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Le responsable d'unité adresse une demande de création de BAL partagée par le biais du formulaire d'aide en ligne. Consulter la fiche de service

Les informations nécessaires pour la création de la BAL sont :

• Le nom de la BAL (Unite - NomdelaBal)
• Le groupe d'accès (unite-bal-nomgroupe)
• L'adresse courriel associée à cette nouvelle BAL
  

Boîte aux lettres partagées : Unité–NomdelaBal 

Cette nomenclature permet de : 

• faciliter la recherche dans la liste globale; 

• aider les utilisateurs à se remémorer le nom des boîtes aux lettres partagées lors d’une connexion en ligne (dans office365 Online); 

• faciliter la recherche dans la liste globale dans Outlook. 

NOTE : Dans Outlook, les boîtes aux lettres partagées ne sont pas visibles automatiquement. Il est nécessaire de les connecter une à une, lors de la première utilisation. 

Compte associé : unite_nombal(abrégé) (ex. : ti_adm_etu) 

Cette nomenclature permet de : 

• différencier le compte associé à une boîte aux lettres partagée d’un groupe d’accès (dans lequel on utilise des traits d’union); 

• reconnaitre facilement les comptes associés aux boîtes aux lettres partagées. 

Configurer une BAL partagée sur ordinateur Windows

Veuillez suivre les étapes ci-dessous :

1. Ouvrir l’application Outlook.

2. Aller dans le menu Outils puis cliquer sur Comptes…

3. Sélectionner le compte @umontreal.ca, puis cliquer sur Avancé…

4. Choisir l’onglet Délégués, sous la fenêtre Ouvrir ces boîtes aux lettres supplémentaires, et cliquer sur le +.

5. Rechercher la boîte à ajouter, puis cliquer sur Ajouter.

6. Cliquer sur le bouton OK pour fermer la fenêtre, puis fermer la fenêtre des comptes.

Configurer une BAL partagée sur un appareil mobile Apple

Configurer une BAL partagée sur un appareil mobile Android

Accès à une BAL partagée dans Outlook Web

Le nom d’alias peut être trouvé dans les propriétés de la boîte aux lettres dans la liste globale

Image Added

Transfert d'un dossier publics et son contenu vers la nouvelle BAL partagée

La réponse automatique d'une boite aux lettres partagée se configure exactement comme celle d'une boite personnelle.

Il est à noter que le message automatique n'est envoyé qu'une seule fois par jour au même expéditeur.

Configurer une réponse automatique dans Outlook Web

La configuration d'une règle, en tant que confirmation de réception de courriel sur une BAL partagée, dans l'application Outlook nécessite la création d'un nouveau profil Outlook.

Étape 1 : Création du nouveau profil

Nouveau profil Outlook

Étape 2 : Configuration de la règle de confirmation de réception de courriel

Configuration de la règle de confirmation de réception de courriel

Le moyen le plus facile est d'ouvrir la BAL partagée dans Outlook Web.

Procédure :

Aller dans Paramètres Image Added. En bas de la page, cliquer sur Afficher tous les paramètres.

Dans l'onglet Général, cliquer sur Stockage

Pour voir la capacité de la BAL partagée dans l'application Outlook, il faudra se connecter avec le profil de la BAL partagée.