Réservation de locaux

Les intervenants pourront réserver en cours d’année des locaux pour leur besoin de visionnement, d’appels téléphoniques liés aux dossiers clients, de cotation, d’assistanat et exceptionnellement pour une rencontre client à l’extérieur des plages attitrées pour leur équipe. Pour vérifier la disponibilité des locaux et effectuer une réservation pour l’un d’eux, les intervenants pourront accéder au logiciel GRR (Gestion et Réservation de Ressources : http://testothequeudem.mygrr.net/).

Afin d’assurer à tous le temps nécessaire de réservation de locaux pour répondre aux exigences du stage, il est très important de maintenir les réservations des locaux à jour et de respecter le nombre d’heures allouées par semaine par équipe. Chaque intervenant devra veiller à maintenir ses réservations à jour afin de ne pas bloquer un local inutilement. Ceci permettra à d’autres intervenants d’utiliser ce même local.

De plus, le respect des horaires de réservation des locaux ainsi que du nombre d’heures allouées est prioritaire afin d’assurer un meilleur fonctionnement au sein de la Clinique. Lors de la réservation d’un local, il faut donc prévoir le temps nécessaire pour la préparation de la salle avant la rencontre du client et celui nécessaire pour libérer le local à la fin de la rencontre.

Enfin, les locaux de la CUP sont réservés à l’usage exclusif de travail en lien avec les stages cliniques. Les salles cliniques devraient servir d'abord et avant tout pour les entrevues avec les clients; toutefois, en cas de conflit, l’ordre de priorité pour les intervenants concernant les réservations est le suivant :

• Équipes de stage clinique
• Stages connexes (relation, supervision)
• Cliniciens associés
• Recherche clinique
• Autres

Attribution des locaux et nombres d’heures par semaine par équipes de stage

En 2022-2023, il y a 32 équipes de stage dans les différents programmes cliniques. Chaque équipe se verra attribuer une plage horaire de supervision en début d'année universitaire.

Le nombre d’heures attribué par semaine par équipe dépend du nombre de stagiaires composant l’équipe ainsi que du stage. Ce nombre d’heures peut être fractionné en fonction de vos besoins pour les plages de visionnement, mais doit demeurer en blocs de 4 heures pour les rencontres clients. Les blocs horaires de 4 heures sont répartis comme ceci durant la journée : 8h30-12h30, 12h30-16h30 et 16h30-20h30. Le nombre de locaux disponibles étant restreint, il est important de respecter ces consignes.

Clés des locaux

Chaque intervenant (y compris les superviseurs et assistants-superviseurs) obtiendra en début d’année une clé pour ses locaux. Un dépôt de 20,00$ par clé sera demandé aux stagiaires. Celui-ci leur sera remis lors du retour de la clé à la fin de l’année. En cas de perte de la clé, le dépôt sera conservé pour son remplacement. Pour obtenir vos clés, présentez-vous à la testothèque. 

Lorsqu’un intervenant réserve un local pour lequel il n’a pas la clé, il peut récupérer celle-ci dans la salle de dossiers (E-309). Il est très important de retourner la clé aussitôt que la réservation du local est terminée afin que d’autres intervenants puissent également l’emprunter.

Il est très important cette année de désinfecter les clés retournées en les plongeant dans le contenant de désinfectant disponible près du boitier de rangement des clés. Il faut ensuite essuyer l’excédent de désinfectant à l’aide d’un essuie-tout avant de les ranger dans le boitier.

Un boitier contenant les clés des locaux est disponible dans le local de dossiers. Celles-ci sont disponibles en libre-service et doivent être rapportées immédiatement à la fin de l’utilisation du local.

Salle de dossiers (E-309)

La salle de dossiers, située au local E-309 (immédiatement à la gauche en entrant par les portes donnant accès aux locaux de la Clinique) sert de nombreuses fonctions, et permet :

• L’entreposage des dossiers en cours à la Clinique;
• La possibilité de transmettre des messages et autres informations confidentielles, dans un endroit réservé exclusivement aux intervenants de la Clinique;
• L’accès à certains documents liés à la pratique (p. ex. : carte d'affaires de la CUP, formulaires).
• L’accès à du matériel (p. ex. : boites de mouchoirs, balais et porte-poussière, etc.)

Chaque équipe se verra assigner un casier où il pourra entreposer ses dossiers clients en cours. Au début de l’année, chaque intervenant recevra deux codes numériques : l’un pour accéder à la salle de dossiers et le second pour ouvrir son casier.

À cet égard, il est important de souligner l’importance de maintenir la sécurité à la salle de dossiers. Évidemment, il est STRICTEMENT INTERDIT DE PARTAGER/TRANSMETTRE LE CODE ou de PERMETTRE L’ACCÈS à la salle de dossiers à des personnes qui ne sont pas intervenantes à la Clinique.

Les formulaires de la CUP sont mis à votre disposition au local E-309 (formulaires de consentement, autorisation de transmettre l’information, notes d’évolution, attestation de présence, etc.). N’hésitez pas à informer le secrétariat s’il manque des exemplaires.

Pigeonniers

Tous les superviseurs-cliniciens se verront assigner un pigeonnier à la salle de dossiers. Toute information ou tout message pourra être placé dans les pigeonniers à l’intention du psychologue et/ou des membres de son équipe de stage.

Matériel disponible

Du matériel est mis à la disposition des intervenants dans le local de dossiers, tel que : balais et porte-poussière, boites de mouchoir, rouleaux d’essuie-main, produits nettoyants, une maison pour figurines, un chevalet de présentation, deux sacs contenants chacun quatre tapis en casse-tête et un chariot de jouets et de matériel de bricolage.

Tout matériel emprunté doit être rapporté par l’intervenant à cet endroit à la fin de son utilisation et faire l’objet d’une désinfection.