligne La gestion des courriels : trucs, astuces et bonnes pratiques.

Il est important de classer les courriels importants dans leurs dossiers respectifs sur DocUM (décision, position officielle, information ayant une valeur administrative, financière, légale ou patrimoniale, etc.). Pour de détails, regardez cette capsule vidéo.  Il faut aussi classer les courriels contenant des renseignements personnels sur DocUM, puis supprimez-les de la boîte courriel.

Quels types de courriels peuvent être éliminés?

  • Courriels qui ne servent qu’à transmettre une pièce-jointe.
  • Courriels informels, qui remplacent un échange téléphonique ou verbal.
  • Courriels reçus à titre d’information ou de référence et devenus inutiles.
  • Pourriels.
  • Courriels personnels.
  • Courriels de listes de discussion.
  • Courriels à valeur éphémère (rappel, invitation, abonnement, publicité, etc.).
  • Messages d’erreur/accusé de réception/demandes de rendez-vous envoyés et/ou acceptées.
  • Courriels dans la boîte de réception auxquels on a répondu (la réponse se trouve dans les éléments envoyés).

Quels types de courriels peuvent doivent être conservés?

Il s'agit de courriels qui contiennent de l'information non disponible ailleurs et qui sont nécessaires au suivi d'un dossier.

  • Position officielle de l’UdeM.
  • Transaction qui engage l’UdeM.
  • Décision ou une mesure adoptée par l’UdeM.
  • Impact sur le fonctionnement de l’UdeM.
  • Toute information ayant une valeur administrative, financière, légale ou patrimoniale, selon les durées de conservation identifiées dans les règles de gestion de documents de l’UdeM.

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Sharepoint / Groupe Teams

Seuls les propriétaires d’une équipe Teams peuvent visualiser l’espace utilisé et disponible.

Pour consulter l’espace d’un site SharePoint, suivez les étapes suivantes :

1. Sélectionner un canal d’une équipe Teams et cliquer sur Fichiers.


2. Cliquer sur Autres options > Ouvrir dans SharePoint.

3. Cliquer sur Paramètres > Informations sur le site.

4. Cliquer sur Afficher tous les paramètres du site.


5. Cliquer sur Métrique de stockage.

 

6. En haut à droite, vous pourrez voir l’espace utilisé et disponible.

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POUR LES ACTIVITÉS EN COURS

Documents institutionnels non partagés:

  • Stockez la bonne information au bon endroit. Si ce n’est pas déjà fait, assurez-vous de transférer tout document nécessaire à la continuité des opérations de votre unité dans DocUM, qu’il s’agisse d’une version préliminaire ou finale.

Documents institutionnels partagés par vous:

  • Consultez votre SharePoint, sélectionnez dans le menu de gauche « Partagé », puis ensuite sélectionnez l’onglet « Par vous » pour consulter les documents partagés stockés sur le SharePoint et y consulter les accès.
  • Conservez dans SharePoint les documents en cours de collaboration. Éliminez les anciennes versions.

POUR LES ACTIVITÉS TERMINÉES

  • Procédez au tri des documents à l’aide des recommandations dans le Guide pour faire le tri des documents (Voir à la page 4 pour savoir quoi éliminer).
  • Transférez les documents à conserver dans les espaces de stockage DocUM appropriés existants. Consultez, au besoin, votre gestionnaire pour identifier ou créer cet espace s'il est inexistant, celui-ci contactera la DAGI si nécessaire.
  • Assurez-vous d’éliminer tout document individuel non relié à votre emploi.
  • Videz votre corbeille.

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