Réservation de locaux

Le logiciel est accessible à partir de toutes les plateformes ayant accès à Internet. Le lien d’accès à GRR est le suivant : http://testothequeudem.mygrr.net/login.php.
L’adresse est également affichée sur Studium (fil d’Ariane : PSY-CUP/Stages - Clinique universitaire de psychologie (Montréal)/Réservation des locaux de la CUP) ainsi que sur le site Web de la testothèque : https://psy.umontreal.ca/ressources-services/testotheque/.
L’identification se fait avec votre code d’accès des TI (Technologies de l’Information de l’UdeM) et le mot de passe temporaire 12345678. Vous pouvez modifier ce dernier en cliquant sur le champ Gérer mon compte au haut de l’écran, à la droite, sous la date.

COMMENT EFFECTUER UNE RÉSERVATION DE LOCAL ?
Écran d’accueil une fois connecté

1) Date : Sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez réserver un local.
2) Domaine : il s’agit des catégories de locaux disponibles. Cliquez sur la catégorie recherchée, ex : Évaluation/Intervention adulte.
3) Ressources : il s’agit des locaux disponibles pour chaque domaine. Cliquez sur le local que vous souhaitez réserver ou encore ne sélectionnez aucun local : ceci vous permettra de voir tous les locaux disponibles à une date précise.
4) Calendriers : les calendriers du ou des locaux sélectionné(s) s’afficheront à la droite de l’écran.
5) Réservation : les cases blanches avec le signe + indiquent que le local est libre. Cliquez sur le signe + afin d’effectuer une réservation.

Ajouter une réservation

Avant d’ajouter une périodicité à votre réservation, vérifiez au préalable la disponibilité du local pour toute la période concernée. Cela évitera des conflits d’horaire avec des réservations déjà présentes à des dates ultérieures.
En cas de conflit d’horaire, un message d’erreur apparaitra et votre réservation ne sera pas confirmée. Vous devrez alors modifier votre réservation.

Champs du formulaire de réservation à compléter
Brève description : Prénom et Nom de la personne pour qui la réservation est faite ainsi que le numéro de dossier du client (pour les rencontres et le visionnement), ex. : Nancy Letendre 2186. Indiquez également entre parenthèse le nom de votre superviseur(e).
Description complète : vous pouvez utiliser ce champ pour indiquer des précisions ou bien le laisser libre.
Statut de la clé : cochez si vous empruntez une clé pour le local (les clés se trouvent au E-309).
Courrier de validation : cochez si vous souhaitez obtenir un courriel de validation.
Celui-ci aura pour objet GRR : avis Local - Date - Nouvelle réservation
Début de la réservation : indiquez la date et l’heure du début de la réservation.
Fin de la réservation : indiquez la date et l’heure de fin de la réservation.
Réservation à confirmer au plus tard le : deux choix s’offrent à vous :

1) Sélectionnez Réservation confirmée si la rencontre est confirmée avec le client ;
2) Sélectionnez une date ultérieure si la rencontre n’a pas encore été confirmée avec le client ;

ATTENTION : Les réservations non confirmées seront automatiquement supprimées après 7 jours! N’oubliez donc pas de confirmer votre réservation avant ce délai.

Domaine : le domaine correspond à l’usage pour lequel le local est dédié, en tenant compte de la clientèle rencontrée. Chaque local est associé à une catégorie précise. Vous devez donc, dans la mesure du possible, utiliser les locaux associés à la catégorie correspondant à vos besoins.
Les domaines disponibles sont les suivants :

- Cotation
- Évaluation neuropsychologique
- Évaluation/Intervention adulte
- Évaluation/Intervention enfant
- Cliniciens associés
- Rencontre de groupe
- Visionnement et appels téléphoniques

Ressources : sélectionnez le local que vous souhaitez réserver.
ATTENTION : si vous souhaitez faire de l’observation en direct, n’oubliez pas de réserver DEUX locaux.
Vous pouvez les sélectionner en même temps en appuyant sur CTRL et en cliquant sur les deux locaux choisis. Il n’est pas obligatoire que ceux-ci soient adjacents.
Type : il s’agit de la raison de votre réservation. Sélectionnez le type parmi la liste suivante :

- Appels téléphoniques
- Rencontres clients
- Rencontres d’équipe
- Stage relation
- Stage supervision
- Supervision
- Visionnement

Périodicité : vous pouvez indiquer une périodicité à votre réservation, par exemple, si votre réservation doit se reconduire d’une semaine à l’autre durant une période précise.
Il vous suffit de cliquer sur le bouton Cliquez ici pour ouvrir les options de périodicité en haut à la droite de l’écran (voir la flèche rouge de l’image précédente).
Les options suivantes vont alors s’afficher et vous pourrez définir le type et la date de fin de périodicité souhaités (voir les flèches rouges ci-dessous)

CONFLIT ENTRE RÉSERVATIONS
Si l’une de vos réservations entre en conflit avec une réservation déjà existante, il vous sera impossible de valider la réservation et vous obtiendrez le message ci-dessous :

Conflit entre réservations
La nouvelle réservation entre en conflit avec la(les) réservation(s) suivante(s) :
Nancy Letendre 2134 (mardi 21 août 2018 13:00:00) (Voir la journée | Voir la semaine | Voir le mois)
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Vous devrez alors modifier votre réservation en cliquant sur le lien Retour à la page précédente.

NOTE POUR L’ÉQUIPE DE LA CUP
Les réservations effectuées par les membres de l’équipe CUP (responsable de la Testothèque, agent(e) de secrétariat et directrice) ne pourront être modifiées ou annulées par les utilisateurs des autres groupes (ex. : stagiaires, superviseurs et cliniciens associés). En revanche, les membres de l’équipe CUP pourront modifier ou supprimer toutes les réservations, sans distinction du créateur de la réservation. La vigilance est donc de mise !

En plus de la testothèque et des bureaux du personnel administratif, la Clinique possède près d’une trentaine de locaux conçus pour les services cliniques et la formation professionnelle. Ils se répartissent comme suit :

• Vingt-six salles d'entrevue, dont treize peuvent servir de salles d'observation, puisqu’elles communiquent avec treize autres salles munies de miroir unidirectionnel et d'équipement informatique pour l’enregistrement des entrevues;
• Trois salles pour visionner les enregistrements;
• deux salles pour les appels téléphoniques et le visionnement;
• une salle de cotation (voir le tableau des logiciels disponibles sur le site Web de la testothèque et sur le babillard de la salle de cotation);
• une salle de groupes munie d'équipement informatique pour le visionnement des entrevues;
• une salle de groupe munie de miroir unidirectionnel et d'équipement informatique pour l’enregistrement des entrevues ainsi que leur visionnement. Cette salle peut également être utilisée pour le travail en lien avec les dossiers clients, puisque des tables peuvent y être installées.
• une salle de dossiers

5.2 Attribution des locaux et nombres d’heures par semaine par équipes de stage

En 2022-2023, il y a 32 équipes de stage dans les différents programmes cliniques. Chaque équipe se verra attribuer une plage horaire de supervision en début d'année universitaire.

Le nombre d’heures attribué par semaine par équipe dépend du nombre de stagiaires composant l’équipe ainsi que du stage. Afin d’assurer à tous le temps nécessaire de réservation de locaux pour répondre aux exigences du stage, il est important de respecter le nombre d’heures allouées par semaine pour votre équipe. Ce nombre d’heures peut être fractionné en fonction de vos besoins pour les plages de visionnement, mais doit demeurer en blocs de 4 heures pour les rencontres clients. Les blocs horaires de 4 heures sont répartis comme ceci durant la journée : 8h30-12h30, 12h30-16h30 et 16h30-20h30.

PSY 7949 - Évaluation psychologique

• 4 heures avec salle adjacente pour la supervision et les rencontres avec les clients
• 4 heures sans salle adjacente pour le visionnement

PSY 7952 / PSY 7953 - Intervention psychologique (équipes de 2 ou 3 stagiaires)

• 4 heures sans salle adjacente pour la supervision
• 8 heures (équipe de 2 stagiaires) ou 12 heures (équipe de 3 stagiaires) avec salle adjacente pour les rencontres avec les clients
• 11 heures (équipe de 2 stagiaires) ou 16 heures (équipe de 3 stagiaires) sans salle adjacente pour le visionnement

PSY 7487 / PSY 7488 - Évaluation neuropsychologique (équipes de 3 ou 4 stagiaires)

• 5 heures (équipe de 3 stagiaires) ou 6 heures (équipe de 4 stagiaires) sans salle adjacente pour la supervision
• 12 heures (équipe de 3 stagiaires) ou 16 heures (équipe de 4 stagiaires) avec salle adjacente pour les rencontres clients
• 21 heures (équipe de 3 stagiaires) ou 27 heures (équipe de 4 stagiaires) sans salle adjacente pour le visionnement

Le nombre de locaux disponibles étant restreint, il est important de respecter ces consignes.

5.3 Réservations des locaux

Les intervenants pourront réserver en cours d’année des locaux pour leur besoin de visionnement, d’appels téléphoniques liés aux dossiers clients, de cotation, d’assistanat et exceptionnellement pour une rencontre client à l’extérieur des plages attitrées pour leur équipe. Pour vérifier la disponibilité des locaux et effectuer une réservation pour l’un d’eux, les intervenants pourront accéder au logiciel GRR (Gestion et Réservation de Ressources : http://testothequeudem.mygrr.net/). Tous les intervenants de la Clinique pourront effectuer eux-mêmes leurs réservations via le logiciel GRR. Le Procédurier et règlements pour la réservation des locaux de la CUP avec le logiciel GRR est mis à votre disposition sur StudiUM (fil d’Ariane : PSY-CUP/Stages – Clinique universitaire de psychologie (Montréal)/Réservation des locaux de la CUP).

Il est très important de maintenir les réservations des locaux à jour et de respecter le nombre d’heures allouées par semaine par équipe. Chaque intervenant devra veiller à maintenir ses réservations à jour afin de ne pas bloquer un local inutilement. Ceci permettra à d’autres intervenants d’utiliser ce même local.

De plus, le respect des horaires de réservation des locaux ainsi que du nombre d’heures allouées est prioritaire afin d’assurer un meilleur fonctionnement au sein de la Clinique. Lors de la réservation d’un local, il faut donc prévoir le temps nécessaire pour la préparation de la salle avant la rencontre du client et celui nécessaire pour libérer le local à la fin de la rencontre.

Enfin, les locaux de la CUP sont réservés à l’usage exclusif de travail en lien avec les stages cliniques. Les salles cliniques devraient servir d'abord et avant tout pour les entrevues avec les clients; toutefois, en cas de conflit, l’ordre de priorité pour les intervenants concernant les réservations est le suivant :

• Équipes de stage clinique
• Stages connexes (relation, supervision)
• Cliniciens associés
• Recherche clinique
• Autres

5.4 Clés des locaux

Chaque intervenant (y compris les superviseurs et assistants-superviseurs) obtiendra en début d’année une clé pour ses locaux. Un dépôt de 20,00$ par clé sera demandé aux stagiaires. Celui-ci leur sera remis lors du retour de la clé à la fin de l’année. En cas de perte de la clé, le dépôt sera conservé pour son remplacement. Pour obtenir vos clés, présentez-vous à la testothèque. 

Lorsqu’un intervenant réserve un local pour lequel il n’a pas la clé, il peut récupérer celle-ci dans la salle de dossiers (E-309). Il est très important de retourner la clé aussitôt que la réservation du local est terminée afin que d’autres intervenants puissent également l’emprunter.

Il est très important cette année de désinfecter les clés retournées en les plongeant dans le contenant de désinfectant disponible près du boitier de rangement des clés. Il faut ensuite essuyer l’excédent de désinfectant à l’aide d’un essuie-tout avant de les ranger dans le boitier.

5.5 Bouton panique

Certains locaux sont munis d’un bouton panique afin de faciliter l’intervention de la sûreté en cas de problème. Ces boutons se trouvent dans les locaux suivants : E-321.1, E-321.2, E-342 et E-344.

Ces boutons ne doivent être utilisés qu’en cas d’urgence seulement.

5.6 Salle de dossiers (E-309)

La salle de dossiers, située au local E-309 (immédiatement à la gauche en entrant par les portes donnant accès aux locaux de la Clinique) sert de nombreuses fonctions, et permet :

• L’entreposage des dossiers en cours à la Clinique;

• La possibilité de transmettre des messages et autres informations confidentielles, dans un endroit réservé exclusivement aux intervenants de la Clinique;

• L’accès à certains documents liés à la pratique (p. ex. : carte d'affaires de la CUP, formulaires).
• L’accès à du matériel (p. ex. : boites de mouchoirs, balais et porte-poussière, etc.)

Chaque équipe se verra assigner un casier où il pourra entreposer ses dossiers clients en cours. Au début de l’année, chaque intervenant recevra deux codes numériques : l’un pour accéder à la salle de dossiers et le second pour ouvrir son casier.

À cet égard, il est important de souligner l’importance de maintenir la sécurité à la salle de dossiers. Évidemment, il est STRICTEMENT INTERDIT DE PARTAGER/TRANSMETTRE LE CODE ou de PERMETTRE L’ACCÈS à la salle de dossiers à des personnes qui ne sont pas intervenantes à la Clinique.

5.6.1 Pigeonniers

Tous les superviseurs-cliniciens se verront assigner un pigeonnier à la salle de dossiers. Toute information ou tout message pourra être placé dans les pigeonniers à l’intention du psychologue et/ou des membres de son équipe de stage. IL EST IMPORTANT DE S’ASSURER QUE TOUTE INFORMATION CONFIDENTIELLE NE SOIT PAS VISIBLE aux autres intervenants et par conséquent, devrait être placé dans une enveloppe; LES DOSSIERS CLIENTS, ET TOUT DOCUMENT S’Y RATTACHANT DOIVENT QUANT À EUX ÊTRE RANGÉS DANS LES CASIERS.

5.6.2 Autres documents

Les formulaires de la CUP sont mis à votre disposition au local E-309 (formulaires de consentement, autorisation de transmettre l’information, notes d’évolution, attestation de présence, etc.). N’hésitez pas à informer le secrétariat s’il manque des exemplaires.           

5.6.3 Matériel disponible

Du matériel est mis à la disposition des intervenants dans le local de dossiers, tel que : balais et porte-poussière, boites de mouchoir, rouleaux d’essuie-main, produits nettoyants, une maison pour figurines, un chevalet de présentation, deux sacs contenants chacun quatre tapis en casse-tête et un chariot de jouets et de matériel de bricolage.

Tout matériel emprunté doit être rapporté par l’intervenant à cet endroit à la fin de son utilisation et faire l’objet d’une désinfection.

5.6.4 Clés des locaux

Un boitier contenant les clés des locaux est disponible dans le local de dossiers. Celles-ci sont disponibles en libre-service et doivent être rapportées immédiatement à la fin de l’utilisation du local. Pour plus de détails concernant les clés pouvant être empruntées pour la durée du stage, veuillez-vous référer à la section 5.4 Clés des locaux de ce guide.

Toutes les clés retournées devront être désinfectées en les plongeant dans le contenant de désinfectant disponible près du boitier de rangement des clés. Il sera important d’essuyer l’excédent de désinfectant à l’aide d’un essuie-tout avant de les remettre dans le boitier de rangement au mur.