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Légende

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  • La mise en forme a été modifiée.

...

Volet
bgColor#EDEDED
titleColorwhite
titleBGColor#489CDF
titleSharePoint / Groupe Teams

 

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titleJ'ai reçu un courriel indiquant que la limite de stockage de mon site SharePoint est sur le point d'être atteinte. Quelles sont les conséquences si j'atteins la limite?

Lorsque la limite est atteinte, vous ne pourrez plus téléverser et synchroniser de nouveaux documents ni modifier les documents existants. Vous pourrez cependant consulter ceux-ci et les télécharger vers un autre support.

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titleComment consulter mon espace de stockage?
Info

Seuls les propriétaires d’une équipe Teams peuvent visualiser l’espace utilisé et disponible.

Pour consulter l’espace d’un site SharePoint, suivez les étapes suivantes :

1. Sélectionner un canal d’une équipe Teams et cliquer sur Fichiers.


2. Cliquer sur Autres options > Ouvrir dans SharePoint.

3. Cliquer sur Paramètres > Informations sur le site.

4. Cliquer sur Afficher tous les paramètres du site.


5. Cliquer sur Métrique de stockage.

 

6. En haut à droite, vous pourrez voir l’espace utilisé et disponible.

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titleComment libérer de l’espace?
Info

Seuls les propriétaires d’une équipe Teams peuvent supprimer des fichiers sur un site SharePoint.


Pour libérer de l’espace, suivez les étapes suivantes:

1. Sélectionner un canal d’une équipe Teams et cliquer sur Fichiers.


2. Cliquer sur Autres options > Ouvrir dans SharePoint.


3. Sélectionner les documents les plus volumineux et cliquer sur Supprimer.


4. Cliquer sur Supprimer à nouveau.


5. Cliquer sur Corbeille, sélectionner les fichiers et cliquer sur Supprimer.


6. Cliquer sur Supprimer à nouveau.


Info
titleIMPORTANT

Il est essentiel de supprimer les fichiers de la Corbeille afin de libérer l’espace de stockage.

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titleQuelles sont les bonnes pratiques et les règles de gestion des documents pour les membres du personnel?
Info

UTILISATION DE L’INFONUAGIQUE À L’UdeM

  • Aucune information hautement confidentielle en infonuagique
    (renseignements personnels sensibles, santé, situation financière, situation d’enquête, information hautement stratégique, etc.)
  • Aucune information confidentielle hors Canada
    (renseignements personnels non sensibles et information stratégique)

Pour plus d'informations, consultez le document Directive sur l’utilisation de l’infonuagique.

Nous vous invitons aussi à consulter les lignes directrices en matière de protection des renseignements personnels ainsi que ce document qui contient des exemples de renseignements et leur niveau de confidentialité.

 POUR LES ACTIVITÉS EN COURS

Documents institutionnels non partagés:

  • Stockez la bonne information au bon endroit. Si ce n’est pas déjà fait, assurez-vous de transférer tout document nécessaire à la continuité des opérations de votre unité dans DocUM, qu’il s’agisse d’une version préliminaire ou finale.

Documents institutionnels partagés par vous:

  • Consultez le SharePoint, sélectionnez dans le menu de gauche « Partagés avec nous », sélectionnez un fichier et cliquez sur « Gérer l'accès » pour consulter les documents partagés stockés sur le SharePoint et y consulter les accès.
  • Conservez dans SharePoint les documents en cours de collaboration. Éliminez les anciennes versions.

POUR LES ACTIVITÉS TERMINÉES

  • Procédez au tri des documents à l’aide des recommandations dans le Guide pour faire le tri des documents (Voir à la page 4 pour savoir quoi éliminer).
  • Transférez les documents à conserver dans les espaces de stockage DocUM appropriés existants. Consultez, au besoin, votre gestionnaire pour identifier ou créer cet espace s'il est inexistant, celui-ci contactera la DAGI si nécessaire.
  • Videz votre corbeille.
  • Supprimez les équipes Teams sans activité depuis environ 6 mois.
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titleQuelles sont les bonnes pratiques de gestion des documents pour la communauté étudiante?
  • Les espaces de stockage SharePoint et Teams doivent être utilisés uniquement pour les documents liés à vos activités étudiantes et de recherche. Pour les données de recherche, assurez-vous de ne stocker aucun renseignement personnel sensible, conformément à la Directive sur l’utilisation de l’infonuagique. 
  • Assurez-vous d’éliminer tout document personnel non relié à vos activités étudiantes ou de recherche et enregistrez-les plutôt dans une autre solution (exemples : OneDrive personnel, Dropbox ou Google Drive).
  • Éliminez les fichiers volumineux, les doublons et les documents les plus anciens.
  • Videz la corbeille. (voir la question: Comment libérer de l'espace?)
  • Supprimez les équipes Teams d'un trimestre terminé.


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