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Structure administrative

L'EBSI est dirigée par le directeur qui est nommé pour quatre ans. L'assemblée départementale se réunit normalement une fois tous les deux mois de septembre à mai. Les membres (votants) sont les professeurs réguliers, les représentants étudiants et le représentant des chargés de cours.

La structure de l'ensemble des comités (incluant ceux qui n'ont pas de représentants étudiants ou représentant des chargés de cours) et la description de leur mandat se trouve ci-dessous.

Composition des comités

Légende :
^* Comités statutaires
^** Un (seul) étudiant des cycles supérieurs siège si le comité traite des dossiers d’étudiants ou de stagiaires postdoctoraux.

Mandats des comités de l'EBSI

Au début de chaque année académique, la direction de l'EBSI établit la composition des divers comités.

Comité des études (COET) (Comité statutaire)

Le Comité des études donne son avis à l'Assemblée départementale sur tout projet d'élaboration, de modification de programme d'études, de cours et autres activités pédagogiques et de modification du règlement pédagogique. À l'EBSI, le COMET reçoit l'avis de quatre sous-comités : le Comité de la maîtrise en sciences de l'information, le Comité du certificat en archivistique, le Comité du certificat en gestion de l'information numérique, et le Comité des études doctorales, qu'il autorise à donner directement leur avis à l'Assemblée départementale relativement au programme qui les concerne. Le COMET est un comité statutaire de la FAS et sa composition est régie par le règlement de la FAS.

Comité des études supérieures (COETSUP) (Comité statutaire de la FESP)

Ce comité, prévu au règlement pédagogique de la FESP, doit examiner, à la fin de chaque trimestre ou de chaque année, le dossier de tous les étudiants inscrits à un programme d'études supérieures et avise par écrit les étudiants qu'il considère à risque d'échec. Le rôle du Comité des études supérieures en est surtout un d'arbitrage en cas de litige de nature pédagogique. Deux sous-comités (bourses et admission) y sont rattachés.

Comité des admissions (COMAD)

Sous-comité du Comité des études supérieures, le Comité des admissions étudie toutes les demandes d'admission (régulières et en programmes d'échanges) au programme de maîtrise en sciences de l'information et recommande ou non l'admission des candidats. Il voit à l'élaboration et à la mise à jour de tous les documents et outils requis pour l'admission et la sélection des candidats. Les membres du COMAD sont en principe choisis parmi les membres du COMETSUP.

Comité des bourses (COBO)

Sous-comité du Comité des études supérieures, le Comité des bourses a pour mandat l'octroi des diverses bourses d'études disponibles aux étudiants de l'École. Il fait la promotion des concours, voit à l'application des règles propre à chaque concours, reçoit et analyse les dossiers des candidats, sélectionne les récipiendaires et organise une séance annuelle de remise des bourses. Les membres du COBO sont en principe choisis parmi les membres du COMETSUP.

Comité du premier cycle (COPREC)

Le rôle du Comité du premier cycle en est surtout un de coordination entre les deux comités des certificats. Le comité doit examiner, à la fin de chaque trimestre ou de chaque année, le dossier de tous les étudiants inscrits aux certificats et avise par écrit les étudiants qu'il considère à risque d'échec.

Comité de la maîtrise en sciences de l'information (COMSI)

Sous-comité du COMET présidé par le directeur de l'EBSI, le Comité de la maîtrise donne son avis sur l'élaboration, les modifications du programme, des cours et des activités pédagogiques de maîtrise et sur les modifications du Règlement pédagogique du programme. Il approuve l'enregistrement des sujets de recherche des étudiants inscrits à l'orientation recherche. Il participe également à la gestion et à l'animation du programme et participe à la promotion du programme de concert avec le Comité des relations publiques. Il produit un rapport bilan à la fin de chaque année académique qu'il présente à l'Assemblée départementale.

Comité du certificat en archivistique (COCA)

Sous-comité du COMET présidé par le responsable du programme du certificat en archivistique, le Comité du certificat en archivistique donne son avis sur l'élaboration, les modifications du programme, des cours et des activités pédagogiques du certificat. Il anime et coordonne les activités du certificat et participe à la promotion du programme de concert avec le Comité des relations publiques. Il produit un rapport bilan à la fin de chaque année académique qu'il présente à l'Assemblée départementale.

Comité du certificat en gestion de l'information numérique (COGIN)

Sous-comité du COMET et présidé par le responsable du programme du certificat en gestion de l'information numérique, le Comité du certificat en gestion de l'information numérique donne son avis sur l'élaboration, l'évaluation et les modifications du programme, des cours et des activités pédagogiques du certificat. Il anime et coordonne les activités du certificat et participe à la promotion du programme de concert avec le Comité des relations publiques. Il produit un rapport bilan à la fin de chaque année académique qu'il présente à l'Assemblée départementale.

Comité des études doctorales (COMED)

Sous-comité du COMET présidé par le coordonnateur des études doctorales, le Comité des études doctorales donne son avis sur l'élaboration, les modifications du programme, des cours et des activités pédagogiques de doctorat et sur les modifications du Règlement pédagogique du programme. Il approuve la formation des comités de recherche et l'enregistrement des sujets de recherche de doctorants. Il voit à la composition des jurys de l'examen général de synthèse. Il participe également à la gestion et à l'animation du programme, sélectionne les candidats et participe au recrutement des candidats et à la promotion du programme de concert avec le Comité des relations publiques. Il produit un rapport bilan à la fin de chaque année académique qu'il présente à l'Assemblée départementale.

Comité d'informatique documentaire (COMID)

Le Comité d'informatique documentaire voit à établir et à tenir à jour un plan de développement de l'informatique et des technologies de l'information à l'École. Il dresse chaque année l'état des besoins en équipements, logiciels et ressources web pour l'enseignement et la recherche à l'École. Il fait rapport à l'Assemblée de département sur toute question relative à l'informatique documentaire et aux technologies de l'information.

Comité de la recherche (CORECH)

Le Comité de la recherche voit à stimuler et animer la recherche à l'École, à recueillir et à diffuser aux professeurs toute l'information pertinente sur la recherche. Il participe à la promotion de la recherche à l'EBSI de concert avec le Comité des relations publiques. Le comité des conférences midi est un sous-comité du comité de la recherche.

Comité des conférences-midi (COCOMI)

Sous-comité du Comité de la recherche, le Comité des conférences-midi voit à la programmation et à l'organisation des conférences-midi de l'École. Il est également responsable de la promotion et de l'évaluation des conférences-midi. Le COCOMI est un comité conjoint de l'École et de l'AEEEBSI. Les membres du COCOMI sont en principe choisis parmi les membres du CORECH.

Comité local de soutien à l'enseignement (CLoSE)

Le Comité local de soutien à l'enseignement s'assure d'établir et de faire respecter les règles d'attribution des ressources budgétaires pour l'embauche des auxiliaires d'enseignement pour les divers programmes de l'École.

Comité d'accueil des chargés de cours (CACH)

Le mandat du CACH est de mettre en place la structure d'accueil des chargés de cours incluant la mise à jour de la documentation (guide du personnel), la gestion des communications (courriels d'information générale sur les ressources, etc.) et la tenue de séances d'accueil (individuelle ou en groupe).

Comité de l'évaluation continue (CECO)

Le mandat de cette instance consiste à gérer le processus d'évaluation continue des programmes de l'EBSI. Ce comité assure notamment le suivi quant à la mise à jour du tableau de bord de gestion des programmes ainsi qu'à préparer, pour la réunion bilan annuel, une synthèse des principaux points saillants à soumettre à la discussion.

Comité local d'intégration pédagogique (CLIP)

« [L]e mandat des Comités locaux d'intégration pédagogiques est de :

• Préparer et adopter un plan annuel de fonctionnement pour leur unité et un plan de priorités pédagogiques, s'il y a lieu.
• Favoriser la réalisation de projets pédagogiques dans leur unité.
• Évaluer les projets qui lui sont soumis, en lien avec les objectifs départementaux, facultaires et institutionnels.
• Acheminer au comité universitaire d'intégration pédagogique tous les projets reçus accompagnés de recommandations, favorables ou non.
• Acheminer, pour information, à l'Assemblée départementale ou à l'Assemblée de Faculté, les projets qu'il recommande.
• Déposer, au début de l'année universitaire, la planification de ses activités à l'instance académique désignée par le (la) responsable de l'unité.
• Présenter un bilan annuel à l'unité académique indiquant les réalisations et l'état d'avancement des projets en cours.
• Déposer le bilan annuel de ses activités au Comité universitaire d'intégration pédagogique.
• Au besoin, faire des rencontres avec les associations étudiantes pour les informer des projets adoptés dans leur unité académique.
• Travailler en collaboration avec le Comité des études de l'unité. »

Source : http://scccum.ca/wp-content/uploads/2014/06/D_Infomation-CUIP.pdf

Comité de divulgation des conflits d'intérêt

Comité en charge d'évaluer annuellement les déclarations de conflit d'intérêt soumises par le personnel enseignant, ainsi que les étudiants de deuxième ou de troisième cycle et les stagiaires postdoctoraux.

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