FAQ REDCap

Pour obtenir ce service, vous devez être professeur, chercheur, clinicien, employé ou chargé de cours à l'Université de Montréal.

Pour accéder à l'application REDCap de l'Université de Montréal, il faut s'authentifier à l'adresse suivante : https://redcap.umontreal.ca/.

Tout utilisateur détenant une adresse de courriel @umontreal.ca peut se connecter à l’application. Toutefois, l'accès à la création de projets nécessite une autorisation spécifique. Se référer à la question "Comment obtenir le droit de créer des projets?" de la présente FAQ.

Pour créer un projet dans REDCap, vous devez :

posséder une adresse de courriel @umontreal.ca;
être professeur, chercheur, clinicien, employé ou chargé de cours à l'Université de Montréal;
soumettre une demande par le biais du formulaire Demander un service TI.

Une fois votre demande approuvée, vous obtiendrez les permissions nécessaires pour créer, modifier et copier vos propres projets.

Les étudiantes, étudiants et personnes invitées ne peuvent pas créer de projets. Un professeur ou un chercheur doit créer le projet et accorder les accès requis aux membres de l'équipe.

Pour créer un nouveau projet, une fois connecté à REDCap, cliquez sur le bouton « + Nouveau projet » dans la barre de menu située en haut de l’écran.

Avant de commencer à éditer votre projet, prendre connaissance des informations ci-dessous :

Planification

Avant de créer un projet :

- définissez les objectifs de l’étude;
- déterminez les données à recueillir;
- établissez le type d’étude (transversale ou longitudinale);
- consultez un statisticien, au besoin.

Approbation éthique

Tout projet impliquant des participants humains ou des renseignements personnels sur la santé doit obtenir les autorisations éthiques requises.

L’utilisation de REDCap doit être approuvée dans le cadre du projet concerné.

Collecte des données

Concevez soigneusement les formulaires qui serviront à la collecte des données avant le début du projet.

Tests

Avant de passer en mode Production :

- validez les formulaires;
- vérifiez les règles de validation;
- effectuez des tests complets.

Lorsque possible, confiez la configuration du projet et les tests à deux personnes différentes.

Mise en production

Une fois le projet placé en mode Production, les modifications structurantes deviennent plus complexes et potentiellement risquées.

Des tests approfondis doivent donc être réalisés auparavant.

Suppression du projet

Lorsqu’un projet est terminé, il est fortement recommandé de :

- exporter le dictionnaire de données;
- exporter les données du projet;
- exporter le fichier du projet;
- sauvegarder ces fichiers dans un environnement sécurisé;
- supprimer le projet de REDCap.

La personne qui crée un projet en devient l’administratrice et peut accorder l'accès à d'autres utilisateurs.

Avant de pouvoir être ajouté à un projet, chaque collaborateur doit s'être connecté au moins une fois à REDCap à l'adresse suivante : https://redcap.umontreal.ca/ afin que son profil soit créé.

Pour gérer les accès des utilisateurs, la personne administratrice du projet doit sélectionner « Droits des utilisateurs » dans le sous-menu « Applications ».

Au besoin, la personne administratrice du projet peut créer des rôles pour regrouper les utilisateurs, ce qui facilite l’attribution et la gestion des accès.

Vidéo de la NYU Health Sciences (anglais) : https://youtu.be/Qfi298lN9NE?si=sOAHEUdDoDvnbJz4

Pour procéder à l’installation d’un module externe, veuillez soumettre le formulaire Demander un service TI en précisant le nom du module et, de préférence, son URL tirée de la liste ci-dessous.

Seuls les modules répertoriés dans le répertoire suivant peuvent être installés dans le REDCap de l’Université de Montréal : https://redcap.vumc.org/consortium/modules/index.php

Si le projet implique des utilisateurs d’autres institutions ne disposant pas d’une adresse @umontreal.ca, le chercheur doit s'adresser au responsable administratif de son unité afin de demander la création de comptes invités pour ces utilisateurs.

Les fonctionnalités d'analyse se trouvent dans l'option « Rapports et exportations », du sous-menu « Applications ».

Génération des rapports à partir des données

REDCap permet de créer des rapports personnalisés à partir des données recueillies et d'appliquer des filtres pour faciliter leur consultation.

Vidéo de la NYU Health Sciences (anglais) : https://youtu.be/yLZgOSt4t3A

Visualisation des données

REDCap offre des outils simples permettant de présenter les données sous forme de tableaux et de graphiques.

Vidéo de la NYU Health Sciences (anglais) : https://youtu.be/JLOnaxPfcBY

Exportation des données

REDCap est principalement un outil de collecte et de gestion des données. Pour les analyses statistiques avancées, il est recommandé d'utiliser un logiciel spécialisé tel que R; SPSS, PSPP, EXCEL, LibreOffice Calc, SAS, Stata.

Les données peuvent être exportées dans des formats compatibles avec ces logiciels.

Vidéo de la NYU Health Sciences (anglais) : https://youtu.be/dwzQjHwievE

Sauvegarder l'intégralité du projet (métadonnées + données + journalisation)

Exportation des métadonnées

Dans la page d'accueil du projet, cliquez sur « Autres fonctionnalités » :

Dans la page « Autres fonctionnalités », faites défiler la page jusqu'à la section « Copier ou sauvegarder le projet » :

Les rôles et droits d’accès peuvent également être exportés si l’option appropriée est sélectionnée lors de l’exportation.

REMARQUE : Plusieurs options s’offrent à vous pour exporter votre projet. Nous vous recommandons de sélectionner « Exporter uniquement les métadonnées (XML) », pour faire la migration en deux étapes et ne pas surcharger le serveur.

Exportation des données

Ensuite, toutes les données du projet doivent être exportées.

Dans la page d'accueil du projet, dans le menu « Applications» , choisissez « Rapports et exportations ».

Sélectionnez le premier rapport qui indique « Toutes les données » et cliquez sur « Exporter » :

Choisissez le format « CVS/Excel (codées) » et cliquez sur « Exporter »

Exportation de la journalisation

Les données de journalisation ne sont pas entièrement incluses dans l’exportation XML du projet. Si vous souhaitez les conserver après la migration, vous devez les exporter séparément au format CSV.

Dans le menu de gauche, sous la section « Applications », sélectionnez « Journalisation ».

Configurez ensuite les options suivantes :

Filtrer par événement : « Tout type d’événement (sauf pages vues) ».
Filtrer par nom d’utilisateur : « Tous les utilisateurs ».
Filtrer par enregistrement : « Tous les enregistrements ».
Limite : « Aucune limite ».
Journalisation : « Toutes les journalisations ».

Conservez le fichier de journalisation exporté dans un emplacement sécurisé afin d'en assurer la disponibilité pour toute consultation ultérieure requise dans le cadre d'un audit. Ce fichier ne peut pas être importé dans une autre instance de REDCap.

Conservez également les fichiers XML et CSV exportés dans un emplacement sécurisé afin de pouvoir les réutiliser ultérieurement, notamment pour la restauration ou la migration du projet dans REDCap.

Les données des projets doivent être supprimées de REDCap une fois l'analyse terminée ou suivant la publication des résultats. Toutefois, les projets dans le domaine de la santé doivent être conservés pendant une période de sept ans.

Avant de supprimer un projet, il est recommandé de :

télécharger le fichier des métadonnées, des données et de journalisation comme expliqué dans la section "Comment sauvegarder un projet?";
entreposer ces fichiers dans un environnement sécurisé;
supprimer le projet de REDCap.

Au besoin, le projet pourra être recréé ultérieurement à partir des fichiers sauvegardés (métadonnées et données).

Il faut exporter les métadonnées et les données de l'instance REDCap d'origine, comme expliqué dans la section "Comment sauvegarder un projet?".

Ensuite, connectez-vous à l'instance REDCap destinataire.

Importation des métadonnées

Dans la barre supérieure, cliquez sur « Nouveau projet ».

Sur la page « Nouveau projet », sélectionnez « Importer un fichier XML de projet REDCap ». Sélectionnez « Importer un fichier XML de projet REDCap » puis choisissez le premier fichier XML précédemment téléchargé de l'instance REDCap d'origine:

REMARQUE

Vous devrez saisir de nouveau :

Le titre du projet,
Le but du projet,
La ou les zones de recherche pertinentes.

Sélectionnez ensuite le fichier XML, puis cliquez sur « Créer un projet ».

La page d’accueil du projet s’affiche avec l’indication que le projet a été créé avec succès :

Statut du projet après l'importation

Tous les projets importés dans REDCap auront le statut « En développement », même s’ils étaient en mode « Production » dans l’instance d’origine.

Si votre projet est actuellement en mode « Production » dans REDCap-FMD, vous devez le remettre en statut « Production» avant de procéder à la migration des données vers REDCap-TI. Cette opération peut être effectuée au bas de l’onglet « Configuration » :

Importation des données

Pour importer les données, il faut aller cliquer sur « Outil d’importation des données » dans la section « Applications » :

Sélectionnez l’onglet « Importation CVS », le format d’exportation que nous avons choisi précédemment lors de l'exportation des données. Laissez les options par défaut, cliquez sur « Parcourir » pour choisir le fichier de données exporté :