BAL d’équipe
- À la fin du stage, chaque équipe doit s'assurer de vider sa BAL des messages reçus et envoyés, en s’assurant de verser au dossier client tout échange de courriel pertinent à conserver. Les BAL seront désactivées dans la semaine du 1er mai et un message de renvoi automatique vers la boîte courriel du secrétariat sera activé au même moment.
DocUM
- À l’exception des fichiers vidéos, votre DocUM devra avoir été « vidé » à la fin de votre stage. Tout document pertinent s’y trouvant doit être imprimé et versé aux dossiers physiques des clients.
- Il sera également très important de faire un suivi (par courriel au secrétariat : clinique-universitaire@psy.umontreal.ca) de l’ensemble des fiches clients se trouvant toujours dans vos DocUM. Cela sera très important pour s’assurer qu’aucun client ne « tombe entre deux chaises ».
Fichiers vidéos
- À noter que les vidéos ne doivent PAS être supprimés du DocUM. Tous les fichiers vidéos de tous les stages sont archivés par la CUP pour un an minimum, et 5 ans à des fins d'enseignement si le client l’a autorisé et si la personne superviseure le juge pertinent. L’ensemble des fichiers vidéos sont récupérés à la fin du trimestre de façon à les archiver sur les serveurs pour la durée appropriée. Cette récupération se fait dans la semaine du 1er mai.
- Les fichiers vidéos doivent être identifiés au dossier client avec un titre différent pour chacun des fichiers. Il faut que les fichiers comportent le numéro de dossier du client (essentiel) + une façon de distinguer les différentes rencontres d’un même client les unes des autres (soit la date de la rencontre, ex : 6575_21-12-21; 6575_14-04-22, etc.) ou encore, le numéro de la rencontre (6575_R1, 6575_R2, etc.). Chaque stagiaire est responsable de s’assurer que ses fichiers vidéos soient identifiés correctement.
- Consultez la procédure concernant la conservation des vidéos pour une durée de cinq ans à des fins d'enseignement ainsi que le formulaire à remplir et signer pour la conservation des vidéos.
Requête interne
N’oubliez pas la directive à l’effet que les clients ne peuvent consulter à la CUP pendant plus de 3 ans. Cela veut donc dire que tout client, suivi cette année pour une 3e année consécutive, ne pourra être recommandé pour le même service l’an prochain. Il est cependant possible de recommander un tel client vers un autre service si requis (ex : évaluation neuropsychologique).
Veillez noter qu’il est possible de faire une requête interne pour un service dont la liste d’attente est fermée au grand public. Une fois que les clients ont obtenu un service à la CUP, ils peuvent être référés en interne pour tous les services, y compris pour ceux dont la liste d’attente est fermée au grand public.
