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Structure administrative

L'EBSI est dirigée par le directeur qui est nommé par le doyen de la Faculté pour des mandats de quatre ans. L'assemblée de département se réunit normalement une fois tous les deux mois de septembre à mai. Les membres votants sont les professeurs réguliers, les représentants étudiants et le représentant des chargés de cours.

La structure de l'ensemble des comités, incluant ceux qui n'ont pas de représentants étudiants ou représentant des chargés de cours, et la description de leur mandat est présentée ci-dessous.

Composition des comités

 ProfesseursProfessionnelsÉtudiants 1er cycleÉtudiants 2e cycleÉtudiants 3e cycleChargés de coursDiplômésPersonnel admin.Externes
Assemblée de département*TousTous0211121
Comités de programmes
Comité des études*411111110
Comité d'études supérieures*
(incluant admissions et bourses)
400000010
Comité du premier cycle300000010
Comité du certificat en archivistique211001100
Comité du certificat en gestion de l'information numérique211001100
Comité de la maîtrise320101110
Comité des études doctorales400010100
Comités internes
Comité d'informatique documentaire210110000
Comité de la recherche200010000

Comité des conférences midi

101110000
Comité d'accueil310000010
Comité de l'évaluation continue210000010
 Comité de la planification des espaces30
Comités externes
Comité local d'intégration pédagogique200002000
Comité de divulgation des conflits d'intérêt300110100
Comité local de soutien à l'enseignement *210000000
Comité départemental sur la charge professorale3 à 500000000

Légende :
* Comités statutaires
† Un (seul) étudiant des cycles supérieurs siège si le comité traite des dossiers d'étudiants ou de stagiaires postdoctoraux.
‡ Un chargé de cours est requis uniquement si le nombre de charges de cours est supérieur ou égal à 10 par année.

Mandats des comités de l'EBSI

Au début de chaque année académique, la direction de l'EBSI établit la composition des divers comités.

Comité des études (COÉT) (Comité statutaire la FAS)

Les Statuts de l'université prévoient à l'article 34.01 qu'« un comité des études est constitué dans les départements ». Le Comité des études donne son avis à l'assemblée de département sur tout projet d'élaboration, de modification de programme d'études, de cours et autres activités pédagogiques et de modification du règlement pédagogique. À l'EBSI, le COÉT reçoit l'avis de quatre comités, le Comité de la maîtrise en sciences de l'information, le Comité du certificat en archivistique, le Comité du certificat en gestion de l'information numérique, et le Comité des études doctorales, qu'il autorise à donner directement leur avis à l'Assemblée de département relativement au programme qui les concerne. Le COÉT est un comité statutaire de la FAS et sa composition est régie par le règlement de la FAS; pour l'EBSI la composition est la suivante : Directeur + 3 étudiants (dont au moins 1 étudiant des cycles supérieurs) + 3 professeurs + 2 diplômés. En principe la durée des mandats des membres ne devrait pas dépasser trois ans.

Comité des études supérieures (COÉTSUP) (Comité statutaire de la FESP)

Ce comité, prévu au règlement pédagogique de la FESP, doit examiner, à la fin de chaque trimestre ou de chaque année, le dossier de tous les étudiants inscrits à un programme d'études supérieures et avise par écrit les étudiants qu'il considère à risque d'échec. Le rôle du Comité des études supérieures en est surtout un d'arbitrage en cas de litige de nature pédagogique. Il doit faire rapport à l'assemblée de département au moins une fois par année. Plus spécifiquement, l'article 31 du Règlement pédagogique de la Faculté des études supérieures et postdoctorales précise que :

Le comité d'études supérieures effectue le suivi des étudiants selon les dispositions pertinentes du règlement pédagogique de la Faculté des études supérieures et postdoctorales et s'assure que les objectifs de formation sont partagés par les membres du corps professoral et les étudiants et que la manière de les atteindre s'appuie sur des pratiques favorisant la réussite des études.

De plus, les responsabilités du comité d'études supérieures peuvent comprendre :

  • le recrutement, l'admission et l'inscription des étudiants;
  • l'application des politiques locales de soutien financier aux étudiants;
  • l'accueil des nouveaux étudiants et leur intégration aux milieux de formation;
  • l'évaluation des étudiants.

En vertu de l'article 35, le comité d'études supérieures examine aussi les demandes de suspension ou de prolongation de scolarité et peut « recommander au doyen d'autoriser l'étudiant à s'inscrire au trimestre suivant, de mettre fin à la candidature de celui-ci — selon les articles 59g) et 88i) — pour le doctorat ou de lui accorder un trimestre de probation ».

La composition du comité (au moins trois professeurs) est déterminée par le règlement pédagogique de la FESP.

Comité des admissions (COMAD)

Sous-comité du Comité des études supérieures, le Comité des admissions étudie toutes des demandes d'admission (régulières et en programmes d'échanges) au programme de maîtrise en sciences de l'information et recommande ou non l'admission des candidats. Il voit à l'élaboration et à la mise à jour de tous les documents et outils requis pour l'admission et la sélection des candidats. Les membres du COMAD sont en principe choisis parmi les membres du COÉTSUP.

Comité des bourses (COBO)

Sous-comité du Comité des études supérieures, le Comité des bourses a pour mandat l'octroi des diverses bourses d'étude disponibles aux étudiants de l'École. Il fait la promotion des concours, voit à l'application des règles propre à chaque concours, reçoit et analyse les dossiers des candidats, sélectionne les récipiendaires et organise une séance annuelle de remise des bourses, excluant les bourses de voyage réservées aux étudiants au doctorat qui sont attribuées par les membres du COMED. Les membres du COBO sont en principe choisis parmi les membres du COÉTSUP.

Comité du premier cycle (COPREC)

Le rôle du Comité du premier cycle en est surtout un de coordination entre les deux comités des certificats. Le comité doit examiner, à la fin de chaque trimestre ou de chaque année, le dossier de tous les étudiants inscrits aux certificats et avise par écrit les étudiants qu'il considère à risque d'échec.

Comité de la maîtrise en sciences de l'information (COMSI)

Sous-comité du COÉT présidé par le directeur de l'EBSI, le Comité de la maîtrise donne son avis sur l'élaboration, les modifications du programme, des cours et des activités pédagogiques de maîtrise et sur les modifications du Règlement pédagogique du programme. Il approuve l'enregistrement des sujets de recherche des étudiants inscrits à l'orientation recherche. Il participe également à la gestion et à l'animation du programme et participe à la promotion du programme de concert avec le Comité des relations publiques. Il produit un rapport bilan à la fin de chaque année académique qu'il présente à l'Assemblée de département.

Comité du certificat en archivistique (COCA)

Sous-comité du COÉT présidé par le responsable du programme du certificat en archivistique, le Comité du certificat en archivistique donne son avis sur l'élaboration, les modifications du programme, des cours et des activités pédagogiques du certificat. Il anime et coordonne les activités du certificat et participe à la promotion du programme de concert avec le Comité des relations publiques. Il produit un rapport bilan à la fin de chaque année académique qu'il présente à l'Assemblée de département.

Comité du certificat en gestion de l'information numérique (COGIN)

Sous-comité du COÉT et présidé par le responsable du programme du certificat en gestion de l'information numérique, le Comité du certificat en gestion de l'information numérique donne son avis sur l'élaboration, l'évaluation et les modifications du programme, des cours et des activités pédagogiques du certificat. Il anime et coordonne les activités du certificat et participe à la promotion du programme de concert avec le Comité des relations publiques. Il produit un rapport bilan à la fin de chaque année académique qu'il présente à l'Assemblée de département.

Comité des études doctorales (COMED)

Sous-comité du COÉT présidé par le coordonnateur des études doctorales, le Comité des études doctorales donne son avis sur l'élaboration, les modifications du programme, des cours et des activités pédagogiques de doctorat et sur les modifications du Règlement pédagogique du programme. Il approuve la formation des comités de recherche et l'enregistrement des sujets de recherche de doctorants. Il voit à la composition des jurys de l'examen général de synthèse. Il participe également à la gestion et à l'animation du programme, sélectionne les candidats et participe au recrutement des candidats et à la promotion du programme de concert avec le Comité des relations publiques. Il produit un rapport bilan à la fin de chaque année académique qu'il présente à l'Assemblée de département.

Comité d'informatique documentaire (COMID)

Le Comité d'informatique documentaire voit à établir et à tenir à jour un plan de développement de l'informatique et des technologies de l'information à l'École. Il dresse chaque année l'état des besoins en équipements, logiciels et ressources web pour l'enseignement et la recherche à l'École. Il fait rapport à l'Assemblée de département sur toute question relative à l'informatique documentaire et aux technologies de l'information.

Comité de la recherche (CORECH)

Le Comité de la recherche voit à stimuler et animer la recherche à l'École, à recueillir et à diffuser aux professeurs toute l'information pertinente sur la recherche. Il participe à la promotion de la recherche à l'EBSI de concert avec le Comité des relations publiques.

Comité des conférences-midi (COCOMI)

Sous-comité du Comité de la recherche, le Comité des conférences midi voit à la programmation et à l'organisation des conférences midi de l'École. Il est également responsable de la promotion et de l'évaluation des conférences midi. Le COCOMI est un comité conjoint de l'École et de l'AEEEBSI. Les membres du COCOMI sont en principe choisis parmi les membres du CORECH.

Comité local de soutien à l'enseignement (CLoSE)

Le comité est consulté sur l'élaboration de la politique sur le soutien à l'enseignement (attribution d'aide aux enseignants) et font des recommandations au département concernant l'application de la politique de soutien à l'enseignement. Ils s'assurent que la politique sur le soutien à l'enseignement est publique et accessible. Le comité reçoit les plaintes de chargées et chargés de cours relatives à la répartition des auxiliariats d'enseignement et s'assurent de l'application de la convention. Le comité en fait rapport à la direction.

Comité d'accueil (CODAC)

Le comité d’accueil (anciennement le CACH) est en charge de l’accueil des nouveaux employés et chargés de cours afin de s’assurer que toute l’information pertinente leur soit transmise. Les membres du comité s’assureront de fournir des réponses adéquates à leur questions. Le comité est également en charge de la mise à jour du Guide du personnel à chaque été.

Comité de l'évaluation continue (CECO)

Le mandat de cette instance consiste à implanter à l'EBSI un processus d'évaluation continue des programmes. À cette fin, le CECO :

  • Tiendra les sessions de formation et d'information nécessaires à la réalisation de son mandat.
  • Compilera et analysera les renseignements qui lui auront été transmis annuellement lors de l'application de la démarche d'évaluation continue des programmes.
  • Élaborera et tiendra à jour, sous forme de Tableau de bord, une base de données contenant toutes les informations pertinentes à l'évaluation continue des programmes.
  • Élaborera les documents et autres outils d'analyse et de reddition de compte qu'il jugera utile à l'implantation, au suivi et à l'évaluation de la démarche d'évaluation continue des programmes.
  • Produira les rapports détaillés ou synthèses utiles, notamment en prévision de la réunion bilan annuelle.

Comité de la planification des espaces (COMPLES)

Le COMPLES fait les études nécessaires et les recommandations appropriées pour que le directeur puisse mener adéquatement toute affaire relative à la planification des espaces, spécifiquement :

  • Attribution des bureaux et des espaces de recherche.
  • Entretien et rénovation.
  • Aménagement des aires communes.

Le COMPLES se réunit régulièrement (p. ex., à raison d’une fois par semaine) afin d’assurer le suivi des travaux s’il y a des travaux en cours de planification ou d’exécution. Il informe l’ensemble de la communauté de l’EBSI de l’avancement des travaux sur une base régulière et recueille et analyse les commentaires et suggestions émis par les membres de la communauté à ce propos.

Comité local d'intégration pédagogique (CLIP)

« [L]e mandat des Comités locaux d'intégration pédagogiques est de :

  • Préparer et adopter un plan annuel de fonctionnement pour leur unité et un plan de priorités pédagogiques, s'il y a lieu.
  • Favoriser la réalisation de projets pédagogiques dans leur unité.
  • Évaluer les projets qui lui sont soumis, en lien avec les objectifs départementaux, facultaires et institutionnels.
  • Acheminer au comité universitaire d'intégration pédagogique tous les projets reçus accompagnés de recommandations, favorables ou non.
  • Acheminer, pour information, à l'Assemblée départementale ou à l'Assemblée de Faculté, les projets qu'il recommande.
  • Déposer, au début de l'année universitaire, la planification de ses activités à l'instance académique désignée par le (la) responsable de l'unité.
  • Présenter un bilan annuel à l'unité académique indiquant les réalisations et l'état d'avancement des projets en cours.
  • Déposer le bilan annuel de ses activités au Comité universitaire d'intégration pédagogique.
  • Au besoin, faire des rencontres avec les associations étudiantes pour les informer des projets adoptés dans leur unité académique.
  • Travailler en collaboration avec le Comité des études de l'unité. »

Source : http://scccum.ca/wp-content/uploads/2014/06/D_Infomation-CUIP.pdf

Comité de divulgation des conflits d'intérêt (CODICOIN)

Ce comité a comme responsabilité de vérifier et de valider les déclarations de conflit d'intérêt tel que requis par le rectorat de l'université.

Comité départemental sur la charge professorale (CODCHAP)

Au plus tard le 1er octobre, le comité propose au directeur de l'unité, dans le respect des balises prévues à l'annexe VIII de la convention collective, une charge de travail normale pour l'unité. Cette proposition doit inclure l'ensemble des données factuelles reçues et est simultanément déposée à l'assemblée départementale.