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Reconnaissance officielle d’un regroupement étudiant
Tous les regroupements étudiants qui souhaitent être actifs sur le campus doivent obtenir la reconnaissance officielle (et ultérieurement, son renouvellement annuel) de l'Université de Montréal en vertu de la Politique sur les regroupements étudiants (20.13).
Cette reconnaissance est décernée par les Services à la vie étudiante.
Comment fonder son propre regroupement étudiant en 4 étapes?
Étape 1:
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Faire des vérifications
S'assurer que son initiative est nouvelle et est conforme à la politique de l'Université
- Consultez la liste des regroupements déjà reconnus par l'UdeM pour vous assurer que le groupe que vous voulez créer n'existe pas encore sur le campus ou que le nouveau regroupement étudiant n'entre pas en concurrence avec les orientations ou les activités d'un groupe déjà existant.
- Prenez connaissance de la Politique sur les regroupements étudiants 20.13.
Définissez la mission, l’orientation et les objectifs du regroupement.
Étape 2: Mettre en forme son idée
- Rassemblez un noyau d’étudiantes et étudiants fondatrices et fondateurs.
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- Définissez la mission, l’orientation et les objectifs du regroupement.
- Réddiger une charte constitutive avec vos règlements généraux (modèle Word | PDF)
Étape 3: Planification d’une rencontre importante
- Que le groupe ait déjà été reconnu par le passé (avec une ou plusieurs années d'interruption) ou qu’il soit tout nouveau,
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- Vous devez remplir ce formulaire la personne-ressource au soutien aux regroupements étudiants
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- vous contactera par la suite pour une rencontre.
- Cette rencontre d’environ 30 minutes vous aidera à bien comprendre la marche à suivre et à éviter des démarches inutiles.
Étape
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4: acheminement des documents de reconnaissance
Tous ces documents doivent être joints à l'enregistrement t en ligne (à mettre à jour) du regroupement et des membres du conseil exécutif :
- le formulaire d'entente signé par la présidente ou le président qui confirme que la Politique sur les regroupements étudiants 20.13, a été lue par l’ensemble des membres du regroupement et signée par la présidente ou le président( modèle PDF)
- la charte constitutive avec vos règlements généraux adoptée en assemblée constitutive (modèle Word | PDF)
- le procès-verbal de l'assemblée constitutive (modèle Word | PDF)
- la liste des membres actives et actifs (prénom, nom et matricule) dont la majorité doit être composée d’étudiantes et étudiants de l’UdeM
- la planification des activités pour l'année en cours (modèle Word | PDF)
- le logo et tout autre document pertinent
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- les objectifs ou les activités du regroupement étudiant sont en conflit avec les règlements, les politiques, les normes, les missions ou les valeurs de l’Université ou la Charte des droits et libertés de la personne;
- les objectifs ou les activités du regroupement étudiant sont exercés par un regroupement étudiant déjà reconnu par l’Université lors de l’année scolaire en cours;
- le regroupement étudiant ne respecte pas la Politique sur les regroupements étudiants 20.13.
Comment bénéficier officiellement du soutien aux regroupements étudiants?
Tous les regroupements ayant préalablement été officiellement reconnus comme un regroupement étudiant peuvent faire la demande en suivant ces 4 étapes.
Étape 1: les démarches préliminaires
Prendre connaissance du Protocole d’entente et de la liste des groupes déjà membres (Hyperlien vers la sous-page Groupes d'intérêt du campus | Implication bénévole | Expérience étudiante).
Étape 2: planification d’une rencontre importante
Que le groupe ait déjà été reconnu par le passé (avec une ou plusieurs années d'interruption) ou qu’il soit tout nouveau, il est fortement conseillé de prendre rendez-vous avec la personne-ressource du soutien aux regroupements étudiants.
Cette rencontre d’environ 30 minutes vous aidera à bien comprendre la marche à suivre et à éviter des démarches inutiles.
Étape 3: acheminement des documents de reconnaissance
- Prendre connaissance du Protocole d’entente lu par les membres du comité exécutif.
- Prendre connaissance du Programme de subvention lu par les membres du comité exécutif.
- Remplir le formulaire de demande d'admission.
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Les membres du comité exécutif recevront un courriel de reconnaissance officielle de la part de la personne-ressource du soutien aux regroupements étudiants.
Notez que la réponse à votre demande pourra être reçue dans un délai qui peut varier entre une à deux semaines.
Non-reconnaissance ou retrait de la reconnaissance d’un regroupement étudiant
La Direction des Services à la vie étudiante peut refuser d’octroyer la reconnaissance à un regroupement étudiant ou retirer une telle reconnaissance si :
- les objectifs ou les activités du regroupement étudiant sont en conflit avec les règlements, les politiques, les normes, les missions ou les valeurs de l’Université ou la Charte des droits et libertés de la personne;
- les objectifs ou les activités du regroupement étudiant sont exercés par un regroupement étudiant déjà reconnu par l’Université lors de l’année scolaire en cours;
- le regroupement étudiant ne respecte pas la Politique sur les regroupements étudiants 20.13.
Reconnaissance officielle d’un regroupement étudiant
Tous les regroupements étudiants qui souhaitent être actifs sur le campus doivent obtenir la reconnaissance officielle (et ultérieurement, son renouvellement annuel) de l'Université de Montréal en vertu de la Politique sur les regroupements étudiants (20.13).
Cette reconnaissance est décernée par les Services à la vie étudiante.
Comment renouveler la reconnaissance de votre regroupement étudiant?
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Il ne faut pas oublier aussi de:
- au besoin, faire les amendements nécessaires à votre charte constitutive avec vos règlements généraux;
- rédiger le procès-verbal de l'AG annuelle (modèle Word | PDF) relatant les discussions entourant l'élection du nouvel exécutif et des amendements de la charte s'il y a lieu;
- rédiger le bilan des activités tenues l’année précédente (sauf pour les groupes membres du soutien aux regroupements étudiants qui doivent le remettre avant le 30 mai);
- rédiger la planification préliminaire des activités/objectifs de l'année en cours (modèle Word | PDF);
- mettre à jour de la liste des membres actives et actifs (prénom, nom et matricule) dont la majorité doit être composée d’étudiantes et étudiants de l’UdeM;
- joindre tous les documents à l'enregistrement en ligne (page du login à modifier) du regroupement et du conseil exécutif.
Étape 2: pour tous les regroupements étudiants, acheminer les documents de reconnaissance
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et
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enregistrer en ligne
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les nouveaux membres du comité exécutif
Les documents de reconnaissance sont:
- le procès-verbal de l'AG annuelle
- la liste des membres en date de l'AG annuelle
- le bilan de l'année précédente
- la planification des activités pour l'année en cours et tout changement dans les documents constitutifs/généraux s'il y a lieu, et tout document constitutif/général avec amendement(s), si nécessaire
Étapes supplémentaires à compléter pour les groupes membres du soutien aux regroupements étudiants
En plus des documents demandés à l’étape 1, commun à tous les regroupements étudiants (sauf le bilan, qui doit être remis avant le 30 mai), les regroupements désirant être membres du soutien aux regroupements étudiants doivent compléter les étapes suivantes:
- Prendre connaissance du Protocole d’entente lu par les membres du comité exécutif;
- Prendre connaissance du Programme de subvention lu par les membres du comité exécutif;
- Remplir le formulaire de demande d'admission (fiche web) en ligne;
- Remettre le bilan annuel (avant le 30 mai).
Étape 3: attendre la confirmation de la reconnaissance
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