Le Match Day et le 2e tour

Le MATCH DAY débute à 8 h pour tous les milieux du Consortium, c’est pourquoi nous vous demandons d’être alerte et disponible à partir de 7 h.

Les communications se font principalement par courriel bien qu’il soit aussi possible que certains milieux vous contactent par téléphone. Il est fortement suggéré de vérifier vos courriels indésirables « spam » ce jour-là.

Les responsables des milieux communiqueront avec les candidats qui ont obtenu :

1. un match parfait : Il s’agit de la concordance du premier choix de l’étudiant et du premier choix du superviseur. 
2. un match secondaire : Un deuxième choix de l’étudiant deviendrait un premier choix secondaire, si le premier choix primaire de l’étudiant a été éliminé dans le processus (c’est-à-dire que la place est comblée par un autre étudiant) créant ainsi des matchs parfaits secondaires.
3. par la suite, en respectant la liste de choix d’étudiants des superviseurs respectifs, les responsables proposeront aux étudiants concernés d’autres offres d’internat.

*À titre de rappel, si votre choix s’avérait un match parfait ou un match secondaire avec le milieu, vous êtes tenu d’accepter cette place!

Par la suite (sans doute autour de 8h15-8h30), en respectant la liste de choix d’étudiants des superviseurs respectifs, les responsables proposeront aux étudiants concernés d’autres offres d’internat. 

Vers 8h15, les étudiants seront informés de toutes les places comblées à l’intérieur du Consortium. Par conséquent, si vers 8h30 l’étudiant n’a pas reçu un courriel du milieu qui constituait son premier choix, il peut considérer que cette offre ne viendra pas ultérieurement dans la journée. Nous nous engageons à vous tenir régulièrement informés des places qui se combleront au sein du Consortium. De cette façon, vous serez à même de constater si vos choix sont disponibles et si vous pouvez encore espérer être appelés.

Les étudiants qui ne recevront aucune offre à l’intérieur du Consortium seront également informés par courriel de façon à rendre le processus d’appariement le plus fluide possible. 

CONFIRMATION ÉCRITE : Dès qu’un étudiant reçoit une offre, il dispose d’un délai d’attente maximal de 60 minutes pour prendre une décision et communiquer sa réponse formelle au milieu lui ayant fait l’offre.

L’étudiant doit impérativement dans les plus brefs délais :

1. Accuser réception pour chacune des offres qu’il recevra lors du Match Day, qu’il accepte/refuse l’offre ou qu’il souhaite prendre le temps d’y réfléchir. Cet accusé vient notamment confirmer au milieu que l’information s’est bien rendue à vous. Il va de soi, afin de réduire le nombre d’échanges courriels, que l’étudiant prêt à accepter/refuser d’emblée l’offre proposée accuse réception en confirmant par écrit sa réponse au milieu lui ayant fait l’offre. Ainsi, l’étudiant n’a pas à acheminer un accusé de réception puis une confirmation écrite courriel par la suite, cela se faisant dans le même envoi.
2. Le cas échéant, il dispose d’un délai d’attente maximal de 60 minutes pour prendre une décision et communiquer sa réponse formelle au milieu lui ayant fait une offre qu’il accepte /refuse l’offre qui lui aura été proposée, en mettant la CUP en c.c. cupadmin@psy.umontreal.ca.

Les informations suivantes devront être précisées dans votre courriel de confirmation :

• NOM, Prénom avec votre programme d’études,
• Décision : J’ai accepté/refusé un internat majeur (PSY7504 800 h) avec Nom_Superviseur, à la rotation de (Mois) (Année), en pédopsychiatrie, à la Clinique externe, au CLSC Petite Patrie, CIUSSS du Nord. Il s’agit d’une offre dans le Consortium. 

Enfin, nous vous rappelons que l’étudiant doit répondre à toute offre le jour même, même s’il est déjà placé/matché afin de ne pas retarder le processus et que l’on puisse attribuer cette place rapidement à quelqu’un d’autre. 

Cette procédure a été partagée avec les partenaires hors Consortium; bien que la plupart d’entre eux souhaitent collaborer dans l’intérêt de tous les étudiants, ils ne sont pas tenus de le faire. 

Le Match day se termine lorsque toutes les offres ont été proposées aux candidats retenus par les différents superviseurs des milieux que celles-ci soit comblées ou non.

FIN DU MATCH DAY

Les offres représenteront les places demeurées vacantes au premier tour (consortium et hors consortium) + quelques nouvelles offres.

Cette fois, toutes les offres seront présentées séparément, avec différentes dates butoirs et procédures de dépôt.

La personne étudiante est responsable de soumettre directement sa candidature à la personne responsable identifiée dans le milieu.

Il n'y a pas de second Match Day. Les milieux se chargent d'inviter les candidat(e)s en entrevue et de leur signifier si leur candidature a été retenue ou non. Il faut ensuite en avertir cupadmin@psy.umontreal.ca dans les plus brefs délais.

Les responsables des milieux ont-ils accès à ma liste de choix?
Non, en aucun temps, cette information demeure confidentielle.    

Lors de l’envoi par courriel de notre liste de choix de milieux par ordre de préférence y a-t-il un maximum de choix ou de choix par rotation à soumettre?
Non, il n'y a pas de maximum de choix ni de maximum de choix par rotation. 

Lors de l’envoi par courriel de notre liste de choix de milieux par ordre de préférence comment indiquer mon choix s’il y a plus d’un superviseur pour la même offre d’internat?
Si vous avez une préférence pour l’un des superviseurs vous devez nous l'indiquer. 
Exemple :

• Choix 1 : CHUM, Sciences neurologiques avec Annie Malenfant, Consortium
• Choix 2 : CHUM, Sciences neurologiques avec Simon Charbonneau, Consortium

Autrement, nous interpréterons que votre 1er choix serait avec n'importe lequel des deux superviseurs. Si tel est effectivement le cas, vous pouvez aussi nous le préciser ainsi :

• Choix 1: CHUM, Sciences neurologiques avec Annie Malenfant ou Simon Charbonneau, Consortium

Autre précision : 
Pour ceux qui ont fait une demande d’internat au CSCP ou tout autre milieu pour lequel l’offre inclut plusieurs superviseurs, il est fortement suggéré de préciser l’information suivante : 
«  Mon 1er choix est le CSCP, peu importe le superviseur ou j'aurais une préférence pour tel superviseur mais j'accepterais avec n'importe quel autre superviseur ou j'accepterais un internat de 1600 h dans ce milieu uniquement avec les trois superviseurs suivants (préciser ici le nom des superviseurs). » 

Lors de l’envoi par courriel de notre liste de choix de milieux par ordre de préférence dois-je inclure les milieux hors Consortium pour lesquels je n’ai pas encore eu mon entrevue?
Oui, vous devrez dans ce cas tenter d’évaluer au meilleur de votre connaissance à quelle position vous mettrez ce choix dans votre liste. Je vous suggère de lire sur internet que ce soit sur le milieu, sur le superviseur, de revoir l’offre d’internat, de parler avec des étudiants qui ont réalisé leur internat à cet endroit dans le passé, etc.

Lors de l’envoi par courriel de notre liste de choix de milieux par ordre de préférence comment bien communiquer mes préférences incluant pour les différentes rotations ?
Une personne étudiante qui cherche deux internats majeurs pourrait préciser que son 1er choix d’internat majeur pour la rotation de septembre est, par exemple, au CHU Ste-Justine peu importe les superviseures, soit : 

• Choix 1 : CHU Ste-Justine avec Louise Gagnon (Clinique neurologie) OU Chantal Mailloux (Clinique pédiatrie spécialisée), rotation de septembre, Consortium.

De la même façon, il est possible de préciser si la rotation n’a pas d’importance : 

• Choix 1 : CHU Ste-Justine avec Louise Gagnon (Clinique neurologie) OU Chantal Mailloux (Clinique pédiatrie spécialisée), peu importe la rotation. Consortium.

Il est également possible de préciser que deux milieux l’intéressent tout autant et que la rotation n’a pas d’importance : 

• Choix 1 : CHU Ste-Justine avec Louise Gagnon (Clinique neurologie) OU Chantal Mailloux (Clinique pédiatrie spécialisée), peu importe la rotation. Consortium.
• Choix 2 : Hôpital Sacré-Cœur, Programme de traumatolologie, avec Véronique Paradis et Marie-Julie Potvin OU CLSC Petite-Patrie, Clinique externe de pédopsychiatrie, avec Véronique Chassé, Consortium. La rotation sera complémentaire à celle obtenue si j’ai mon 1er choix. 

Dans le cas où je n’obtiens pas mon 1er choix, mais que ces deux milieux me font une offre, la rotation n’a pas d’importance.

Dans ce cas, si la personne étudiante obtient un match parfait au CHU Ste-Justine pour la rotation de mars, son 2e choix (rotation de septembre) devient un internat à l’hôpital Sacré-Cœur OU au CLSC Petite-Patrie. 

Par contre, tout étudiant.e ayant une préférence pour l’un des deux milieux mentionnés en 2e choix (en traumatologie OU en pédopsychiatrie) de même que pour la rotation devrait l’indiquer clairement puisque ces milieux pourraient être des matchs secondaires (i.e. acceptation obligatoire) : 

• Choix 1 : CHU Ste-Justine avec Louise Gagnon (Clinique neurologie) OU Chantal Mailloux (Clinique pédiatrie spécialisée), peu importe la rotation. Consortium.
• Choix 2 : Hôpital Sacré-Cœur, Programme de traumatolologie, avec Véronique Paradis et Marie-Julie Potvin. Rotation de septembre. Consortium. La rotation sera complémentaire à celle obtenue si j’ai mon 1er choix. Dans le cas où je n’obtiens pas mon 1er choix, mais que ce milieu me fait une offre, je préfère la rotation de septembre. J’accepterais aussi la rotation inverse.
• Choix 3 : CLSC Petite-Patrie, Clinique externe de pédopsychiatrie, avec Véronique Chassé, rotation de mars, Consortium. La rotation sera complémentaire à celle obtenue si j’ai mon premier choix. Dans le cas, où je n’obtenais pas mon premier choix, mais que ce milieu me fait une offre, je préfère la rotation de mars. J’accepterais aussi la rotation inverse.

Le jour du Match day, vais-je être informé si un milieu me choisit? 
Oui. Les superviseurs ont, eux aussi, une liste de choix de candidats retenus par ordre de préférence qu’ils nous acheminent en février et qui inclut les rotations. Voir les cas de figure ci-dessous : 

Cas de figure 1

• Choix 1 du superviseur : Marie Fondaire (sept. 2022) / étudiant UQAM (mars 2023)
• Choix 2 du superviseur : Chantal Leblanc (sept. 2022) / Catherine Vanasse (mars 2023)
• Choix 3 du superviseur : VOUS (sept. 2023) / étudiant UdeS (mars 2021)

Dans exemple, comme vous êtes le 3e choix du superviseur, le responsable de stage vous fera une offre uniquement si les deux premiers choix ont refusé la place, il est donc possible que cette information ne se rende jamais à vous.

Cas de figure 2

• Choix 1 du superviseur : Marie Fondaire (sept. 2022) / VOUS (mars 2023)
• Choix 2 du superviseur : Chantal Leblanc (sept. 2022) / Étudiant UQO (mars 2023)
• Choix 3 du superviseur : Catherine Vanasse (sept. 2022) / Étudiant UQAM (mars 2023)

En revanche, dans ce 2e exemple, il est fort probable que le milieu vous contacte pour vous proposer la place comme vous êtes le 1er choix du superviseur et ce, même si vous n’aviez pas manifesté votre intérêt pour la rotation de mars 2021.

Il est toutefois toujours préférable que vous nous mentionniez, lors de l’envoi par courriel de votre liste de choix de milieux par ordre de préférence, que vous pourriez être intéressé à d’autres offres (rotations) que celles indiquées dans votre liste en précisant lesquelles. Par exemple: 
« Mon but serait d'avoir un internat majeur en pédopsychiatrie en septembre et un internat majeur en réadaptation en mars et bien que je préfèrerais les avoir dans cet ordre (rotation), je serais également satisfaite si les rotations étaient inversées. »

Le jour du match day, si un milieu hors Consortium me contacte, puis-je accepter l’offre du milieu?
Oui, il est possible d’accepter une offre d’un milieu hors consortium avant la fin du processus de pairage de Match Day SAUF dans le cas où les 2 premiers choix sur votre liste de choix de milieux par ordre de préférence sont des milieux du Consortium, puisque vous être tenus d’accepter la place dans le cas où vous obtenez un match parfait ou un match parfait secondaire.

Cela dit, vous serez informés très tôt le jour du Match Day si vous avez obtenu un match parfait ou un match parfait secondaire, notre but étant de rendre le processus d’appariement le plus fluide possible. 

Nous vous encourageons à faire preuve d’un maximum transparence avec les superviseurs ou les responsables des équipes de stage et d’enseignement qui communiquent avec vous en expliquant clairement, si tel est le cas, que vos deux premiers choix étaient des milieux du Consortium pour lesquels vous avez obtenu un match parfait ou un match parfait secondaire. Cependant, il serait souhaitable d’éviter de justifier ainsi votre refus d’une offre hors consortium qui vous est faite si cela n’est pas le cas (p.ex., si vous préférez accepter une autre offre hors-consortium)

Voici différents cas de figures qui viennent illustrer les implications de vos choix : 

Cas de figure 3

• Choix 1 de l’étudiant : CUSM, thérapie sexuelle et de couple avec Alina Kao, Hors consortium 
• Choix 2 de l’étudiant : CHUM, Clinique de la douleur avec Natali Sanlian, Consortium

Dans ce cas de figure, vous pourriez accepter l’offre du CUSM puisque votre 1er choix est un milieu hors consortium et que la notion de match parfait s’adresse uniquement aux milieux du Consortium.

Cas de figure 4

• Choix 1 de l’étudiant : Hôpital Sacré-Cœur, Centre des adolescents, avec Nicolas Lévesque et Valérie Gagnon, Consortium
• Choix 2 de l’étudiant : CHUM, Clinique de la douleur, avec Natali Sanlian, Consortium
• Choix 3 de l’étudiant : Hôpital Rivières-des-Prairies, SIAP, avec Marie-Pier Ruel, Consortium
• Choix 4 de l’étudiant : CUSM, thérapie sexuelle et de couple, avec Alina Kao, Hors consortium
• Choix 5 de l’étudiant : Institut Douglas, troubles de l’humeur, avec Annie Malenfant et Joaquin Poundja, Hors consortium

Dans ce cas de figure, comme vos deux 1er choix sont des milieux à l’intérieur du Consortium, vous êtes tenus d’accepter l’une ou l’autre de ces places puisqu’il s’agit d’un match parfait ou d’un match secondaire avec le milieu. 
Plus concrètement, si vous receviez un appel du CUSM dans la matinée le jour du Match Day, vous ne pourriez pas l’accepter sur le champ, puisque celle-ci est votre 4e choix et que vos deux 1er choix sont des milieux du Consortium, soumis au processus de match (parfait et secondaire). Vous pourrez l’accepter à partir du moment vous aurez la confirmation que ces deux places ont été comblées. Les places comblées vous seront régulièrement transmises par courriel et cette information sera mise à jour le plus rapidement et régulièrement possible. 

Cas de figure 5

• Choix 1 de l’étudiant : Institut Douglas, troubles de l’humeur, avec Annie Malenfant et Joaquin Poundja, Hors consortium
• Choix 2 de l’étudiant : CUSM, thérapie sexuelle et de couple, avec Alina Kao, Hors consortium
• Choix 3 de l’étudiant : Hôpital Sacré-Cœur, Centre des adolescents avec Nicolas Lévesque et Valérie Gagnon, Consortium
• Choix 4 de l’étudiant : CHUM, Clinique de la douleur, avec Natali Sanlian, Consortium
• Choix 5 de l’étudiant : Hôpital Rivières-des-Prairies, SIAP, avec Marie-Pier Ruel, Consortium

Enfin, dans ce cas de figure, si vous receviez un appel du CUSM (4e choix) tôt en matinée le jour du Match Day, nous vous suggérons de nous contacter afin de valider si vous avez des chances de recevoir un appel de l’Hôpital Sacré-Cœur si vous aviez un fort intérêt pour ce milieu placé en troisième position. Ainsi, advenant que vous êtes par exemple le 7e choix du superviseur de l’Hôpital Sacré-Coeur, nous pourrons, évidemment sans vous donner cette information précise sur votre rang, vous indiquer qu’il est peu probable que vous receviez une offre de la part de ce milieu.
Vous pouvez également accepter d’emblée la place offerte au CUSM (4e choix), comme la notion de match parfait et de match parfait secondaire ne s’applique pas à votre troisième choix même s’il s’agit d’un milieu du Consortium.