La gestion documentaire académique (OnBase) permet de :
- recevoir les documents et les données des systèmes externes Synchro et Kofax pour automatiser et gérer les processus d’affaires de l’Université, tels que les demandes d’admission et d’inscription des étudiants;
- de visualiser les documents officiels ou non à toutes les étapes de leurs traitements et de poser des actions manuelles ou automatiques. OnBase est sécurisé et autorise la visualisation ou le traitement des documents selon plusieurs critères d’accès qui peuvent être configurés par utilisateur, groupe, statut du document, etc. La solution utilise eCADEAU (Cheminement Automatisé des Dossiers Étudiants Aux Unités) comme la version web du produit OnBase.
eCADEAU, soit OnBase Web, permet aux utilisateurs d’effectuer des recherches de documents et d’accéder au Workflow OnBase afin de consulter le statut des documents et/ou d’exécuter des tâches sur ceux-ci. Étant une application Web, elle permet aux utilisateurs d’y accéder sans devoir installer l’application sur leurs postes. À noter qu’un utilisateur doit obtenir un nom d’utilisateur et un mot de passe pour accéder à OnBase Web.
eCodac (fonction de consultation (Consultation des Dossiers Académiques)) est une application développée en collaboration avec le Bureau du registraire, les Technologies de l'information et le Groupe Conseil INTEGRIM pour répondre à deux besoins :
- consulter en format électronique tous les dossiers d’admission des candidats de l’UdeM pour tous les cycles entreposés dans OnBase;
- permettre aux intervenants impliqués et désignés dans le processus d’admission d’un candidat à un programme de 1er cycle, des cycles supérieurs et à des programmes d’échanges, d’intervenir de façon électronique. Pour les dossiers à étudier, l’application permet aux intervenants de consulter des documents numérisés, de créer des notes et d’enregistrer des commentaires en vue de formuler une recommandation d'admission.
La numérisation (Kofax) permet de traiter la capture image des documents de support aux demandes d’admission du 1er cycle, les documents études et grades pour le cheminement des études supérieures. Elle permet également d'effectuer l’indexation des documents en affectant des requêtes aux systèmes Synchro et OnBase à partir du matricule et/ou du numéro de confirmation.