Gestion des licences

• L'unité doit présenter son plan d’affaires à la direction de la faculté pour obtenir, lors des audiences budgétaires, les fonds nécessaires à l’acquisition des licences Examsoft (une licence par étudiant, par année, nombre illimité d’évaluations).
• Les contrats de licences sont gérés par le CST | VD-Ex.
• Le contrat de base a été prévu pour permettre l'ajout de nouveaux groupes d'exploitants sans devoir passer par un processus d'appels.
• La date anniversaire des licences est le 1er août de chaque année.
• Les licences sont sur la base du nombre d'étudiants par année (aucune limite sur le nombre d'examens, d'enseignants ou de questions).

Conditions d'utilisation

Chaque unité doit :

• Imposer l'acquisition des postes informatiques aux étudiants des cohortes concernées
• Identifier et responsabiliser un répondant départemental unique (pilote) pour toutes questions concernant l'exploitation de l'instance ExamSoft et les licences attribuées à l'unité. Il est aussi nécessaire d'identifier une personne supplémentaire pouvant agir de suppléante advenant que le pilote ne puisse remplir ses responsabilités.
• Procéder à la réservation des salles permettant la tenue des examens assistés par ordinateur (salle électrifiée).
• Constituer et gérer son dictionnaire de catégorie en fonction de ses objectifs de cours, de programmes et/ou d’agrément.
• Gérer les processus de conception et de validation des questions et doit par le fait même gérer l'ensemble du patrimoine déposé dans la banque départementale de question. Une personne responsable de la banque de question doit être identifiée (ainsi qu'un suppléant)
• Produire et gérer son calendrier d'évaluation et s'harmoniser avec le Bureau d'évaluation (SEV) de la faculté.
• Gérer et assumer les frais de surveillance des examens
• Gérer et assumer les frais découlant des différents processus de révision/correction des examens
• Gérer et assumer les frais pouvant découler des efforts de soutien technique qu'elle pourrait vouloir offrir aux étudiants.
• Tenir, au moins un mois avant la tenue du premier examen, un "Examen de simulation" (ou faux-examen de pratique) obligatoire pour tous les étudiants.

Examen de simulation

L’examen de simulation permet de :

• s’assurer que les ordinateurs portables des étudiants respectent bien les requis minimums et sont effectivement compatibles avec Examplify.
• initier les étudiants à Examplify dans un contexte autre que lors d’un véritable examen (gestion de la curiosité et de l'inquiétude).
• conscientiser les étudiants de l'importance de maitriser la procédure de désactivation de l'antivirus installé sur leur poste personnel.

Plan d'intervention lors des examens

Le plan d'intervention prévoit les actions à prendre et les ressources à prévoir pour permettre de soutenir un étudiant pouvant éprouver un problème au moment de l'examen.
L'expérience de nos partenaires ainsi que des membres du projet pilote nous incite à recommander la démarche suivante :

1. Demander à l’étudiant de redémarrer son ordinateur et redémarrer le test
2. Prêter un ordinateur à l’étudiant.  Le surveillant devra alors entrer lui-même le mot de passe qui permettra à l’étudiant le deuxième téléchargement de l’examen
3. Passer à la copie papier