La lettre d'entente en psychologie clinique

Petit guide de rédaction à l’usage des étudiantes et étudiants ainsi que des superviseures et superviseurs. À lire attentivement!

La lettre d’entente est un contrat

La lettre d’entente d’internat est le contrat qui lie les parties prenantes, soit l’interne, la ou le superviseur, la ou le gestionnaire du milieu d’accueil de l’internat et l’Université de Montréal, représentée par le ou la responsable de programme (RDP), à une proposition d’internat.

L’étudiant(e) est responsable du cheminement de sa lettre pour les signatures auprès de son ou de ses superviseur(s) et du Responsable de formation de l’établissement où il/elle fait son internat. L’étudiant(e) est également responsable de retourner sa lettre d’entente dûment complétée à la CUP (cupadmin@psy.umontreal.ca) lui/elle-même pour validation et pour approbation par le Responsable de programme.

En effet, il est essentiel que la lettre d’entente soit vérifiée et approuvée par les RDP pour que l’interne puisse débuter son internat dans le milieu d’accueil car elle permet, entre autres choses, que l’internat respecte bien les critères exigés par l’OPQ et par la SCP (rôle qui revient au RDP), et que l’interne reçoive une couverture d’assurance responsabilité professionnelle pour le travail clinique qui sera fait dans le cadre de son internat. La lettre d’entente est aussi nécessaire pour que la personne technicienne en coordination de travail de bureau (TCTB) à la Clinique Universitaire de Psychologie (CUP) (cupadmin@psy.umontreal.ca) puisse gérer les dossiers.

Un gabarit de la lettre d’entente en format PDF accompagne ce guide. La lettre doit être complétée par le ou la superviseure, et son ou sa gestionnaire, en collaboration avec l’interne qu’il ou elle souhaite accueillir en supervision en septembre. Les lettres d’entente sont complétées après le match-day de février jusqu’à la fin du printemps (date limite 15 mai).

L’interne doit avoir complété son essai ou ses articles de thèse pour débuter son internat. Il est donc inutile de signer les lettres d’entente en février ou mars, ce qui est beaucoup trop tôt. Les RDP et TGDE du programme (cyclessuperieurs@psy.umontreal.ca) doivent vérifier que l’ensemble du parcours est bien achevé (cours, stages, essai ou articles de thèse) et que l’étudiant ou l’étudiante peut débuter l’internat. La cohérence du parcours réalisé à ce jour par l’interne, notamment en ce qui concerne la clientèle enfance/adolescence et adulte, doit également être confirmée.
Les lettres sont habituellement envoyées à la TCTB de la CUP (cupadmin@psy.umontreal.ca) avant le 15 mai. Le document doit être rempli au complet, c’est-à-dire tous les champs doivent être complétés, toutes les signatures et tous les paraphes doivent y avoir été apposés, sauf celle du Responsable de programme. La TCTB vérifie leur contenu, l‘exactitude des informations et s’assure qu’aucune information n’est manquante ou contraire aux règles stipulées. À noter que toute lettre d’entente incomplète sera renvoyée à l’étudiant(e). Les RDP doivent prendre connaissance de la lettre, bien vérifier que toutes les informations sont présentes et qu’elles concordent avec ce qui est attendu. Si tout est conforme, les RDP initialisent et signent le document. La lettre est ensuite envoyée à la TCTB de la CUP (cupadmin@psy.umontreal.ca) qui s’occupe de la consigner dans le dossier des internes.

Important : Le contrat établi par la lettre d’entente ne peut être modifié par l’interne unilatéralement; tout changement doit être ratifié par le ou la superviseure ainsi que la ou le RDP.

L’internat selon les programmes de doctorat clinique de l’UdeM

Les programmes de doctorat cliniques (Ph.D. RI et D.Psy.) de l’UdeM ont reçu l’agrément de l’Ordre des Psychologues du Québec (OPQ) ainsi que de la Société Canadienne de Psychologie (SCP). Les exigences quant aux heures à consacrer aux différentes compétences pour l’internat, telle qu’elles apparaissent à la page 4 de la lettre (et qui est repris plus bas), consistent dans l’intégration des seuils minimaux de l’OPQ et de la SCP. En respectant les objectifs énoncés, les activités d’internat sont conformes aux exigences des deux organismes.

* La combinaison de la majeure et de la mineure doit totaliser 1600 heures.

L’internat doit se tenir sur 52 semaines consécutives (un an). Les internats s’échelonnant sur plus d’un an ne sont acceptés que sur une base exceptionnelle (interruptions pour raisons de santé, etc.) par les programmes de doctorat clinique de l’UdeM. Bien que les organismes d’agrément (OPQ et SCP) reconnaissent les internats s’échelonnant sur 2 ans, la direction des programmes cliniques, avec l’accord de la direction du département, a choisi de privilégier les internats d’une durée d’un an pour plusieurs raisons, dont les suivantes :

• Ce format correspond à la structure du programme telle qu’annoncée à l’admission;
• Est en accord avec la volonté de la majorité des internes souhaitant atteindre le marché du travail le plus rapidement possible;
• Honore le mandat social de faire accéder des psychologues à la profession le plus rapidement possible étant donnés les besoins immenses en santé mentale dans la communauté;
• Permet aux internes « de se consacrer entièrement sur leur formation professionnelle » (SCP) pendant l’internat;
• Permet d’éviter les dépassements d’heures survenus par le passé par l’accumulation de deux années de « demi temps » trop chargées;
• Permet de faciliter plus de cohérence et d’uniformisation dans l’offre des milieux d’internat en proposant une demande simple et uniforme (une année à temps plein ou par la combinaison de deux demi temps);
• Permet de se conformer au calendrier des démarches d’accession à l’ordre professionnel (OPQ) et des demandes de bourses;
• Facilite l’administration des internats dans les programmes cliniques; etc.

Exigences qui n’apparaissent pas dans le tableau des heures (de la SCP) :

- L’interne ne peut consacrer plus de deux tiers de son temps à offrir des services, directs ou indirects, à la clientèle.
- Au moins 10 pour cent (10 %) de la supervision fournie au cours de la résidence doit inclure de l’observation directe du travail qu’effectue l’interne auprès des personnes accompagnées, soit en direct, soit par l’écoute ou le visionnement d’enregistrements sonores ou vidéo de son travail.
- Jusqu’à 25 % de la supervision individuelle peut s’effectuer de manière asynchrone, ce qui signifie que le ou la superviseure examine le travail de l’interne et fournit une rétroaction détaillée et complète qui est ensuite examinée par l’interne. La rédaction d’évaluations et de rapports détaillés, où la ou le superviseur commente de manière étoffée les travaux écrits ou les interventions enregistrées de l’interne, est une forme de supervision asynchrone. Il incombera alors au superviseur ou à la superviseure d’informer l’interne du temps consacré à cette supervision asynchrone. Pour plus de précisions au sujet de la nature des activités de supervision, veuillez consulter les capsules d’information sur le StudiUM de la CUP (sous l’onglet : Feuilles de route).

Instructions pour compléter la lettre

Note : Une lettre d’entente ne peut pas être raturée sans que les modifications soient initialisées. La lettre est un contrat qui a valeur légale, rappelons-le. S’il y a des changements (p.ex., prolongation de l’internat), les changements doivent être indiqués sur la copie originale et initialisés par toutes les parties, le ou la RDP en dernier.

Page 1 de la lettre
Dates de début et de fin : s’assurer qu’elles font 52 semaines, avec un maximum de 7h par jour pour respecter les normes du travail.

Le nombre d’heures à attribuer à chaque activité doit correspondre au format du tableau de la page 4 du formulaire (qui combine les exigences minimales de l’OPQ et de la SCP). Il faut noter 52 semaines au total. Ce chiffre inclut les 4 à 6 semaines de vacances qui font partie de l’internat (et du 52 semaines).

Bien noter : Les objectifs pédagogiques de la durée de l’internat incluent le nombre de semaines (52 semaines) AINSI QUE le nombre d’heures pour chaque activité (qui est un nombre minimum). Ainsi, l’interne ne peut pas décider de terminer son internat en mai, par exemple, si 1600 heures sont rapportées être effectuées (ce qui est mathématiquement improbable par ailleurs. En effet, si l’interne a fait 1600h en 9 mois, cela veut dire qu’il y a plus de 7h par jour de faites chaque semaine, excluant toute vacance. Septembre à mai = 9 mois (36 semaines) x 35h/semaine = 1260h. Donc, si l’interne rapporte avoir réalisé 1600h ou plus entre septembre et mai, comme dans l’exemple ci-dessus, c’est pour nous l’indication que le nombre d’heures par jour respectant les normes du travail ont été dépassées, ce qui est problématique : l’étudiant a trop travaillé ou le calcul des heures contient des erreurs.). Des acquis viennent avec la durée de l’internat (suivis à plus long terme); et le milieu doit pouvoir compter sur l’interne pendant 52 semaines. L’interne doit donc faire les 2 : nombre de semaines et nombre d’heures par activité, même si elles dépassent les 1600 heures. Cependant, l’interne peut terminer fin juillet, par exemple, en prenant 4 semaines de vacances en août. La gestion de cette question survient habituellement à la fin de l’été lorsque des internes sont tentés de décider qu’ils ou elles ont « fait leurs heures » et ont terminé leur internat (en mai ou juin). Une telle décision ne peut être prise par l’interne, pour les raisons rapportées ci-dessus.

Donc, bien vérifier que ces informations apparaissent sur la page 1 :

• Date de début de l’internat : 1er septembre;
• Date de fin de l’internat : 31 août (incluant les vacances qui peuvent avoir lieu en août);
• Nombre de semaines d’internat : 52 semaines réparties sur une seule année;
• Le bon nombre d’heures dans chacune des cases accordées aux types d’activités (conforme au tableau à la page 4 de la lettre).

Page 2 de la lettre
Objectifs de formation: S’assurer que ce qui est rapporté correspond aux objectifs du programme et est suffisamment spécifique.
Activités: S’assurer de trouver ici les informations au sujet de :

• La clientèle :

o Provient d’un à trois milieux différents et doit être diversifiée (voir Annexes).
o Doit être vue principalement en présentiel;

• La forme de la supervision : il doit y avoir de la supervision individuelle (au moins 150h, ou 3 heures par semaine, sur le total de 200h de supervision);
• Il doit y avoir des activités de formation au-delà des heures de supervision : activités d’étude ou de discussion, de lecture, etc.;
• Des échanges avec d’autres professionnelles et professionnels doivent être possibles.
• Il doit y avoir au moins deux internes (SCP).

La case des activités doit donc contenir une brève description de ces éléments tels qu’ils sont organisés et assumés par le lieu d’internat.

Spécificités: Il y a habituellement des jours de présence obligatoire (pour les réunions cliniques). Détailler quelles journées.

Le nombre de semaines de vacances ne doit pas être zéro (pour la santé mentale de l’interne). En clinique, nous acceptons un maximum de 2 semaines pour les fêtes et 4 semaines pour les vacances d’été (donc, 6 semaines de vacances en tout, maximum). Elles font partie de l’ensemble des 52 semaines.

Habituellement, les vacances sont prises en même temps que celles de la ou du superviseur afin d’éviter que l’interne soit sans supervision lorsqu’il ou elle rencontre les personnes accompagnées.

Dans le rare cas où l’internat est mené dans un milieu privé, il faut s’assurer que la rémunération de l’interne soit équitable : un minimum de 30 % du prix chargé pour la 1ère portion de l’internat et ensuite 40% pour la seconde portion. Le montant chargé au personnes accompagnées doit être indiqué dans la lettre d’entente (obligatoire). La lettre doit donc contenir de l’information au sujet des tarifs imposés à la clientèle et la rémunération qui revient à l’interne. Cette rémunération doit être « nette », c’est-à-dire que l’interne ne doit pas avoir à payer pour sa supervision ou pour la location de son local de thérapie ou pour d’autres frais.

Donc, bien vérifier que ces informations apparaissent sur la page 2 :

• Une présentation courte mais spécifique des objectifs de formation;
• Une description succincte mais complète des activités de formation, incluant des détails sur la clientèle, la supervision, les différentes activités pédagogiques planifiées, etc.;
• Nombre de semaines de vacances (indiquer le nombre de semaines 4 à 6 semaines, indiquer à quel moment si possible car cela doit être discuté entre les parties, p.ex. 1 semaine à Noël, 1 semaine en mars, 4 semaines en août);
• Nombre de jours de présence sur les lieux de l’internat et indiquer les journées précises;
• Préciser également l’heure du début et de fin de la journée;
• Un maximum de 7h par jour doit être prévu dans la lettre d’entente.

Page 3 de la lettre: À initialiser par tous et toutes.

Page 4 de la lettre: À signer par tous et toutes. Le ou la RDP doit être la dernière personne à signer la lettre.

Merci de suivre attentivement les instructions qui précèdent pour compléter la lettre d’entente. Merci également de vérifier qu’il n’y a pas d’information manquante et que les initiales et signatures sont apposées au document avant de nous transmettre la lettre. Tout document non conforme vous sera retourné afin que vous le complétiez.

Annexes/Ressources complémentaires
Section 4.6 et 4.7 https://www.ordrepsy.qc.ca/documents/26707/0/Manuel_eval_doctorat_2021-03-final.pdf/40af011e-b05d-4f21-0111-0f560e61f773

Pages 29-42: https://cpa.ca/docs/File/Accreditation/SCP%202023%20Normes%20dagrement_FR_Web.pdf (Normes relatives à la résidence)